10+ Contoh Surat Resmi Berbagai Kegiatan, dari Sekolah hingga Perusahaan

Surat resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam konteks profesional untuk menyampaikan informasi secara tekstual. Dalam pembuatannya, surat resmi memiliki format penulisan yang perlu diperhatikan.

Lantas, seperti apa contoh surat resmi yang baik dan benar?

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa indonesia), surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya. Berbeda dengan surat pribadi, surat resmi bersifat formal.

Secara teknis, surat resmi menekankan pada substansi dan urgensi, bukan pada hal yang bersifat personal. Sehingga, surat resmi hanya dikeluarkan oleh/untuk pihak-pihak tertentu dalam persoalan resmi saja.

Nah, agar detikers tidak keliru dalam membuat surat resmi, berikut detikSulsel telah merangkum contoh surat resmi dari beberapa sumber yang bisa dijadikan referensi.

Simak selengkapnya berikut ini!

#1 Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 1 BINJAI

Binjai, 10 juli 2024

Nomor : 009/STUCIFOR/SMA-10/XII/2022
Lampiran : 2 Berkas
Hal : Surat Undangan

Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah
Di tempat

Dengan hormat,

Puji syukur kehadirat Allah yang Mahakuasa. Semoga kita senantiasa dalam lindungan-Nya serta diberikan segala kemudahan. Aamiin.

Dalam rangka persiapan Olimpiade Sains Nasional (OSN) dan pelaksanaan program tahunan MPK dan OSIS, SMA Negeri 1 Binjai akan mengadakan lomba STUCIFOR 7" (Study Science For Future) yang akan dilaksanakan pada:

Hari/tanggal : Senin-Rabu/15-18 Juli 2024

Pukul : 07.00-selesai

Tempat: : SMA Negeri 1 Binjai

Berkaitan dengan hal tersebut, kami mengharapkan partisipasi sekolah Bapak/Ibu untuk mengutus siswa/l dari sekolah Bapak/Ibu dalam kegiatan STUCIFOR 7" (Study Science For Future)

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Panitia Pelaksana STUCIFOR 7

Pembina Ketua Pelaksana Siswa Sekretaris

Nama: Nama: Nama:
NIP: NIP: NIP:

Turut Mengundang,

Kepala SMAN 1 Binjai

Nama:
NIP:

#2 Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan

PT BERKAH SELALU
Jl. Kaliurang km 5. Sleman Yogyakarta
telp (xxx)xxx

Yogyakarta, 17 November 2024

Nomor : 799/DRD-RM/2017
Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat

Kepada Yth.
Bapak susanto, S.Mat.
Direktur Utama
PT. Berkah Selalu
Jl. Kaliurang km 5. Sleman Yogyakarta

Dengan hormat,

Untuk menindaklanjuti rencana perusahaan kita untuk bekerjasama yang telah kita bicarakan pada waktu sebelumnya, dengan ini kami mengundang Bapak untuk dapat menghadiri rapat untuk membahas masa depan dari perusahaan kita. Yang mana rapat akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 1 Agustus 2024 Pukul : 09.00 WIB -Selesai

Tempat : Ruang Rapat PT Berkah Bersama

Acara : Rapat Kerjasama

Mengingat acara ini begitu penting bagi kelancaran kerjasama kedua perusahaan kita maka kami mengharapkan Bapak dapat menghadiri acara tersebut pada waktu yang telah ditentukan.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ttd

Aryo Wibowo, S.Mat.
Direktur Utama PT. Berkah Selalu

#3 Contoh Surat Edaran Resmi Dinas Pemerintahan

PEMERINTAH KOTA MALANG
DINAS PENDIDIKAN
Jl. Pendidikan timur no. 23, telp (xxx) xxxx Kode pos: 1110
email:

Malang, 15 November 2024

Nomor : xxx/xxxx-Disdik.Renprog
Sifat : Biasa
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Penyampaian informasi Beasiswa

Kepada
Yth. 1. Ketua APATISI Kota Malang
2. Kepala KCD Wilayah III Prov. Jatim
3. Ketua Sub Rayon SMA Swasta
4. Koordinator UPP Se-Kota Malang
di-
MALANG

Sehubungan dengan adanya Kegiatan Pemberian Beasiswa siswa dan mahasiswa miskin di Kota Malang dan dalam rangka pencapaian visi dan misi Kota Malang yang Cerdas, Kreatif, Maju, Sejahtera dan ihsan. Pemerintah Kota Malang melalui Dinas Pendidikan Kota Malang mengalokasikan anggaran melalui Pendapatan Asli Daerah (PAD) Tahun Anggaran 2024.

Untuk terlaksananya kegiatan di maksud, mohon bantuan pada Bapak/lbu untuk dapat menyampaikan data siswa dan mahasiswa miskin warga Kota Malang dengan persyaratan terlampir.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Kepala Dinas Pendidikan Kota Malang

Dr. H. Asrullah, M.Pd
Pembina Utama Muda
NIP.

#4 Contoh Surat Kuasa Resmi

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :
Pekerjaan :
Nomor Paspor :
Warga Negara :
Alamat :
Nomor Tlp. :

Dengan ini memberikan kuasa kepada;
Nama :
Pekerjaan :
Nomor Paspor :
Warga Negara :
Alamat :
Nomor Tlp. :

Untuk melakukan pengurusan dokumen saya sebagai berikut :
1. __________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sesungguh-sungguhnya dan dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.

............, ...............20...

Yang menerima kuasa Yang memberi kuasa

Nama:

# 5 Contoh Surat Keputusan Resmi

SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 188/ 4 / KEP /429.519.01/ 2016

TENTANG
PENGANGKATAN JABATAN STAF DESA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA DESA AMAN DAMAI

MENIMBANG :

Bahwa dalam rangka memperlancar pelayanan masyarakat, pemerintah Desa Aman Damai mengangkat Staf Desa dengan di tuangkan dalam suatu Keputusan Kepala Desa.

MENGINGAT :

1. Undang - undang Nomor. 6 Tahun 2014 tentang Desa ( Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2014,
2. Peraturan Pemerintah Nomor. 47 Tahun 2015 Tentang Perubahan atas, Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 Tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa,
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 113 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa,
4. Peraturan Bupati Langkat Nomor 17 Tahun 2015 tentang Penghasilan Kepala Desa dan Perangkat Desa di Kabupaten Langkat.

MEMPERHATIKAN :

Surat rekomendasi Camat Aman Damai Nomor : 800/24a/429.519/2016 pada Tanggal 12 Februari 2024 tentang Pengangkatan Perangkat Desa AMAN DAMAI jabatan sebagai Staf Desa Aman Damai Kecamatan Aman Damai Kabupaten Langkat.

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

KEPUTUSAN KEPALA DESA AMAN DAMAI KECAMATAN AMAN DAMAI KABUPATEN LANGKAT TENTANG PENGANGKATAN STAF DESA.

PERTAMA : Mengangkat,

Nama : Austin
NIK : 3510202308890002
Tempat/Tgl Lahir : Kulon Progo, 23 Agustus 2002
Pendidikan Terakhir : D1
Sebagai : STAF Desa

KEDUA :

Memberi gaji/penghasilan sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa dan Penghasilan lain yang sah menurut ketentuan yang berlaku.

KETIGA :

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam penerapannya akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : AMAN DAMAI
Pada tanggal : 12 Februari 2024

KEPALA DESA AMAN DAMAI

HJ. ROFI'I

Tembusan :

1. Sdr Bupati Langkat melalui Camat AMAN DAMAI
2. Sdr Ketua BPD Desa AMAN DAMAI
3. Arsip

#6 Contoh Surat Keputusan Resmi Presidium

SURAT KEPUTUSAN

PRESIDIUM ASOSIASI RUMAH PEREMPUAN (RUAN)
Nomor : 01/KPTS/PRESIDIUM/TUAN/2024

Tentang :

PENUNJUKAN PANITIA PENYELENGGARA
MUSYAWARAH NASIONAL I RYAN TAHUN 2024

PRESIDIUM ASOSIASI RUMAH PEREMPUAN

MENIMBANG :

1. Bahwa untuk kelancaran fungsi dan tertib organisasi, dibutuhkan penyelenggaraan musyawarah nasional I Rumah Perempuan.
2. Bahwa untuk tindak lanjut poin (a) tersebut diatas dan untuk suksesnya penyelenggaraan kegiatan dimaksudkan sebuah kepanitiaan yang secara khusus dibentuk untuk itu.

MENGINGAT :

1. AD pasal?
2. AD pasal?
3. Hasil pertemuan pendiri di Gedung Serbaguna, tanggal 28 November 2023

MEMPERHATIKAN :

Saran-saran yang berkembang dalam mailing list presidium Asosiasi Rumah Perempuan (RUAN)

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :

1. Menunjuk saudara Yunus Prasetyo sebagai ketua panitia penyelenggara Musyawarah Nasional I Asosiasi Ruang Perempuan (RUAN)
2. Memberikan tugas dan wewenang kepada ketua panitia untuk menyelenggarakan acara Musyawarah Nasional I Asosiasi Ruang Perempuan (RUAN).
3. Memberikan keputusan penunjukan event organizer yang akan membantu tugas-tugas ketua panitia selambat-lambatnya dua (2) minggu setelah keputusan ini diberlakukan.
4. Ketetapan ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan dan akan ditinjau kembali bila terdapat kekeliruan dalam pelaksanaannya.

Ditetapkan di : Bantul
Pada tanggal : 10 April 2024

Ariq Mudris
Ketua Dewan Presidium

#7 Contoh Surat Resmi Perintah

PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SURAT PERINTAH
NOMOR PRIN-
Menimbang :

a. bahwa................................................................................;

b. bahwa.................................................................................;

Mengingat :

a. ...(Keputusan Presiden mengenai Pembentukan Kabinet);

b. ...(Ketentuan mengenai Kepegawaian);

MEMBERI PERINTAH

Nama :............................
NIP :............................
Pangkat (Gol Ruang) :............................
Jabatan :............................

Untuk melaksanakan kewenangan di bidang kepegawaian meliputi antara lain:
a . ................................................................... ;
b . ...... ... . .. . ..... .. ... ..... ..... . .. . ...... . ... . ..... . ...... . ...... ; atau
c. Dst .............................................................. (yang bersifat limitatif).

Surat Perintah ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal ...

Menteri Keuangan

Ttd

Nama:

#8 Contoh Surat Resmi Permohonan

Makassar,................. 20..
Kepada Yth.
Direksi Perusahaan Umum Daerah Kemuning
di-
Tempat

Perihal : Permohonan Menjadi Calon Pegawai
Perusahaan Umum Daerah Kemuning

Dengan hormat,

Saya yang bertandatangan di bawah ini :

Nama : ...............................................
Nomor Induk Kependudukan : .............................................
Tempat / Tanggal Lahir : ...............................................
Alamat : ...............................................
Jenis Kelamin : ...............................................
Pendidikan Terakhir : ...............................................
Nomor Handphone : ...............................................

Melalui surat ini saya bermohon kepada Bapak Direksi Perusahaan Umum Daerah Kemuning agar dapat kiranya menerima saya bekerja sebagai Calon Pegawai Perusahaan Umum Daerah Kemuning, adapun berkas yang saya lampirkan adalah sebagai berikut :

1. Fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) sebanyak 1 lembar;
2. Fotocopy Akta Kelahiran sebanyak 1 lembar;
3. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) sebanyak 1 lembar

Hormat Saya,

Materai
10.00

(Nama Lengkap)

#9 Surat Permohonan/Undangan Resmi Narasumber

PT SINAR MULYA
Jl. Pendidikan km 5. Tembung
telp (xxx)xxx

Nomor: xxx/RRI.SM/07/2022 Tembung, 12 Juli 2022
Perihal: Permohonan Sebagai Narasumber

Kepada Yth:
Bapak Irfandi Maulana
Direktur Utama PT Kawankita

Di Tempat.

Dengan hormat,
Lembaga Penyiaran Publik Radio Republik Indonesia (LPP RRI) Tembung akan menyelenggarakan Acara Dialog Bersama, pada:

Hari :__________
Tanggal :__________
Pukul :__________
Format :__________
Tempat :__________
Frekuensi :__________

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kesediaan Bapak berkenan untuk menjadi Narasumber pada acara tersebut.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Kepala LPP RRI Tembung

Nama:
NIP:

Cntact Person
-

#10 Contoh Surat izin Resmi Mengikuti Lomba

SURAT IJIN MENGIKUTI LOMBA

Menunjuk surat saudara dengan No. _______ tanggal xx September 2018 perihal undangan untuk mengikuti kegiatan Lomba Baris Berbaris GEMA BINANGUN XX PPI KP 2018, maka kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ......................................................................
Jabatan :......................................................................
NIP. : ......................................................................
Wakil Sekolah : SD/SMP/MTs/SMA/SMK/MA *).............................
Alamat Sekolah : ......................................................................
................................... telp .............................

Memberikan ijin kepada siswa/siswi SD/SMP/MTs/SMA/SMK/MA *)...................... untuk mengikuti Lomba Baris Berbaris yang akan diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga bersama Purna Paskibraka Indonesia Kabupaten Kulon Progo pada tanggal 28 Oktober 2018 beserta rangkaian kegiatannya.

Dalam kegiatan ini, kami mengirimkan ............ peleton, dengan rincian sebagai berikut :
1. Peleton................Nama komandan ........................................................
2. Peleton................Nama komandan ........................................................

Untuk lebih mensukseskan kegiatan Lomba Baris Berbaris dan kegiatan akademis maupun non akademis siswa/siswi kami, maka bersamaan dengan surat ijin ini kami memberikan saran kepada panitia, diantaranya adalah :
...............................................................................................................
...............................................................................................................

Wates, ........................2024
Hormat kami,

(........................................)

*) coret yang tidak perlu
NB : Surat ini harap dibawa dan diserahkan kepada Panitia LBB GEMA BINANGUN XX
PPI KP 2018 pada saat pendaftaran peserta.

#11 Contoh Surat Resmi Undangan Perayaan Isra Mi'raj

PANITIA PELAKSANA
ISRA' MI'RAJ
DESA CINTA KASIH

Makassar, .. ... ....

No. Surat: 100/Masjid/09/2024
Perihal : Undangan
Lampiran: -

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Para Jama'ah Masjid Nur
Pematang Siantar

Bismillahirrahmanirrohim.

Assalamualaikum Warahmatullohi Wabarakatuh.

Puji syukur kepada Allah SWT atas segala limpahan rahmatnya kepada kita semua baik berupa kesehatan maupun keberkahan. Sholawat dan salam juga tak lupa senantiasa kita panjatkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW.

Dalam rangka memperingati Isra Wal Mi'raj Nabi Muhammad SAW, maka bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu Jama'ah Masjid Rahmat untuk berkenan hadir yang Insya Allah akan diselenggarakan pada:

Hari : ...............................
Tanggal : ...............................
Pukul : ...............................
Tempat : ...............................
Acara : ..............................

Demikian undangan dari kami. Besar harapan kami Bapak/Ibu Jama'ah bisa berkenan hadir pada acara peringatan Isra Wal Mi'raj Nabi Muhammad SAW. Atas perhatian dan kerjasamanya kami atas nama Panitia Isra Mi'raj Nabi Muhammad SAW Tahun 2024 mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Makassar, .. ... ...
Panitia Isra Wal Mi'raj Nabi Muhammad SAW

[Tanda tangan ketua panitia]

Tembusan:
1. Ta'mir Masjid Baitul Fatah
2. Arsip

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, guta organisasi, dan pedoman kerja. Namun,secara umum, fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas maupun lainnya.

Ciri-ciri Surat Resmi

1. Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang DiAman Damairnakan (EYD).
2. Ditulis dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami.
3. Menggunakan bahasa eksplisit.
4. Terdapat kop surat yang menandakan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
5. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
6. Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.

Macam-macam Surat Resmi

1. Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan surat yang ditujukan antar perorangan, perorangan terhadap lembaga, atau antar lembaga untuk menyampaikan suatu permohonan seperti bantuan dana, perceraian, dan lain sebagainya.

2. Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan surat yang ditujukan untuk menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Misalnya surat keputusan pengangkatan tenaga kerja.

3. Surat Perintah

Surat perintah berisikan instruksi kepada bawahan atau pegawai. Contohnya surat untuk lembur, surat perjalanan dinas, dan lainnya.

4. Surat Kuasa

Surat kuasa berisi penjelasan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak kepada pihak lain. Hal itu dikarenakan si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu kegiatan atau tugas sehingga dilimpahkan ke penerima kuasa yang ditunjuk.

Ada dua jenis surat kuasa yang juga memiliki dasar hukum berbeda, yaitu surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata dan surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.

5. Surat Edaran

Surat Edaran berisikan pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Contohnya surat edaran pengumuman libur yang dialamatkan kepada para orang tua murid.

6. Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang biasanya digunakan untuk kepentingan pribadi. Misalnya surat keterangan tidak mampu, surat pengantar proposal bantuan dana, dan lain sebagainya.

7. Surat Undangan

Surat undangan biasanya digunakan untuk mengundang seseorang untuk menghadiri acara tertentu. Contohnya surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, dan lainnya. (1)

Bagian-bagian Surat Resmi

a) Kepala Surat/Kop Surat

Pada surat resmi, Kepala surat (Kop Surat) merupakan bagian paling atas yang berisi nama kantor/organisasi/instansi, alamat, nomor telepon, kode pos, logo/lambang.

Tanggal Surat:

Jika surat tidak menggunakan kop surat, maka penulisan tanggal didahului nama kota.

b) Nomor Surat

Nomor surat merupakan kode yang memuat tanggal, bulan, dan tahun. Nomor surat umumnya memiliki format sebagai berikut: nomor urut surat/kode surat/angka bulan/angka tahun. Hal ini bertujuan agar memudahkan dalam mengatur penyimpanan surat nantinya.

c) Lampiran

Ketika melampirkan fotokopi, kwitansi, ataupun sejenisnya perlu dilampirkan jumlahnya. Contoh: Lampiran: 3 Lembar, 8 eksemplar, atau 1 berkas

d) Hal atau Perihal

Hal atau Perihal merupakan Inti dari surat tersebut. Tidak perlu ditulis panjang, lebih singkat lebih baik, asalkan penerima surat dapat mengetahui persoalan sebelum membaca isi surat.

e) Alamat Surat

Berisikan kepada siapa surat dituju, atau alamat penerima surat. Contoh:

Kepada
Yth. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Jalan Jendral Sudirman
Senayan
Jakarta

f) Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum masuk ke isinya. Contoh:

• Dengan hormat,
• Bapak Presiden yang terhormat,
• Assalamualaikum wr.wb.
• Isi Surat

g) Bagian isi surat

1. Alinea pembuka: Pengantar isi surat untuk menarik perhatian. Contohnya;
   - Dalam rangka peringatan Hari Sumpah Pemuda, Kami akan...
   - Bersama ini kami sampaikan.
2. Alinea isi (isi pokok surat): Memuat sesuatu yang diberikan, dikemukakan, dinyatakan, diminta, dan lainnya yang disampaikan kepada penerima surat.
3. Alinea penutup: Berisi kesimpulan yang menegaskan isi surat, Selain itu, juga dapat mengandung harapan dan ucapan terima kasih. Contoh:
   - Demikian laporan yang perlu kami sampaikan, semoga..
   - Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

h) Salam Penutup

Lazimnya, untuk menunjukkan rasa hormat, perlu dicantumkan salam penutup yang terletak sebelum tanda tangan. Contoh:

• Hormat kami,
• Salam kami,
• Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat.⁽²⁾

Itulah tadi kumpulan contoh surat resmi yang bisa dijadikan referensi. Semoga bermanfaat detikers!

Sumber:

1. Laman Resmi Universitas Medan Area
2. Buku 'Pedoman Surat-Menyurat' oleh Maman Sumantri, dkk.

Video: KKI Minta Faskes Awasi Kondisi Dokter Residen yang Bertugas

Video: KKI Minta Faskes Awasi Kondisi Dokter Residen yang Bertugas