.webp)
Inovasi digital KAWAL PAK WALI (Koordinasi Agenda dan Penjadwalan Pimpinan melalui Kolaborasi dan Wadah Layanan Terintegrasi) meraih peringkat pertama dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) di lingkungan Pemerintah Kota Palembang.
Inovasi tersebut digagas Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Palembang, Paramiswari, untuk menjawab persoalan koordinasi agenda pimpinan yang selama ini dilakukan melalui berbagai jalur komunikasi.
Sebelum adanya sistem tersebut, pengajuan agenda dari organisasi perangkat daerah (OPD) dapat disampaikan melalui WhatsApp, staf, kasubag, maupun langsung kepada pejabat terkait. Banyaknya jalur komunikasi dinilai berisiko menimbulkan informasi yang tidak tersampaikan dengan baik.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Kondisi itu dapat berdampak pada agenda yang belum tercatat, tidak terjadwal, atau kurang terkoordinasi. Persoalan juga muncul ketika kepala OPD menyampaikan agenda secara langsung kepada Wali Kota tanpa melalui bagian protokol. Akibatnya, tim protokol terkadang memiliki waktu terbatas untuk menyiapkan kebutuhan kegiatan, termasuk rundown dan koordinasi teknis.
"Alhamdulillah Inovasi digital KAWAL PAK WALI meraih peringkat pertama dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) di lingkungan Pemerintah Kota Palembang," kata Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Palembang Paramiswari kepada detikSumbagsel Sabtu (5/9/2026).
Paramiswari mengatakan KAWAL PAK WALI ini adalah proses pengajuan agenda dilakukan secara digital. OPD tidak perlu lagi datang secara langsung untuk menyerahkan undangan ke bagian protokol.
Undangan dapat diunggah melalui website. Setelah pengajuan dilakukan, OPD juga dapat memantau prosesnya, termasuk mengetahui status persetujuan agenda.
"Teman-teman OPD tidak perlu repot mengantarkan undangan secara langsung ke Protokol. Cukup melalui aplikasi, kemudian bisa dipantau apakah sudah di-approve atau belum," katanya.
KAWAL PAK WALI tidak hanya ditujukan untuk memudahkan OPD. Sistem tersebut juga dirancang membantu pimpinan atau pejabat yang mendapat tugas mewakili pimpinan dalam memantau agenda.
Informasi penjadwalan dapat diterima melalui notifikasi pada smartphone yang telah terpasang sistem KAWAL PAK WALI. Dengan begitu, informasi agenda dapat diketahui secara lebih cepat.
Aplikasi juga memiliki sistem penanda waktu menjelang kegiatan. Warna pada agenda akan berubah sesuai jarak waktu menuju pelaksanaan.
Sekitar 60 menit sebelum kegiatan, agenda ditandai warna hijau. Memasuki 30 menit sebelum acara, indikator berubah menjadi oranye. Penanda tersebut semakin mengingatkan pejabat yang akan menghadiri kegiatan ketika waktu pelaksanaan semakin dekat.
Paramiswari mencontohkan, sistem tersebut akan membantu pejabat yang mendapat tugas mewakili Wali Kota ketika lokasi kegiatan cukup jauh dari posisi pejabat tersebut.
"Dengan melihat indikator waktu pada aplikasi, pejabat dapat segera mengetahui bahwa agenda sudah semakin dekat dan dapat memperhitungkan waktu perjalanan," ungkapnya.
Dia menambahkan sistem tersebut digunakan untuk kebutuhan OPD dan implementasinya telah menjangkau tingkat kecamatan. Mulai 2027, cakupan layanan ditargetkan diperluas hingga kelurahan, RT/RW, bahkan masyarakat umum.
Dengan pengembangan tersebut, masyarakat nantinya diharapkan dapat mengajukan undangan kepada Wali Kota secara langsung melalui website tanpa harus datang ke bagian protokol untuk menyerahkan undangan secara fisik.
"Jangka panjangnya mulai dari kelurahan, RT/RW, bahkan masyarakat umum bisa upload langsung melalui web untuk mengundang Pak Wali," jelasnya.
Pengembangan tersebut diharapkan membuat proses penyampaian undangan dan pengelolaan agenda pimpinan menjadi lebih sederhana, terdokumentasi, serta mudah dipantau.
