Cara dan Contoh Penulisan Tanggal Surat yang Benar, Jangan Sampai Salah!

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Salah satu yang perlu dipahami dengan baik dalam pembuat surat adalah memahami format penulisan tanggal yang baik dan benar.

Pasalnya, penulisan tanggal yang keliru dapat menyebabkan informasi yang disampaikan menjadi tidak jelas dan bahkan menimbulkan keraguan terhadap keabsahan data yang tercantum.

Lantas, bagaimana penulisan tanggal surat yang benar? Simak penjelasannya di bawah ini!

Penulisan Tanggal Surat yang Benar

Dikutip dari buku Pedoman Surat-Menyurat yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, penulisan tanggal dalam surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal yang ditulis angka, bulan ditulis huruf, dan tahun ditulis dengan angka.

Sebelum tanggal, tidak perlu dicantumkan nama kota, sebab nama kota telah tercantum pada bagian kepala surat. Selain itu, penulisan tanggal tersebut tidak memerlukan tanda baca, baik di tengah maupun di akhir tanggal.

Berikut ini contoh penulisan tanggal surat yang benar adalah:

2 Desember 2024
1 Januari 2025
25 Desember 2025

Namun, apabila surat yang dibuat merupakan surat pribadi yang biasanya menggunakan kertas polos yang tidak memiliki kepala surat, maka penulisan nama kota diperlukan. Nama kota tersebut biasanya ditulis sebelum tanggal, untuk memberikan informasi tentang lokasi saat surat itu dibuat atau dikirim.

Berikut contohnya:

Makassar, 2 Desember 2024
Makassar, 12 November 2025

Struktur Surat

Selain tanggal, surat terdiri dari berbagai bagian yang saling melengkapi untuk menyampaikan informasi yang jelas dan sesuai aturan. Berikut adalah bagian-bagian surat:

1. Kepala Surat

Surat resmi selalu mencantumkan kepala surat untuk memudahkan pihak yang berkepentingan mengetahui nama, alamat, dan informasi lain mengenai organisasi atau instansi yang mengirimkan surat tersebut. Kepala surat umumnya disusun dengan desain yang rapi dan menarik, dan terdiri dari beberapa elemen berikut:

1. nama kantor organisasi atau instansi,
2. alamat,
3. nomor telepon (apabila ada),
4. nomor kotak pos (apabila ada)
5. nama alamat kawat (apabila ada), dan
6. lambang.

2. Tanggal Surat

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa penulisan tanggal surat ditulis secara lengkap dan tidak boleh disingkat.

Sedangkan penulisan nama kota sebelum tanggal, disesuaikan dengan jenis surat yang dibuat.

3. Nomor Surat

Nomor surat pada surat resmi berfungsi untuk keperluan administrasi dan pengarsipan. Penomoran ini membantu dalam:

1. memudahkan mengatur penyimpanannya sebagai arsip,
2. memudahkan surat itu kembali,
3. memudahkan petugas kearsipan, dan
4. mengetahui setiap waktu banyaknya surat keluar.

4. Lampiran

Lampiran surat merujuk pada dokumen tambahan yang disertakan bersama surat, seperti salinan, fotokopi, kuitansi, atau brosur. Misalnya: Lampiran 3 helai, 8 eksemplar, atau 1 berkas.

5. Hal atau Perihal

Setiap surat resmi sebaiknya mencantumkan "hal" atau "perihal" yang menunjukkan inti surat. Dengan mencantumkan perihal, pembaca dapat langsung mengetahui isi pokok surat. Penulisannya harus singkat dan jelas agar penerima memahami persoalannya tanpa perlu membaca seluruh isi surat.

6. Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat, sebaiknya disebutkan nama penerima surat, dan di depan nama tersebut diberi sebutan seperti "Bapak", "Ibu", "Saudara", "Nyonya", atau sesuai dengan penerima surat.

Namun, jika pengirim menggunakan gelar atau jabatan resmi dalam menyebut penerima surat, sebutan tersebut tidak perlu diikuti dengan kata-kata seperti Bapak, Ibu, atau lainnya.

Contoh jika ditujukan kepada perorangan:

Yth. Bapak Fery Najamudin, SH
Jln. Talang Rimbo
Curup Tengah 39113

Jika ditujukan kepada nama jabatan

Contoh :

Yth. Direktur PT Telekomunikasi Indonesia
Jln. RA Kartini 39112
Curup, Bengkulu

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan kalimat sapaan yang bertujuan untuk menyapa penerima sebelum memulai pembicaraan. Kalimat salam pembuka yang biasa dipergunakan adalah:

1. Dengan hormat,
2. Tuan Abdullah yang terhormat,
3. Bapak Camat yang terhormat,
4. Bu Guru yang terhormat,
5. Assalamualaikum warakh matullahi wabarakatu,

8. Isi Surat

Isi surat atau tubuh surat adalah bagian yang mengandung pesan utama dari surat tersebut. Bagian ini terdiri dari tiga alinea, yaitu:

Alinea pembuka, bagian pengantar yang bertujuan untuk menarik perhatian pembaca dan memperkenalkan pokok atau tujuan dari surat tersebut.

Alinea isi, bagian utama dari surat yang berisi informasi atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada penerima, seperti permintaan, pemberitahuan, atau hal lainnya. Penulisan isi surat sebaiknya dibuat singkat, jelas, dan mudah dipahami untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan efisiensi komunikasi.

Alinea penutup, bagian kesimpulan yang berfungsi untuk menegaskan kembali inti surat. Alinea ini juga dapat berisi harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatian yang diberikan terhadap isi surat.

Dengan adanya alinea penutup, surat terasa lengkap, sementara surat tanpa penutup seolah-olah belum selesai.

9. Salam Penutup

Untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat, biasanya dicantumkan salam penutup yang terletak setelah kata penutup dan sebelum tanda tangan. Jenis salam penutup ini bervariasi, bergantung pada pertimbangan mengenai hubungan atau posisi pengirim terhadap penerima surat.

Beberapa contoh salam penutup, di antaranya:

1. Hormat kami,
2. Salam kami,
3. Wasalam,
4. Wasalalll, dan
5. Salam takzim kami,

10. Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat

Surat dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Sebaliknya, surat yang ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang dianggap tidak sah.

Namun, dalam beberapa kasus, penandatanganan surat dapat didelegasikan kepada pegawai atau pejabat di bawahnya, sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku di instansi atau perusahaan tersebut.

11. Tembusan

Tembusan adalah bagian dari surat yang dicantumkan jika dimaksudkan untuk memberitahukan bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut.

Bagian tembusan ini terletak di sisi kiri bawah surat, sejajar dengan nama penandatangan surat.

12. Inisial

Inisial adalah singkatan dari nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama depan dan nama belakang penulis atau pembuat surat. Fungsi inisial ini adalah untuk menunjukkan siapa yang menulis atau mengetik surat tersebut.

Contoh Surat yang Benar

Agar dapat memahami lebih dalam terkait pembuatan surat, berikut ini contoh surat yang benar:

PEMERINTAH DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA) CENDANA
Jalan Cendana No. 9A, Jakarta 20155
Tel/Fax: 061 8246940, e-mail: sma_cendana@gmail.com

25 Juni 2019

No : 0425/77/234
Lamp : -
Hal : Rapat Wali Murid

Kepada
Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Siswa Kelas X
Di
Tempat

Assalamu'alaikum Wr.Wb

Dengan ini, Kepala Sekolah SMA Cendana mengundang Bapak/Ibu/orang tua/wali siswa kelas X untuk menghadiri Rapat Bagi Siswa Baru. Dengan tujuan untuk mensosialisasikan kegiatan sekolah serta pemberitahuan tentang peraturan-peraturan sekolah. Rapat ini akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 29 Juni 2019
Waktu: 09.00-selesai
Tempat : Aula SMA Cendana

Diharapkan kehadiran Bapak/Ibu/orang tua/wali siswa kelas X. Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.

Wasalamu'alaikum Wr.Wb.

Kepala SMA Cendana

Dra. Hi. Yuliana, Spd
NIP. 13096342

Demikianlah penjelasan untuk penulisan surat yang benar. Semoga bermanfaat!

Video Ini Arti Status Waspada, Siaga, dan Awas Tsunami!

Video Ini Arti Status Waspada, Siaga, dan Awas Tsunami!