Bagi siswa SMK atau mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di suatu tempat, biasanya diharuskan membuat surat permohonan terlebih dahulu. Umumnya surat permohonan ini menjadi bukti dokumen formal bahwa kegiatan magang yang dilakukan adalah resmi diajukan sebagai syarat menyelesaikan pendidikan.
Tak hanya pelajar, di dunia kerja biasanya karyawan pernah mengajukan surat permohonan izin cuti ataupun kebutuhan mendesak lainnya. Proses pengajuan izin ini tidak boleh dilakukan hanya secara lisan, melainkan harus tertulis dalam surat permohonan yang resmi.
Selain itu, ada sejumlah keperluan lainnya yang membutuhkan surat permohonan. Seperti permohonan mengajukan rekomendasi kerja atau beasiswa, meminta dana, bantuan, dan lain sebagainya.
Lalu, apa itu surat permohonan?
Surat permohonan adalah dokumen formal yang digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Surat ini berisi permintaan bantuan atau izin dari seseorang, instansi, komunitas, lembaga, atau organisasi kepada instansi atau pihak lain.
Dalam penulisannya, surat permohonan disampaikan dengan bahasa formal dan resmi. Maka, gaya tulisan juga mengikuti format umum yang biasa digunakan individu atau instansi kebanyakan.
Ragam dari surat permohonan sangat bermacam-macam, tergantung maksud dan tujuannya. Beberapa jenisnya seperti surat permohonan untuk rekomendasi, izin, bantuan dana, berobat, atau magang.
Format Surat Permohonan
Ada beberapa poin penting yang harus ada saat menyusun surat permohonan. Apa saja format yang harus diperhatikan?
- Kop Surat
Biasanya, kop surat selalu ada dalam surat resmi. Fungsinya adalah menyampaikan informasi kepada penerima tentang pihak atau instansi mana yang mengirimkan - Nomor Surat
Nomor surat juga sangat penting bagi pihak pengirim dan penerima karena dapat menjadi bukti dokumen serta pengarsipan - Tempat dan Tanggal Surat Dibuat
Tempat dan tanggal ini berfungsi menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan ditulis - Perihal
Pada bagian ini, dijelaskan inti pokok dari surat permohonan - Isi
Bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:
Pembuka: berisi kata salam, seperti "Dengan hormat", "Salam sejahtera", dan lain-lain. Bagian ini juga biasanya berisi perkenalan pengirim
Isi: Menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan dengan kalimat formal
Penutup: Berisi kalimat penutup, harapan, dan ucapan terima kasih dari pengirim - Nama dan Tanda Tangan di atas Materai
Terakhir, pengirim wajib mencantumkan nama lengkap beserta tanda tangan di atas materai - Lampiran
Dokumen lain yang bersifat tidak wajib, disertakan untuk melengkapi surat permohonannya
Jenis-Jenis Surat Permohonan
Seperti yang sudah disebutkan di awal, ada berbagai jenis surat permohonan yang umum digunakan. Diantaranya:
- Surat permohonan izin mendirikan bangunan (IMB)
- Surat permohonan magang
- Surat permohonan bantuan dana santunan
- Surat permohonan bantuan sembako dan makanan
- Surat permohonan izin sakit
- Surat permohonan kerjasama sponsorship
Serta masih banyak lagi jenis surat permohonan lainnya. Jangan lupa mempelajari surat permohonan agar dapat menulis dengan tepat! (pal/pal)
