9 Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan hingga Musyawarah, Bisa Via WhatsApp

Sebelum suatu rapat digelar, surat undangan wajib disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Terlebih jika para peserta rapat berada di tempat-tempat terpisah. Dengan demikian, rapat berlangsung lancar sesuai rencana.

Disadur dari buku Komunikasi Perkantoran Modern tulisan Nelly Armayanti dan Rangga Restu Prayogo, surat undangan rapat disampaikan paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan. Namun, bisa juga disesuaikan sesuai kondisi masing-masing.

Yang terpenting, surat undangan tidak boleh disampaikan mendadak, kecuali ada hal penting. Informasi di dalam surat undangan juga harus lengkap, mulai dari hari, tanggal, jam, hingga acara rapat. Berbekal informasi-informasi ini, peserta rapat dapat menyiapkan diri sebaik mungkin.

Gaya bahasa surat undangan rapat umumnya formal. Alasannya, gaya bahasa ini menunjukkan sikap hormat dan sopan, menjaga kesan profesional, menghindari salah paham, dan mencerminkan citra lembaga atau instansi.

Nah, seperti apakah contoh surat undangan rapat yang benar? Di bawah ini deretan contohnya, baik surat hardcopy maupun sekadar dikirim melalui percakapan WhatsApp.

Contoh Surat Undangan Rapat

Contoh #1: Surat Undangan Musyawarah

(sumber: undangan musyawarah pembentukan Koperasi Merah Putih Desa oleh Pemkab Kapuas Hulu)

[KOP SURAT]

No Surat: 140/53/Des-Knk/Pem.2025
Perihal: Undangan Musyawarah Pembentukan Koperasi Merah Putih Desa

Yth: Kepada Camat Semitau
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan perihal di atas, maka dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri kegiatan Musyawarah Pembentukan Koperasi Merah Putih Desa Tahun 2025, yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Selasa, 27 Mei 2025
Waktu: 09.00 WIB-Selesai
Tempat: Kantor Desa Kenerak

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan banyak terima kasih.

Kenerak, 26 Mei 2025
Kepala Desa Kenerak

[TANDA TANGAN KEPALA DESA]
[NAMA KEPALA DESA]

Contoh #2: Surat Undangan Rapat Perusahaan

PT Antariksa Antariksa Antariksa
Jl. Angkasa Raya Blok B2 No. 99999, Kecamatan Antartika, Antartika Selatan 12410 Telp. (021) 777-9999 | Email: sekretariat@antarika.co.id

Jakarta, 13 November 2025
Nomor: 012/HRD-BKM/XI/2025
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Peluncuran Produk Inovasi Q4
Lampiran: 1 (satu) lembar agenda rapat

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara(i)
Nama Tertera di Daftar Undangan
di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan persiapan akhir peluncuran produk inovasi kuartal IV dan perlunya sinkronisasi lintas divisi, bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara(i) untuk hadir pada:

• Hari/Tanggal: Senin, 24 November 2025
• Waktu: 09.00-12.00 WIB (Registrasi mulai 08.30 WIB)
• Tempat: Ruang Rapat Andromeda, Lantai 4, Gedung PT Antariksa Antariksa Antariksa

Agenda Rapat :

• Pembukaan dan tujuan rapat (5 menit)
• Presentasi akhir konsep produk & roadmap peluncuran - Divisi R&D (25 menit)
• Strategi pemasaran dan rencana kampanye - Divisi Pemasaran (20 menit)
• Estimasi biaya produksi dan alokasi anggaran - Divisi Produksi & Keuangan (20 menit)
• Penentuan struktur tim proyek dan kebutuhan SDM - HRD (15 menit)
• Koordinasi supply chain dan logistik pra-peluncuran - Divisi Operasional (15 menit)
• Sesi tanya jawab dan keputusan tindak lanjut (15 menit)
• Penutup dan ringkasan notulen (5 meni)

Lampiran / Bahan yang dimohon dibawa :

• Draft proposal produk (softcopy & cetak)
• Estimasi anggaran awal (file Excel)
• Hasil riset pasar ringkas (jika tersedia)

Catatan penting :

• Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat Jumat, 21 November 2025 melalui email: sekretariat@antariksa.co.id atau telepon (021) 777-9999 ext. 210 (Ibu Nina).
• Acara dimulai tepat waktu; mohon hadir 15 menit lebih awal untuk registrasi.
• Busana rapat: rapi/business casual. Untuk keperluan dokumentasi, rapat akan dibuat notulen dan direkam audio.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara(i) dapat hadir dan memberikan masukan konstruktif demi kelancaran peluncuran produk. Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT Antariksa Antariksa Antariksa

Contoh #3: Surat Undangan Rapat Kepanitiaan

(sumber: undangan rapat Panitia Kegiatan Yadnya Saraswati 2021 di IAHN Gde Pudja Mataram)

[KOP SURAT]

Mataram, 19 Januari 2021

Nomor: 01/PAN-PUJAWALI/IAHN/1/2021
Lampiran: -
Perihal: Rapat Koordinasi

Kepada
Yth. Bapak/Ibu: [NAMA PENERIMA UNDANGAN]
di
Mataram

Om Swastyastu,
Sehubungan dengan Kegiatan Yadnya Saraswati IAHN Gde Pudja Mataram yang akan dilaksanakan pada tanggal 30 Januari 2021. Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara rapat koordinasi kegiatan Yadnya Saraswati yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Rabu, 20 Oktober 2021
Waktu: 09.00-Selesai
Acara: Rapat Koordinasi Panitia
Tempat: Ruang Rapat Lantai II Rektorat IAHN Gde Pudja Mataram

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Om Santih Santih Santih Om

Panitia Kegiatan Yadnya Saraswati
IAHN Gdje Pudja Mataram
Ketua,

[TANDA TANGAN KETUA]
[NAMA KETUA]
[NIP KETUA]

Contoh #4: Surat Undangan Rapat RT

(sumber: undangan RT 58 RW 13 Kelurahan Munjul Jaya Purwakarta tahun 2019)

[KOP SURAT]

Kamis, 14 Februari 2019

Nomor: 01/PGJI-58/13/II/2019
Lampiran:....
Perihal: Undangan

Kepada Yth:
Pengurus RT 58/13 Periode 2019-2022
Di tempat

Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan telah terbentuknya kepengurusan RT 58/13 Periode 2019-2022, maka dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada:

Hari: Sabtu, 16 Februari 2019
Waktu: 20.00 WIB-Selesai
Agenda: Persiapan/Pembahasan Program Kerja
Tempat: Rumah Ketua RT (Blok E10 No.01)

Mengingat pentingnya acara tersebut diharapkan partisipasi dan dukungan serta kehadiran Bapak/Ibu/Saudara. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Pengurus RT 58/RW 13
Perum Pondok Griya Jaya Indah

[TANDA TANGAN KETUA RT DAN SEKRETARIS]
[NAMA KETUA RT DAN SEKRETARIS]

Contoh #5: Surat Undangan Rapat Via WA

UNDANGAN RAPAT

Selamat pagi/siang Bapak/Ibu 🙏
Mohon kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal:
Waktu:
Tempat:
Agenda:

Diharapkan kehadiran tepat waktu agar rapat dapat berjalan lancar dan efisien.
Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Salam hormat,

[NAMA & JABATAN PENGUNDANG]

Contoh #6: Surat Undangan Rapat Wali Murid

(sumber: undangan rapat dari SMA N 4 Kupang tahun 2024)

[KOP SURAT]

Kupang, 26 Juni 2024

Nomor: 422/279/SMAN.4/06/2024
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat

Yth Orang Tua/Wali Siswa Kelas X
(Siswa yang telah dinyatakan lulus dan telah melakukan pendaftaran ulang)
Di tempat.

Dengan hormat,
Melalui surat ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri Rapat Komite yang dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Rabu, 26 Juni 2024
Waktu: Jam 09.00 WITA-Selesai
Tempat: Aula SMA Negeri 4 Kupang

Mengingat pentingnya rapat dimaksud, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Demikian undangan kami, atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.

Mengetahui
Ketua Komite,

[TANDA TANGAN & NAMA]

Kepala Sekolah,

[TANDA TANGAN, NAMA, DAN NIP]

Contoh #7: Surat Undangan Rapat OSIS Via WA

Halo teman-teman pengurus OSIS yang super aktif dan penuh ide keren!

Kita udah lama nggak kumpul bareng nih buat ngobrolin kegiatan OSIS. Nah, supaya semua rencana kita jalan dengan lancar dan ide-ide seru nggak cuma numpuk di kepala, kita bakal ngadain rapat internal pengurus.

Rapatnya bakal diadain pada Selasa, 29 Agustus 2025 pukul 08.00 WIB di Sekretariat Osis.

Di rapat kali ini, kita bakal bahas:

• Review kegiatan terakhir yang udah kita jalanin
• Persiapan acara berikutnya (yang dijamin bakal seru banget)
• Pembagian tugas dan ide kreatif dari tiap divisi

Kita pengen rapat ini santai aja, tapi tetap fokus dan produktif. Jadi, siapin semangat, catatan, dan secangkir ide brilian kalian. Biar nanti nggak cuma rapat, tapi juga ajang curah pikiran dan tawa bareng.

Kalau ada yang nggak bisa hadir, kabarin di grup ya biar kita bisa update hasilnya. Sampai ketemu di rapat, dan ingat, OSIS keren bukan karena rapatnya lama, tapi karena kerjanya nyata!

Salam semangat,
Sekretaris OSIS/Koordinator Rapat

Contoh #8: Surat Undangan Rapat Karang Taruna

(sumber: undangan rapat Karang Taruna Kapanewon Temon Kulon Progo tahun 2022)

[KOP SURAT]

Temon, 16 November 2022

Nomor: 005/0311
Sifat: Segera
Lampiran: -
Hal: Undangan Rapat Koordinasi Karang Taruna

Yth. Terlampir
Di tempat

Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada pertemuan yang akan diselenggarakan pada:

Hari: Jumat
Tanggal: 18 November 2022
Waktu: 13.00 WIB sd Selesai
Tempat: Pendopo Kapanewon Temon
Acara: Rapat Koordinasi Karang Taruna

Demikian atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih.

[TANDA TANGAN]
[NAMA PANEWU TEMON]

[LAMPIRAN DAFTAR PENERIMA SURAT]

Contoh #9: Surat Undangan Rapat Pengurus Masjid

[KOP SURAT]

UNDANGAN RAPAT PENGURUS MASJID
Nomor: 012/PM-ALF/XI/2025

بِسْمِ اللّٰهِ الرَّحْمٰنِ الرَّحِيْمِ
Assalāmu'alaikum Warahmatullāhi Wabarakātuh

Segala puji hanya milik Allah Subḥānahu Wa Ta'ālā, Tuhan semesta alam, yang telah melimpahkan rahmat, taufik, dan hidayah-Nya kepada kita semua. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad Ṣallallāhu 'Alaihi Wasallam, beserta keluarga, sahabat, dan seluruh umatnya hingga akhir zaman.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan pembahasan program kerja dan pengelolaan kegiatan Masjid Al-Falah untuk periode 2022-2025, maka dengan ini kami mengundang seluruh pengurus Masjid Al-Falah untuk hadir dalam rapat koordinasi yang insyaAllah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Jumat, 2 November 2022
Waktu: Setelah sholat Isya
Tempat: Aula Serbaguna Masjid Al-Falah
Agenda Rapat:

• Evaluasi kegiatan rutin masjid (kajian, takmir, dan sosial)
• Pembahasan program kerja semester berikutnya
• Pengelolaan keuangan dan dana sosial umat
• Persiapan kegiatan Ramadhan/Hari Besar Islam
• Pembentukan panitia kegiatan khusus
• Saran dan masukan dari para pengurus

Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara(i) dalam rapat tersebut tepat pada waktunya. Semoga kebersamaan dan musyawarah ini menjadi ladang amal serta membawa keberkahan bagi kemajuan syiar Islam di lingkungan kita.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan jazākumullāhu khairan katsīrā.

Wassalāmu'alaikum Warahmatullāhi Wabarakātuh.

Pengurus Masjid Al-Falah

Nah, itulah 9 contoh surat undangan rapat di perusahaan hingga organisasi. Semoga contoh-contohnya membantu, ya, detikers!

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai

Siap-siap "War" Tiket Indonesia Vs Argentina Segera Dimulai