Mengenal Surat Resmi dan Bagiannya, Lengkap dengan Contoh

Apakah kamu pernah melihat tampilan surat panggilan atau surat pengumuman dari sekolah? Nah, itulah yang dinamakan surat resmi atau surat dinas. Surat resmi adalah surat yang memuat persoalan kedinasan yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun swasta.

Surat resmi berbeda dengan surat-surat lainnya. Mengapa? Karena surat resmi ini bersifat lebih formal, memiliki gaya bahasa yang jelas, hingga hanya diedarkan oleh pihak-pihak tertentu saja. Isinya pun lebih berfokus pada substansi bukan hal-hal lain yang tidak begitu penting.

Pengertian Surat Resmi

Dalam buku Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia menyebutkan, surat resmi adalah surat yang berisi persoalan dan permasalahan kedinasan atau administrasi pemerintah. Sebab, surat resmi hanya dapat beredar karena adanya urgensi dari sebuah instansi dalam menyampaikan informasi secara tekstual.

Secara teknis, surat resmi ini berisi beragam substansi dengan konteks yang variatif juga. Misalnya, mengenai pengangkatan pegawai, pemberhentian pegawai, kenaikan gaji, surat panggilan, dan lain sebagainya.

Sedangkan merujuk pada buku Membuat Surat Dinas atau Resmi, surat resmi merupakan surat yang mematuhi kaidah bahasa dan aturan-aturan yang berlaku. Karena tidak dapat dinafikan bahwa surat resmi berisi hal-hal penting yang terkadang berisi konteks persoalan dan permasalahan resmi dari suatu institusi tertentu.

Bagian pada Surat Resmi

Secara struktur dan bagian, terdapat 10 elemen penting yang mendasari kelengkapan dalam penulisan surat resmi. Berikut bagian-bagian penting yang wajib tercantum dalam surat resmi:

• Kepala surat
• Nama tempat dan tanggal
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal/perihal
• Alamat
• Salam pembuka
• Isi
• Salam penutup
• Tembusan

Gaya Bahasa dalam Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang berisikan kepentingan tertentu. Untuk itu, ketika menulis surat resmi harus menggunakan tata atau gaya bahasa yang formal dan jelas. Selain itu, bahasa yang digunakan juga harus efektif, baku, dan to the point. Berikut adalah gaya bahasa dalam surat resmi:

• Menggunakan bahasa resmi
• Menerapkan kata-kata yang baku
• Sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, mulai dari kata, kalimat, hingga ejaannya
• Menggunakan bahasa yang sifatnya logis, sopan, menarik, hingga singkat
• Menggunakan kalimat bervariasi dan paragraf induktif

Contoh Surat Resmi

Nah, setelah mengetahui pengertian, gaya bahasa, hingga bagian dalam struktur surat resmi. Perlu juga diketahui contoh-contoh surat resmi yang dapat ditemukan di sekitar kita seperti, surat keputusan, surat instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.

Berikut salah satu contoh penulisan surat resmi berupa surat edaran yang dikutip dari laman Universitas Al-Azhar Indonesia:

SURAT EDARAN No. 05 /SE/R-02/UAI/V/2018 Assalamualaikum Wr. Wb. Semoga kita senantiasa dalam lindungan serta rahmat Allah SWT dalam mengemban amanat sehari-hari. Amin. Dalam rangka penegakan keamanan dan kedisiplinan Pegawai UAI, dengan ini kami menghimbau kepada para Pegawai UAI untuk: 1. Wajib menggunakan ID Card Pegawai dalam lingkungan UAI. 2. Agar seluruh Pegawai UAI meningkatkan kewaspadaan. 3. Ikut berpartisipasi melaporkan kepada pihak keamanan bila ada hal yang mencurigakan. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Billahi Taufiq wal Hidayah Wassalamualaikum Wr Wb.

Demikianlah informasi mengenai surat resmi berikut dengan contoh lengkap penulisannya. Semoga mudah dipahami ya, detikers!