Cara Membuat Surat Resign untuk Referensi Karyawan yang Ingin Mengundurkan Diri

Seperti halnya lamaran kerja, surat resign atau pengunduran diri bagi karyawan juga memiliki ketentuan khusus. Dengan mengetahui surat pengunduran diri yang benar, seorang karyawan dapat mengajukan permohonan resign dengan cara yang baik serta meninggalkan kesan positif di mata perusahaan. Lantas bagaimana cara membuat surat resign yang tepat?

Biasanya terdapat berbagai alasan bagi seorang karyawan yang memilih untuk mengajukan pengunduran diri. Meskipun memiliki alasan yang berbeda-beda, tujuan pembuatan surat resign bagi karyawan adalah sama. Selain untuk menghentikan hubungan kerja, surat pengunduran diri juga sebagai pemberitahuan bagi pihak perusahaan.

Agar karyawan yang mengundurkan diri dapat mengetahui referensi surat resign yang benar, detikJateng telah merangkum informasinya. Simak penjelasan cara membuat surat resign melalui artikel berikut ini!

Prosedur Karyawan Ketika Mengajukan Resign

Sebelum mengetahui cara membuat surat resign, tidak ada salahnya bagi karyawan untuk mengetahui prosedur ketika mengajukan resign secara umum. Seperti dijelaskan melalui buku 'Kompensasi & SOP Pemberhentian Tenaga Kerja Berdasarkan Aturan Pemerintah', resign atau mengundurkan diri biasanya dilakukan melalui prosedur yang berlaku. Adapun prosedur karyawan ketika mengajukan resign di antaranya:

1. Karyawan menyampaikan keinginannya untuk resign kepada atasannya, sekaligus alasan pengunduran dirinya
2. Karyawan membuat surat resign, diajukan kepada atasan, manajer, kepala departemen atau divisi, dan terakhir bagian HRD
3. Setelah surat pengunduran diri diterima dan disetujui, karyawan tersebut tetap bekerja hingga satu bulan ke depan
4. Sistem satu bulan kerja setelah pengajuan resign disebut sebagai one-month-notice
5. Selama satu bulan tersebut, karyawan akan melakukan proses transfer pekerjaan yang nantinya akan ditinggalkannya kepada karyawan baru yang akan menggantikan

Struktur Membuat Surat Resign

Lantas bagaimana cara membuat surat resign? Secara umum, surat resign berisikan hal-hal yang berkaitan dengan alasan dan waktu pengunduran diri. Cara membuat surat resign dapat diketahui dengan memahami struktur yang terdapat di dalam surat. Berdasarkan informasi yang dikutip dari buku 'Berani Resign!', berikut struktur surat resign:

1. Header

Berisi tanggal pembuatan surat, nama, dan alamat atasan yang dituju. Karyawan dapat menyertakan informasi pribadi pada bagian ini.

2. Isi

Berupa salam, informasi tentang rencana pengunduran tinggi, tanggal mengundurkan diri, alasan mengajukan resign. Jika karyawan membutuhkan surat referensi dari kantor, dapat mencantumkannya pada bagian ini.

3. Penutup

Bagian ini berupa salam penutup, tanda tangan, dan nama terang.

Tips Membuat Surat Resign

Bagi detikers yang mungkin berencana untuk mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan, terdapat sejumlah tips yang dapat diterapkan dalam surat resign. Masih merujuk dari sumber sebelumnya, berikut sejumlah tips membuat surat resign:

1. Buatlah secara singkat dan tidak bertele-tele
2. Ungkapkan alasan resign dengan jelas
3. Tulis dengan kalimat yang positif
4. Berisi informasi kapan akan meninggalkan perusahaan
5. Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan oleh perusahaan

Contoh Surat Resign dalam Bahasa Indonesia

Terdapat dua jenis surat resign yang biasanya dipakai oleh karyawan, yaitu surat pengunduran diri dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Agar dapat menulis surat pengunduran diri dengan baik, terdapat salah satu contoh yang dapat dijadikan referensi bagi detikers. Masih mengutip dari sumber yang sama, berikut contoh surat resign bahasa Indonesia:

Yogyakarta, 11 Januari 2019

Bapak Jonathan Christie
Pimpinan PT Kairos
Jalan Kaliurang, Yogyakarta

Salam hormat,

Saya yang bertandatangan di bawah ini,
Nama : Kidung Arunika
Alamat : Jalan Colombo No. 78A, Yogyakarta
Jabatan : Account Officer

Melalui surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan Account Officer di PT Kairos terhitung sejak tanggal 14 Februari 2019.

Pengunduran diri ini saya lakukan dengan penuh kesadaran dan tidak ada tekanan dari pihak manapun. Adapun alasan saya mengundurkan diri karena saya akan fokus untuk menjalankan bisnis crafting yang selama ini saya kelola.

Sebelum saya meninggalkan kantor, saya berjanji akan menyelesaikan seluruh tugas dan kewajiban saya di kantor ini. Saya juga bersedia untuk membantu proses peralihan pekerjaan dan pendelegasian tugas kepada rekan-rekan yang lain terkait pengunduran diri saya.

Pada kesempatan ini, saya juga ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada perusahaan atas kepercayaan yang telah diberikan kepada saya untuk berkarir di tempat ini. Selama saya bekerja, ada begitu banyak pembelajaran serta pengalaman baru yang saya peroleh dan itu akan sangat berguna untuk kehidupan saya di masa mendatang. Saya juga minta maaf jika selama bekerja ada salah kata maupun tindakan yang saya perbuat.

Meski kelak saya sudah tidak menjadi bagian dari keluarga besar perusahaan ini, semoga hubungan kekeluargaan tetap berjalan dengan baik. Saya juga berharap semoga perusahaan yang Bapak pimpin semakin sukses dan berkembang.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat. Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,
Kidung Arunika

Contoh Surat Resign dalam Bahasa Inggris

Selain surat resign bahasa Indonesia, terdapat juga surat resign dalam bahasa Inggris. Dikutip dari The Muse, berikut contoh surat pengunduran diri bahasa Inggris dengan one-month-notice yang dapat dijadikan referensi bagi karyawan:

[Month] [Day], [Year]

Dear [Your Boss' Name],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as a [position title] with [Company Name]. My last day will be [your last day-usually at least one month from the date you give notice].

Thank you so much for the opportunity to work in this position for the past [amount of time you've been in the role]. I've greatly enjoyed and appreciated the opportunities I've had [a few of your favorite job responsibilities]. I've learned [a few specific things you've learned on the job], all of which I will take with me throughout my career.

During my last month, I'll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there's anything else I can do to help during the transition.

I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,

[Your Name]

Demikian tadi rangkuman mengenai cara membuat surat resign yang dilengkapi dengan tips dan contohnya. Semoga bermanfaat!

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai