.webp)
Ketika menyelenggarakan atau mempersiapkan suatu acara, salah satu persiapan yang harus dilakukan adalah menentukan rundown acara. Hal ini dilakukan agar suatu acara lebih terstruktur dan bisa berjalan dengan lancar.
Secara sederhana, rundown acara merupakan rangkaian susunan dari suatu acara yang dibuat secara terstruktur dan dibatasi dengan durasi. Dibutuhkan perencanaan yang matang dengan cara diskusi untuk bisa membuat susunan acara yang baik.
Dalam artikel ini, kita akan mengetahui lebih dalam tentang apa itu rundown acara, tujuan, cara membuat, serta contohnya. Untuk memahami hal-hal tersebut, mari simak pembahasannya di bawah ini!
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Apa Itu Rundown Acara?
Rundown adalah susunan acara yang dibuat dengan terstruktur atau sistematis yang di dalamnya terdapat susunan kegiatan yang dibatasi oleh durasi tertentu. Suatu rundown biasanya diperlukan untuk acara yang melibatkan banyak orang, seperti konser musik dan acara pernikahan.
Dilansir dari buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan SMK/MAK Kelas XII oleh Tuginem dan Ratna Trisiyani, rundown acara adalah rangkaian terjadinya acara dari awal sampai akhir secara berurutan dan sudah direncanakan. Rundown biasanya berbentuk tabel agar memudahkan dalam membaca susunannya.
Di setiap acara, terdapat orang-orang yang bertugas dalam membuat serta menyusun rangkaian kegiatan. Dalam hal ini, panitia penyelenggara atau event organizer suatu kegiatan yang bertanggung jawab untuk menyusun hal ini.
Untuk instansi pemerintahan, tugas membuat rundown adalah pekerjaan bagian protokoler. Untuk perusahaan swasta, tugas ini dilakukan oleh sekretaris atau divisi public relation. Sementara untuk organisasi sosial atau organisasi mahasiswa, tugas menyusun rundown dilakukan oleh panitia pelaksana yang tergabung dalam bagian seksi acara.
Tujuan & Manfaat Membuat Rundown Acara
Tujuan dari dibuatnya rundown acara adalah agar pelaksanaan acara bisa sistematis serta berjalan tanpa ada satu pun rangkaian acara yang terlewat. Susunan acara juga bermanfaat sebagai pengingat untuk pengisi acara agar berjalannya acara tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan.
Selain dua tujuan di atas, masih ada lagi beberapa manfaat dari rundown acara. Dilansir dari laman Stage Timer, berikut adalah beberapa di antaranya:
- Untuk koordinasi, agar semua orang yang terlibat bisa mengetahui jalannya suatu acara.
- Menghindari kesalahan, peserta yang diberikan rundown acara akan mengetahui berjalannya acara sehingga tidak akan meninggalkan tempat ketika acara inti dilaksanakan.
- Mengetahui perkiraan waktu yang dialokasikan untuk acara.
Cara Membuat Rundown Acara
Dalam hal ini, panitia pelaksana bertindak sebagai penanggung jawab selama acara berlangsung. Sebelum memulai menyusun rundown, panitia perlu benar-benar memahami tema acara, tujuan, serta alokasi waktu dari acara tersebut.
Panitia yang bertugas dalam pembuatan rundown harus melakukan koordinasi dengan baik dengan semua anggota panitia. Misalnya, panitia acara harus berkoordinasi dengan panitia logistik untuk membicarakan barang-barang yang diperlukan selama kegiatan berlangsung.
Hal pertama yang harus dilakukan adalah menyusun rangkaian kegiatan yang akan dilakukan dari awal hingga akhir acara. Setelah menentukan rangkaian kegiatan, kamu perlu menentukan durasi dari masing-masing rangkaian kegiatan. Pastikan waktu yang digunakan tidak melebihi alokasi waktu yang sudah ditentukan di awal.
Jangan lupa untuk menambahkan keterangan mengenai penanggung jawab dalam setiap kegiatannya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan koordinasi dan panitia pelaksana akan mengetahui harus menghubungi siapa jika membutuhkan sesuatu.
Setelah bagian acara selesai menyusun rundown, kamu harus memberi tahu rundown acara kepada semua panitia pelaksana. Hal ini dilakukan agar bisa mendapatkan masukan atau revisi dari anggota lainnya agar semuanya bisa bekerja dengan optimal.
Hal ini juga bertujuan agar koordinasi antara panitia pelaksana menjadi semakin baik. Tanpa koordinasi yang baik antar panitia pelaksana, sebuah acara pasti tidak bisa berjalan lancar sesuai dengan rencana.
Penanggung jawab acara harus melakukan koordinasi yang baik dengan semua pihak yang terlibat dalam sebuah acara. Hal ini bertujuan agar jika diperlukan suatu perubahan susunan acara, semua pihak dapat segera menyesuaikan.
Contoh Rundown Acara
Supaya kamu lebih memahami bagaimana cara membuat sebuah rundown acara, sebaiknya kamu mempelajarinya dari contoh-contohnya. Berikut ini adalah beberapa contoh susunan acara.
1. Contoh Rundown Acara Resepsi Pernikahan
 Foto: Rully Desthian Pahlephi/detikcom |
Dalam contoh tersebut, rundown acara menjelaskan mengenai rangkaian kegiatan apa saja yang akan dilakukan selama acara resepsi pernikahan. Susunan tersebut berfungsi sebagai acuan bagi wedding organizer untuk melakukan segala kegiatan.
2. Contoh Rundown Acara Konser Musik
 Foto: Rully Desthian Pahlephi/detikcom |
Dalam contoh rundown acara konser musik tersebut, panitia menjelaskan rangkaian acara dari konser musik tersebut. Dengan demikian, penonton akan mengetahui artis mana yang akan tampil pada jam tertentu.
Nah, itu dia pembahasan mengenai rundown acara, mulai dari pengertian, tujuan dan manfaat, cara membuat dan contoh rundown acara. Susunan acara merupakan sesuatu yang sangat penting bagi keberlangsungan acara, maka panitia perlu membuatnya dengan perencanaan yang matang yang telah dipikirkan bersama-sama.
(khq/fds)
