Briefing Adalah: Manfaat, Tujuan, Cara Buat, dan Contohnya

Di dunia kerja, mungkin kita akan sering mendengar istilah briefing. Secara umum, briefing adalah pengarahan. Namun pengarahan ini agak berbeda dengan rapat atau meeting.

Simak pengertian briefing beserta manfaat dan tujuannya dalam ulasan di bawah ini. Kita akan ulas pula cara dan contoh dari briefing.

Briefing Adalah

Dilansir dari Cambridge Dictionary, briefing adalah pemberian informasi kepada seseorang atau sekelompok orang sebelum mereka melakukan sesuatu. Sedangkan dari kamus Merriam Webster, briefing adalah tindakan atau contoh yang diberikan sebagai instruksi atau informasi penting untuk melakukan sesuatu.

Briefing juga digunakan dalam istilah kemiliteran. Berdasarkan Collins Dictionary, briefing adalah pengarahan singkat, ringkas dan faktual tentang perincian operasi militer yang sedang atau akan dilakukan.

Dari arti kata di atas, bisa kita lihat bahwa briefing tidak hanya dapat dilakukan oleh atasan kepada bawahan, namun juga satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya seorang perwakilan perusahaan kepada kliennya.

Dalam situs Mahkamah Agung, dijelaskan bahwa briefing penting dilakukan sebelum melakukan pekerjaan setiap hari. Tidak perlu lama, briefing singkat sangat penting untuk kembali menyatukan tujuan seluruh anggota kelompok.

Pramudianto dalam buku I'm A Coach, menjelaskan briefing cukup dilakukan dalam waktu 10-15 menit. Ketika briefing menjadi lebih lama dan menjadi diskusi, maka sudah berubah menjadi meeting. Hal yang disampaikan bisa juga berupa hal-hal yang bersifat preventif yang mungkin terjadi nanti.

Seperti dijelaskan dalam buku Komunikasi Bisnis-Konsep dan Praktik yang disusun Agustin Rozalena, briefing berbentuk tatap muka singkat dan terukur. Yang disampaikan bisa berupa informasi terbaru, maupun motivasi. Dalam briefing juga bisa terjadi dialog singkat untuk menghindari kesalahpahaman.

Manfaat dan Tujuan Briefing

Karena dianggap penting, briefing tentunya memiliki manfaat dan tujuan yang penting pula. Berikut ini beberapa manfaat dan tujuan briefing dirangkum dari buku Komunikasi Bisnis-Konsep dan Praktik, buku Teknik Berbicara di Depan Umum (Public Speaking) dan Negosiasi yang disusun Supriyadi dan Ayu Nurul Amalia, serta laman Kementerian Keuangan.

• Dapat menyatukan visi dan persepsi tim. Sebab setiap orang mungkin memiliki cara dan sikap berbeda-beda dalam bekerja, maka diperlukan satu pemahaman yang sama untuk mencapai tujuan yang sama.
• Mampu membangun semangat kerja, sehingga diperlukan briefing setiap hari sebelum memulai suatu kegiatan.
• Dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan informasi penting atau informasi terbaru.
• Mengingatkan adanya prosedur bekerja yang harus ditaati.
• Sebagai sarana saling mengklarifikasi dan menegaskan komitmen kerja.
• Mendorong tim untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja.
• Komunikasi tim bisa terjalin semakin baik.
• Hubungan antaranggota tim bisa semakin akrab dan kompak.
• Momen memberikan evaluasi singkat dan solusi perbaikan.

Langkah Membuat Briefing

Briefing sering kali dilakukan secara spontan ketika itu berjalan sebagai kegiatan tim yang sudah menjadi rutinitas harian. Kecuali saat ada hal baru atau hal khusus yang akan dibahas, anggota tim mungkin akan menyiapkan materi terlebih dahulu.

Namun jika briefing itu melibatkan klien dan hubungan kerja sama dengan pihak lain, maka sebaiknya dipersiapkan dengan baik. Ada beberapa langkah membuat briefing yang baik.

Dilansir dari Indeed, berikut beberapa langkah membuat briefing untuk bisnis bersama klien atau pemangku kepentingan.

1. Jelaskan Tujuan dan Motivasi

Mulailah briefing dengan latar belakang kegiatan atau proyek yang akan dikerjakan, termasuk sekilas tentang visi dan misi perusahaan. Kemudian paparkan tujuan dan motivasi melakukan proyek tersebut.

2. Garis Bawahi Tujuan dan Tantangan Khusus

Selanjutnya, briefing harus target yang akan dicapai dan tantangan apa yang mungkin akan harus diatasi, serta solusi yang bisa diambil.

3. Siapa Sasarannya?

Anda harus mengidentifikasi siapa sasaran dari proyek yang akan Anda kerjakan. Sertakan hasil riset singkat mengenai demografi dari sasaran Anda, seperti usia, jenis kelamin, kondisi geografis, dan alasan mengapa menyasar kepada kelompok tersebut.

4. Cek Pesaing

Sampaikan juga siapa pesaing yang melakukan proyek serupa. Periksa terlebih dahulu apa yang telah mereka lakukan. Buatlah sesuatu yang lebih menarik dan lebih baru daripada pesaing tersebut.

5. Minta Umpan Balik

Setelah menyampaikan hal-hal yang akan dikerjakan, maka mintalah umpan balik dari para peserta briefing. Hal ini dilakukan agar tercapai satu persepsi yang sama.

Perlu Anda ketahui juga bagaimana agar briefing atau pengarahan dapat berjalan sesuai tujuan. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan berdasarkan laman Chron.

• Berikan pengarahan yang tertata, seperti dengan cara di atas.
• Lakukan kontak dengan peserta, baik itu kontak mata atau komunikasi dua arah.
• Antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang akan muncul dalam briefing. Usahakan Anda sudah punya jawabannya.

Contoh Briefing

Berikut contoh briefing bisnis yang bisa Anda modifikasi sendiri.

Latar Belakang

Selama lima tahun terakhir, PT Maju Sejahtera telah melayani masyarakat dengan menyediakan makanan ringan yang berkualitas. Perusahaan ini tengah membangun produk baru yang lebih sehat dengan kemasan baru yang lebih bersahabat dengan alam.

Tantangan dan Tujuan

Melalui kampanye ini, perusahaan ingin mengatasi masalah perbedaan pemahaman konsumen tentang kandungan kimia pada produk dan keamanan kemasannya tersebut.

Sasaran

Sasaran dari proyek ini adalah para pekerja berusia 25-40 tahun yang tinggal di perkotaan. Mereka sering membutuhkan makanan ringan sambil bekerja. Kita menawarkan makanan ringan yang sehat kemasan yang ramah lingkungan. Saat di rumah pun mereka butuh makanan ringan sambil menonton televisi atau menonton film.

Distribusi

Perusahaan akan memperkuat promosi iklan melalui berbagai media, terutama di media sosial. Akan kita tonjolkan sisi kandungan nutrisi pada makanan dan bahan kemasan yang lebih ramah lingkungan. Selain itu, kita akan memasang stan dan menggelar kegiatan di pusat keramaian seperti mal dan objek pariwisata.

Nah itulah tadi penjelasan lengkap mengenai briefing. Telah diulas pula apa saja manfaat, cara membuatnya dan contohnya dalam bisnis. Semoga bermanfaat ya.

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi