.webp)
Umumnya, surat undangan adalah surat yang berisi ajakan, permintaan, atau permohonan agar pihak yang dikirimi surat dapat mengikuti kegiatan yang diadakan pihak pengirim surat.
Surat undangan ini biasanya dibuat dalam jumlah banyak. Maka, orang yang diserahi tugas untuk membuat surat undangan biasanya cukup menuliskan alamat orang atau pihak yang akan dituju. Mengingat jumlahnya yang banyak, jika ada penandatangan, dapat dikerjakan dengan cap tanda tangan sehingga cukup dikerjakan oleh petugas administrasi.
Ada beberapa hal yang harus detikers perhatikan saat membuat surat undangan. Di antaranya menggunakan bahasa yang sopan, identitas pengundang dicantumkan dengan jelas, dan maksud undangan tertera dengan jelas termasuk tempat, waktu, serta bentuk acaranya.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Baca juga: Metode Ilmiah: Syarat dan Langkah-Langkahnya |
Ragam Surat Undangan
Jika dilihat dari fungsinya, ada dua jenis surat undangan. Surat undangan yang bersifat pribadi dan surat undangan bersifat resmi.
Surat undangan pribadi adalah surat permohonan untuk menghadiri acara-acara kekerabatan atau perhelatan keluarga. Contohnya undangan khitanan, pertunangan, pesta ulang tahun, pernikahan, ulang tahun pernikahan, dan sejenisnya.
Sedangkan surat undangan resmi adalah undangan yang diadakan instansi atau organisasi untuk kepentingan dinas, baik kepada organisasi lain maupun perseorangan. Maka, sifatnya mirip dengan surat resmi, yaitu untuk kepentingan hubungan kedinasan atau bisnis.
Contohnya seperti surat undangan rapat umum pemegang saham, bisnis, pertemuan atau rapat, undangan dinas, dan lain-lain.
Perbedaan Surat Undangan Resmi dan Surat Undangan Pribadi
Memiliki tujuan yang berbeda, ada hal-hal yang harus diperhatikan pada kedua jenis surat undangan ini. Apa perbedaan antara keduanya?
Surat undangan resmi harus menuliskan kepala surat yang berisi nama dan alamat lengkap lembaga.
Surat undangan resmi dilengkapi pengantar surat, yaitu nomor surat, lampiran, dan hal.
Pembuka surat undangan resmi bersifat formal, contohnya "Dengan hormat", "Salam hormat, atau "Salam sejahtera". Sedangkan undangan pribadi lebih bebas dan menyesuaikan.
Bahasa surat undangan resmi lebih ringkas, lugas, dan tegas untuk menghindari kesan bertele-tele. Sedangkan surat undangan pribadi menggunakan huruf yang mengandung seni, bervariasi, dan halus.
Penutup surat undangan resmi bersifat formal, seperti "Hormat kami" dengan dilengkapi identitas dan jabatan yang kompeten. Sedangkan undangan pribadi lebih bebas.
Surat undangan resmi wajib mencantumkan cap atau stempel dari instansi yang bersangkutan sesuai kedudukan pejabat yang berwenang dalam instansi.
Struktur Surat Undangan
Pada umumnya, baik surat undangan resmi maupun surat undangan pribadi memiliki susunan yaitu pembuka, isi, dan penutup. Namun surat undangan resmi lebih tegas dan formal.
Surat undangan resmi memiliki struktur yaitu kop surat, tanggal surat, nama dan pihak yang dituju, isi surat, waktu dan tempat, lampiran atau agenda, stempel dan tanda tangan.
Sedangkan surat undangan pribadi memiliki struktur tempat dan tanggal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan nama pengirim yang disertai tanda tangan.
(nwy/nwy)
