Pengertian, Fungsi, Ciri-Ciri, Unsur, dan Jenis Surat Penawaran

Surat resmi memiliki beragam jenis. Salah satunya, ada surat penawaran yang biasa digunakan penjual untuk memperkenalkan barang atau jasanya kepada calon pembeli.

Urusan bisnis di perusahaan memang erat kaitannya dengan kegiatan surat-menyurat. Ada berbagai macam surat yang memiliki fungsi serta tujuan berbeda-beda.

Misalnya, jika ingin menjalin kerja sama dengan perusahaan lain atau konsumen, maka harus membuat surat penawaran. Surat penawaran ini dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan dengan perusahaan lain, seperti saat menjual produk. Tak hanya itu, surat ini juga bisa ditujukan kepada konsumen.

Menurut buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis, surat penawaran sering disebut juga Offering Letter. Jenis surat ini berisi informasi yang bertujuan untuk meningkatkan minat pembaca terhadap barang atau jasa yang ditawarkan.

Surat penawaran dapat memudahkan penjual untuk memperkenalkan produk mereka kepada calon pembeli, terutama produk yang masih belum terlalu dikenal publik.

Surat ini biasanya dikirimkan oleh penjual sebagai balasan atas surat permintaan penawaran dari calon pembeli. Namun, bisa juga dikirimkan kepada calon pembeli yang tidak mengajukan surat permintaan, jika penjual bermaksud mempromosikan produk dagangannya.

Fungsi Surat Penawaran

Surat penawaran tentu memiliki peranan sangat penting untuk menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan lain, ataupun dengan konsumen. Lalu, apa saja fungsi dari surat penawaran di suatu perusahaan?

Pertama, untuk memperkenalkan barang dan jasa kepada masyarakat, khususnya pihak yang potensial menjadi pembeli. Kemudian, untuk meningkatkan pemasaran barang atau jasa.

Ketiga, untuk mempertahankan hubungan bisnis dengan perusahaan lain agar tidak terputus. Terakhir, untuk membuka atau memperluas peluang pemasaran produk.

Ciri-Ciri Surat Penawaran

Ada beberapa karakteristik yang dapat diketahui dari surat penawaran. Diantaranya:

• Surat penawaran berbentuk surat formal atau resmi, yang memiliki kop surat dan alamat surat
• Surat penawaran berisi informasi produk, baik barang, jasa, atau bisnis, dan rincian harganya
• Surat penawaran dibuat dengan struktur yang baik dan rapi untuk memudahkan pihak lain mengerti isinya

Unsur Surat Penawaran

Jika detikers ingin menulis surat penawaran , berikut panduan atau unsur-unsur yang harus ada di dalamnya:

• Kop surat perusahaan, lengkap dengan alamat, nomor telepon, alamat email, dan alamat website jika ada
• Nama kota dan tanggal surat diterbitkan
• Nomor surat, urutan nomor surat keluar dari perusahaan
• Lampiran, biasanya lampiran detail barang atau jasa dan harganya
• Perihal, isi inti dari surat
• Tujuan, yaitu pihak atau perusahaan yang dituju
• Salam pembuka, sapaan pembuka yang resmi dan formal
• Isi surat, berisi inti dari penawaran yang diberikan
• Salam penutup, berisi salah penutup dan harapan agar perusahaan dapat menindaklanjuti surat tersebut
• Nama dan tanda tangan, dari pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk
• Stempel, dibuat pada area tanda tangan

Jenis-Jenis Surat Penawaran

Berikut beberapa jenis surat penawaran yang sangat sering ditemui dan dicari oleh banyak orang, diantaranya adalah:

• Surat penawaran barang
• Surat penawaran kerjasama
• Surat penawaran jasa
• Surat penawaran negosiasi
• Surat penawaran harga

Setiap perusahaan pasti mengharapkan penjualan yang tinggi demi memperoleh keuntungan sebesar-besarnya. Maka, tak heran surat penawaran ini banyak dimanfaatkan oleh perusahaan.