7 Contoh Surat Undangan Rapat Resmi untuk Perusahaan-Sekolah

Surat undangan rapat dibutuhkan untuk menyampaikan informasi penting seperti waktu, tempat, dan tujuan pertemuan secara jelas dan terstruktur. Dengan surat undangan ini, peserta bisa memahami agenda dan hadir tepat waktu.

Menukil buku Think Smart Bahasa Indonesia oleh Ismail Kusmayadi, surat undangan rapat termasuk surat dinas resmi yang biasa digunakan untuk berbagai kegiatan. Contohnya surat undangan rapat sekolah, OSIS, RT/RW, hingga perusahaan.

Format dan gaya bahasa surat undangan rapat bisa berbeda tergantung kebutuhan. Surat undangan juga bisa dibuat dalam bentuk resmi seperti dokumen hingga melalui pesan WhatsApp.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Nah, bagi detikers yang membutuhkan, berikut detikSulsel menyajikan contoh surat undangan rapat untuk berbagai kebutuhan.

Yuk, disimak!

Contoh Surat Undangan Rapat

Berikut contoh undangan rapat mulai yang bisa dijadikan referensi untuk membuat surat dengan praktis namun tetap profesional:

1. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi

PEMERINTAH KABUPATEN GOWA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Jl. Poros Malino No. 45, Gowa - Sulawesi Selatan
Telp. (0411) 123456 - Email: disdikbud@gowa.go.id

Gowa, 25 Juli 2025

Nomor: 421.3/UND-RAPAT/VII/2025
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Lampiran: 1 (Satu) lembar
Kepada Yth.
Kepala Sekolah SD dan SMP se-Kecamatan Somba Opu
di -
Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan pelaksanaan program Merdeka Belajar Tahun Ajaran 2025/2026, kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Sekolah untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 28 Juli 2025
Waktu: Pukul 09.00 WITA - selesai
Tempat: Aula Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kab. Gowa
Agenda: Sinkronisasi Program Kerja dan Evaluasi Kinerja Semester Genap

Sehubungan dengan pentingnya rapat ini, kami mohon Bapak/Ibu hadir tepat waktu dan tidak mewakilkan.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten Gowa

Drs. H. Abdul Malik, M.Pd
NIP. 19650101 198903 1 005

2. Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah

SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) NEGERI 2 SUKAMAKMUR
Jl. Pendidikan No. 12, Sukamakmur - Telp. (021) 77889900
Email: smpn2sukamakmur@sch.id

Sukamakmur, 26 Juli 2025

Nomor: 421/UND-RPT/VII/2025
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali
Lampiran: -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
Kelas VII - IX
SMP Negeri 2 Sukamakmur
di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka membahas program kegiatan sekolah serta persiapan awal tahun ajaran 2025/2026, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat orang tua/wali yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 2 Agustus 2025
Waktu: Pukul 08.30 - selesai
Tempat: Aula SMP Negeri 2 Sukamakmur
Agenda: Sosialisasi Program Sekolah dan Tata Tertib Baru

Demikian undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala SMP Negeri 2 Sukamakmur

Drs. Bambang Sutrisno, M.Pd
NIP. 19690410 199203 1 003

3. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMP NEGERI 8 MAKASSAR

Jl. Sultan Alauddin No. 10, Makassar, Sulawesi Selatan
Email: osis.smpn8makassar.sch.id | Telp. (0411) 123456

Makassar, 27 Juli 2025

Nomor: 012/OSIS/VII/2025
Perihal: Undangan Rapat Internal OSIS
Lampiran: -
Kepada Yth.
Seluruh Pengurus OSIS
SMP Negeri 8 Makassar
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan Class Meeting dan persiapan program kerja semester ganjil tahun ajaran 2025/2026, kami mengundang seluruh pengurus OSIS untuk hadir dalam rapat internal yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 29 Juli 2025
Waktu: Pukul 13.00 WITA - selesai
Tempat: Ruang OSIS SMPN 8 Makassar
Agenda:

Persiapan Kegiatan Class Meeting
Evaluasi dan Revisi Program Kerja
Pembagian Tugas Pengurus

Demikian undangan ini kami buat. Kehadiran seluruh pengurus sangat diharapkan demi kelancaran kegiatan yang akan datang. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua OSIS SMP Negeri 8 Makassar

Fadhila Aulia Rahman
NISN. 0078123456

Mengetahui,
Pembina OSIS

Nurul Hidayah, S.Pd

4. Contoh Surat Undangan Rapat Musyawarah

KARANG TARUNA "MUDA BERSATU"

Kelurahan Mappala, Kecamatan Rappocini, Kota Makassar
Jl. Lorong Persatuan No. 7, Makassar - Sulawesi Selatan
Email: karangtarunamudabersatu@gmail.com

Makassar, 28 Juli 2025
Nomor: 005/KTM/UND/VII/2025
Perihal: Undangan Rapat Musyawarah
Lampiran: -
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Karang Taruna "Muda Bersatu"
di - Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya evaluasi kegiatan semester pertama serta pembahasan program kerja semester berikutnya, maka kami mengundang seluruh anggota Karang Taruna untuk hadir dalam rapat musyawarah yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Minggu, 4 Agustus 2025
Waktu: Pukul 10.00 WITA - selesai
Tempat: Balai Pertemuan Kelurahan Mappala
Agenda:

Evaluasi kegiatan Karang Taruna semester I
Penyusunan program kerja baru
Usulan kegiatan sosial dan pengembangan pemuda

Mengingat pentingnya rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran seluruh anggota tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Karang Taruna "Muda Bersatu"

Muhammad Ilham Hidayat

5. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

PT SINAR ABADI PERKASA
Jl. Andi Pangerang Pettarani No. 88, Makassar 90222
Email: info@sinarabadigroup.co.id | Telp. (0411) 7894567

Makassar, 29 Juli 2025
Nomor: 045/SAP/UND/VII/2025
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Proyek
Lampiran: -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Manajer Divisi
PT Sinar Abadi Perkasa
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat evaluasi progres proyek Triwulan II Tahun 2025, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Selasa, 6 Agustus 2025
Waktu: Pukul 09.00 - selesai
Tempat: Ruang Rapat Lt. 3 - Kantor Pusat PT Sinar Abadi Perkasa
Agenda:

Laporan progres masing-masing divisi
Identifikasi hambatan dan solusi
Penyesuaian timeline kerja

Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran dan keberhasilan kegiatan ini. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur Operasional
PT Sinar Abadi Perkasa

Ir. Ahmad Fathurrahman

6. Contoh Surat Undangan Rapat Format Word

Contoh surat undangan rapat format word ini bisa langsung diedit sesuai kebutuhan. Berikut dokumennya:

7. Contoh Surat Undangan Rapat di WhatsApp

📢 Undangan Rapat

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Selamat pagi teman-teman OSIS 🙌

Kami mengundang seluruh pengurus OSIS SMPN 4 Makassar untuk hadir dalam rapat persiapan kegiatan Class Meeting yang akan dilaksanakan:

🗓 Hari/Tanggal: Rabu, 31 Juli 2025
🕘 Waktu: Pukul 13.00 WITA - selesai
📍 Tempat: Ruang OSIS SMPN 4 Makassar
📝 Agenda:

Finalisasi lomba-lomba
Pembagian tugas panitia
Gladi bersih dan teknis hari-H

Mohon hadir tepat waktu dan membawa catatan ya. Terima kasih atas kerjasamanya!
Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Format Surat Undangan Rapat

Seperti yang dicontohkan di atas, surat undangan rapat umumnya terdiri dari beberapa bagian penting. Untuk memudahkan dalam memahaminya, berikut penjelasan masing-masing bagian dalam surat undangan rapat dinukil dari buku Think Smart Bahasa Indonesia:

1. Kepala Surat

Kepala surat berfungsi sebagai identitas pengirim. Bagian ini memuat nama instansi atau organisasi, dan alamat, bahkan ada juga yang mencantumkan nomor telepon.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat tersebut.

3. Nomor Surat

Surat resmi diberikan nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Tujuannya agar memudahkan pengarsipan.

4. Lampiran

Bagian ini berisi informasi bahwa surat yang dikirimkan disertakan dengan surat-surat lain. Pada lampiran dituliskan jumlah surat atau keterangan yang akan dilampirkan.

5. Perihal

Bagian perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca hal atau perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan dalam surat tersebut.

6. Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Penulisan alamat lebih leluasa ditempatkan di sebelah kiri sehingga kemungkinan pemenggalan nama orang atau instansi atau organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Dalam surat resmi biasanya digunakan salam pembuka Dengan hormat.

8. Isi (Tubuh) Surat

Tubuh surat terdiri dari pembukaan yang berisi informasi acara. Kemudian terdapat bagian isi yang memuat rincian acara termasuk waktu, lokasi, dan agenda.

Selanjutnya, ditutup dengan kalimat ucapan terima kasih.