7 Perbedaan Memo dan Email, Jangan Sampai Salah Pakai!

Memo dan email sama-sama dipakai di dunia kerja untuk menyampaikan informasi. Tapi bukan berarti keduanya bisa dipertukarkan begitu saja. Salah pilih media komunikasi justru bisa bikin pesanmu kurang efektif atau bahkan disalahpahami.

Perbedaan memo dan email terletak pada tujuan, format, hingga jangkauan komunikasinya. Memo dipakai khusus untuk internal organisasi dan berisi informasi resmi, sementara email lebih fleksibel untuk komunikasi cepat, baik internal maupun eksternal. Keduanya punya karakteristik yang harus kamu pahami sebelum menggunakannya.

Supaya makin lancar berkomunikasi profesional, yuk pelajari apa yang membedakan memo dan email lengkap dengan contohnya, detikers!

Poin utamanya:

• Memo digunakan untuk komunikasi internal yang formal dan terdokumentasi, sedangkan email lebih fleksibel serta bisa mencakup pihak eksternal.
  
• Struktur memo lebih baku tanpa salam pembuka-penutup, sementara email lebih personal dengan format komunikasi modern.
  
• Pemilihan media bergantung pada tujuan, urgensi, tingkat kerahasiaan, dan siapa penerimanya.

Perbedaan Memo dan Email

Memo dan email sama sama digunakan dalam komunikasi profesional. Namun, keduanya memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda sehingga penggunaannya pun harus tepat agar pesan tersampaikan secara efektif. Berikut penjelasan lengkap mengenai perbedaan memo dan email disertai contoh penerapannya yang dihimpun dari laman The Content Authority serta dokumen unggahan Humber Polytechnic.

1. Tujuan Penggunaan yang Berbeda

Pertama, memo digunakan khusus untuk komunikasi internal dalam sebuah organisasi. Biasanya memo dipakai untuk menyampaikan informasi penting seperti kebijakan baru, perubahan prosedur, atau instruksi yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan. Memo juga dapat dibuat sebagai bentuk pengumuman resmi yang harus terdokumentasi.

Sementara itu, email adalah pesan elektronik yang memiliki jangkauan lebih luas. Email bisa dikirim ke dalam maupun luar organisasi, baik untuk urusan pekerjaan maupun pribadi. Email juga menjadi pilihan utama untuk komunikasi cepat atau ketika membutuhkan balasan langsung.

Contoh:

• Memo: Pengumuman perubahan aturan absen untuk seluruh karyawan.
• Email: Mengirim follow up meeting ke klien atau rekan kerja.

2. Format Penulisan yang Tidak Sama

Selain tujuan, format keduanya juga berbeda. Memo memiliki struktur yang baku dan lebih formal dengan komponen seperti:

• To
• From
• Date
• Subject atau R (perihal)
• Isi pesan yang ringkas namun jelas

Pada memo, tidak ada salam pembuka atau penutup dalam memo, karena memo bersifat langsung ke inti pesan. Berbeda dengan itu, email memiliki format yang lebih fleksibel tetapi tetap harus sopan dan profesional. Struktur umumnya seperti:

• Subject
• Salam pembuka
• Isi pesan yang ringkas dan jelas
• Penutup dan tanda tangan
• Attachment atau lampiran jika diperlukan

Dari struktur ini saja, kita bisa mengetahui bahwa email memberi ruang untuk komunikasi yang lebih personal dibanding memo.

3. Tingkat Formalitas Berbeda

Berikutnya, memo cenderung lebih formal. Bahasa yang digunakan harus profesional dan tidak boleh menggunakan bahasa santai. Memo juga sering digunakan untuk informasi yang sifatnya kebijakan resmi.

Sebaliknya, email bisa bersifat formal maupun informal. Hal ini tergantung pada penerima dan konteks pesan yang dikirim. Email ke atasan tentu harus lebih formal dibanding email ke rekan satu tim.

4. Kecepatan Penyampaian Pesan

Selain itu, email jauh lebih unggul dari segi kecepatan. Email dipakai untuk komunikasi yang cepat, praktis, dan responsif. Pesan bisa diterima dalam hitungan detik dan dapat langsung dibalas.

Memo biasanya digunakan untuk hal yang tidak terlalu mendesak, misalnya pemberitahuan perubahan prosedur yang mulai berlaku minggu depan. Memo juga sering ditempel di papan informasi atau didistribusikan sebagai dokumen internal. Namun, memo tetap bisa dikirim lewat email sebagai dokumen lampiran jika perlu dicatat secara resmi.

5. Jangkauan Komunikasi

Berikutnya, perbedaan terlihat pada penerimanya. Memo hanya digunakan kepada pihak internal, misalnya antar divisi atau dari pimpinan ke karyawan.

Sementara email bersifat universal, karena bisa dikirim kepada banyak pihak. Berikut ini adalah beberapa contohnya:

• Rekan satu perusahaan
• Klien atau vendor
• Instansi luar
• Pelanggan

Dengan demikian, email jauh lebih fleksibel. Sementara memo memang cenderung lebih kaku.

6. Keamanan dan Kerahasiaan Informasi

Untuk informasi yang bersifat sangat rahasia, memo dapat menjadi pilihan yang lebih aman. Alasannya, memo bisa disampaikan secara fisik dan terbatas hanya untuk pihak terkait.

Kenapa email tidak cocok untuk kebutuhan tersebut? Pasalnya, penggunaan email memiliki sejumlah risiko yang perlu kita waspadai, antara lain:

• Bisa diteruskan ke pihak tidak berwenang
• Potensi diretas
• Kesalahan klik (misalnya Reply All)

Oleh sebab itu, hal sensitif seperti password, data keuangan, dan kebijakan penting sebaiknya tidak dibagikan lewat email biasa.

7. Panjang dan Kelengkapan Isi

Selanjutnya, memo biasanya lebih detail dan bahkan bisa menyertakan lampiran dokumen penting. Memo digunakan untuk menjelaskan informasi yang perlu dipahami seluruh karyawan. Sementara email cenderung lebih singkat dan padat, walau tetap bisa melampirkan file tambahan jika dibutuhkan.

Contoh Penulisan Memo dan Email

Dalam lingkungan kerja, penting untuk tidak hanya mengetahui perbedaan memo dan email, tetapi juga bagaimana keduanya digunakan secara praktis. Contoh berikut menggambarkan penerapan memo dan email dalam konteks profesional yang sesuai panduan format serta aturan berkomunikasi di dunia kerja.

Dengan memahami contoh ini, detikers akan lebih mudah menentukan kapan harus memakai memo dan kapan harus memakai email tergantung situasi, urgensi, dan tingkat formalitas pesan.

1. Contoh Teks Memo

MEMORANDUM
Kepada: Seluruh Karyawan
Dari: Kepala Divisi Umum
Tanggal: 12 November 2024
Perihal: Ketentuan Wajib Penggunaan ID Card di Area Kantor

Sehubungan dengan peningkatan keamanan lingkungan kantor, seluruh karyawan diwajibkan menggunakan ID Card selama berada di area gedung mulai tanggal 18 November 2024.

Berikut ketentuannya:

• ID Card wajib dipasang dan terlihat jelas di bagian dada
• Karyawan yang kehilangan ID Card wajib melapor ke Divisi Umum untuk penggantian
• Tamu wajib melakukan registrasi dan mengenakan Visitor Card
• Jika terdapat pertanyaan atau kendala, dapat menghubungi Divisi Umum melalui ekstensi 102 pada jam kerja.

Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

2. Contoh Teks Email

Subject: Permohonan Rapat Koordinasi Proyek Media Sosial

Kepada Yth. Ibu Rina
Digital Marketing Lead

Dengan hormat,
Saya bermaksud mengajukan permohonan rapat koordinasi terkait rencana konten kampanye bulan Desember.

Apakah memungkinkan untuk bertemu pada:

Hari: Rabu
Tanggal: 20 November 2024
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 3

Apabila waktu tersebut kurang sesuai, saya siap menyesuaikan jadwal yang Ibu tentukan.
Sebagai bahan awal, saya lampirkan draft konsep konten untuk ditinjau.

Atas perhatian dan waktunya, saya ucapkan terima kasih.

Salam hormat,
Alya Putri
Social Media Officer

Dengan memahami fungsi dan etika penggunaan memo maupun email, kamu bisa menyampaikan pesan kerja dengan lebih profesional dan tepat sasaran. Komunikasi tepat, pekerjaan pun berjalan lebih efektif. Semoga penjelasan di atas bermanfaat!

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai