Apa Itu Dokumen? Ini Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Ilustrasi dokumen investigasi — Foto: iStock/bernie_photo/Ilustrasi dokumen

Jakarta -

Dokumen adalah sumber yang memuat informasi penting. Dokumen kerap menjadi persyaratan administrasi di berbagai bidang, seperti di pendidikan, perusahaan, hingga lembaga kenegaraan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dokumen memiliki beberapa definis, antara lain surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

Kemudian definisi dokumen selanjutnya adalah barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos. KBBI juga mendefinisikan dokumen sebagai sebuah rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Di sisi lain, istilah dokumen juga diartikan dengan berbagai pandangan lain menurut ahli. Berikut ini definisi dokumen menurut para ahli, dikutip dari buku "Metode Penelitian Kualitatif" oleh Akif Khilmiyah, dan buku "Dasar-Dasar Organisasi Informasi: Teori dan Praktik Pengorganisasian Dokumen Perpustakaan dan Informasi" oleh Rhoni Rodin.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli

Istilah dokumen berasal dari bahasa Latin, yakni docere yang artinya mengajar. Menurut Louis Gottschalk, pengertian kata dokumen sering kali digunakan oleh para ahli dalam dua konteks utama.

Pertama, sebagai sumber tertulis yang menyimpan informasi sejarah, berbeda dari kesaksian lisan, artefak, lukisan kuno, atau situs arkeologis.

Pengertian kedua merujuk pada dokumen-dokumen resmi seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan sejenisnya.

Selain itu, menurut Gottschalk, konsep dokumen atau dokumentasi dalam pengertian yang lebih luas mencakup setiap proses pembuktian yang berasal dari berbagai jenis sumber, termasuk yang bersifat tertulis, lisan, visual, maupun dari peninggalan arkeologis.

1. Paul Otlet

Menurut Paul, dokumen adalah sebuah hasil dari data yang telah dikumpulkan melalui sebuah kegiatan maupun pengalaman yang kemudian dikemas menjadi sebuah tulisan berupa data yang real dan menjadi sebuah bukti akan sebuah pencapaian.

2. G.J Renier

Dokumen dibagi menjadi 3 pengertian. Pertama, dokumen dalam arti luas meliputi berbagai sumber baik tertulis maupun lisan.

Kedua, dokumen dalam arti sempit meliputi semua sumber tertulis saja. Ketiga, dokumen dalam arti spesifik, hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

3. Guba dan Lincoln

Dokumen adalah setiap hal yang tertulis maupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.

4. Robert C. Bogdan

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.

Berdasarkan berbagai pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar atau foto, dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

Jenis-jenis Dokumen

1. Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi merujuk pada catatan tertulis yang memuat tindakan, pengalaman, dan keyakinan seseorang. Fungsi utama dari jenis dokumentasi ini adalah menyajikan sudut pandang asli mengenai kejadian-kejadian nyata.

Dokumen pribadi juga dibedakan menjadi tiga macam, yakni.

- Buku Harian (Diary)

Buku harian merupakan catatan yang memberikan tanggapan personal terhadap peristiwa yang terjadi di sekitar penulis.

Kendati penting untuk penelitian, seringkali buku harian sulit ditemukan karena sifatnya yang sangat pribadi, dan pemiliknya enggan untuk membagikannya kepada orang lain.

- Surat Pribadi

Surat pribadi yang mencakup dokumen tertulis seperti surat biasa maupun surat elektronik, atau percakapan. Namun, penggunaan surat pribadi untuk dibaca memerlukan izin dari individu yang bersangkutan.

- Autobiografi

Berdasarkan asalnya, istilah ini berasal dari bahasa Yunani yang terdiri dari tiga kata, auto artinya sendiri, bios berarti hidup, dan grapein yang artinya menulis.

Autobiografi merupakan karya tulis yang menggambarkan pengalaman hidup seseorang. Autobiografi merujuk pada kisah atau pernyataan mengenai perjalanan hidup seseorang yang biasanya ditulis oleh dirinya sendiri.

2. Dokumen Resmi

Secara umum, dokumen resmi dapat dikelompokkan menjadi dua jenis. Pertama adalah dokumen internal yang meliputi catatan-catatan seperti memo, pengumuman, instruksi, peraturan dari suatu lembaga, sistem yang diterapkan, hasil notulensi rapat dan keputusan pimpinan, serta dokumen lain yang sejenis.

Kedua, terdapat dokumentasi eksternal yang mencakup informasi yang dihasilkan oleh lembaga sosial seperti majalah, koran, buletin, surat pernyataan, dan sejenisnya.

Selain itu, dokumen resmi memiliki peran penting dalam memberikan gambaran terkait aktivitas dan keterlibatan individu dalam suatu komunitas tertentu dalam konteks sosial.

Contoh Bentuk Dokumen

Berikut adalah contoh dari bentuk dokumen yang dikutip dari buku "Berhasil Di Semua Ulangan Harian dan Semesteran SD Kelas 2" oleh Tim Aksara Bangsa dan buku "Dasar-Dasar Organisasi Informasi: Teori dan Praktik Pengorganisasian Dokumen Perpustakaan dan Informasi" oleh Rhoni Rodin.

1. Akta kelahiran

2. Akta tanah

3. Buku

4. Disertasi

5. Foto diri

6. Foto Keluarga

7. Ijazah

8. Kartu Keluarga

9. Kartu Pelajar atau Kartu Mahasiswa

10. Kaset

11. KTP

12. Laporan