.webp)
Salah satu yang menjadi elemen penting dalam sistem administrasi surat-menyurat ialah nomor surat. Nomor surat berguna dalam membantu pengarsipan serta pelacakan dokumen.
Nomor surat sendiri merupakan kode unik yang diberikan pada setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu organisasi, instansi atau perusahaan. Berikut cara membuat nomor surat yang tepat beserta fungsinya yang dirangkum dari berbagai sumber.
Komponen Nomor Surat
Sebelum membuat surat, sebaiknya harus memahami komponen dalam nomor surat yang dipisahkan oleh tanda miring (/). Secara umum nomor surat terdiri atas:
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
• Kode nomor surat
• Nomor urutan surat yang dikeluarkan
• Nama lembaga yang mengeluarkan surat
• Bulan berjalan, pada bulan berjalan ini dituliskan dengan angka romawi
• Tahun berjalan
Format Penomoran Surat
Selain komponen surat, ada juga format penomoran surat keluar yang menjadi kode penyampaian informasi mengenai jenis surat yang dikeluarkan, dan harus diperhatikan sebagai berikut:
1. Surat Keputusan (SK) : 01.
2. Surat Undangan (SU) : 02.
3. Surat Permohonan (SPm) : 03.
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05.
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06.
7. Surat Mandat (SM) : 07.
8. Surat Tugas (ST) : 08.
9. Surat Keterangan (SKet) : 09.
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10.
11. Surat Balasan (SB) : 11.
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.
13. Sertifikat (SRT) : 13.
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14.
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15.
Format penomoran tersebut menjadi acuan untuk penginformasian keputusa, kode surat yang diletakkan di bagian awal setelah nomor.
Contoh Penomoran Surat Yang Benar
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:
• Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
• Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
• DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)
• IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
• 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat
Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri di bawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Lampiran : -
Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas
Fungsi Penomoran Surat
Selain itu nomor surat yang tertera pada surat memiliki fungsi diantaranya ialah:
• Memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat
• Memudahkan dalam membuat surat selanjutnya yang dilakukan oleh sekretaris
• Menjadi referensi untuk surat-surat yang akan datang, serta untuk mengetahui jumlah surat yang diterima atau yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu.
Demikian informasi terkait cara membuat nomor surat yang benar, semoga bermanfaat.
(nor/nor)
