Tata Cara Penulisan Nomor Surat Resmi untuk Dinas yang Baik dan Benar

Ilustrasi surat wasiat. — Ilustrasi menulis nomor surat resmi untuk dinas Foto: Pressfoto/Freepik

Daftar Isi

Komponen pada Nomor Surat

1. Nomor Urut Penulisan Surat

2. Kode Jenis Surat atau Divisi

3. Kode Nama Instansi atau Dinas

4. Kode Bulan Pembuatan Surat

5. Tahun Pembuatan Surat

Tata Cara Penulisan Nomor Surat Resmi untuk Dinas

Contoh yang Benar

Contoh yang Salah

Solo -

Setiap surat yang diterbitkan oleh instansi atau dinas selalu disertai dengan nomor surat. Penomoran tersebut pun tidak sembarangan. Terdapat tata cara penulisan nomor surat resmi untuk dinas yang sebaiknya kita pahami.

Tujuan dari penulisan nomor surat sendiri adalah memudahkan pengarsipan. Selain itu, nomor surat yang urut dan teratur juga berperan untuk menjaga keberlanjutan komunikasi di dalam dinas maupun instansi.

Kali ini, detikers berkesempatan untuk memahami tata cara penulisan nomor surat resmi berdasarkan buku Mahir Membuat Surat Dinas dalam Sekejap oleh Indri Saraswati.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Komponen pada Nomor Surat

Sebelum memahami tata cara penulisan nomor surat resmi, mari pahami komponen apa saja yang harus ada di dalamnya!

1. Nomor Urut Penulisan Surat

Nomor urut penulisan surat harus ditempatkan di awal sebagai identifikasi unik untuk setiap surat yang dikeluarkan. Misalnya, "030" pada contoh: 030/M2/LMJ/XI/23. Artinya, ini adalah surat ke-30 yang dikeluarkan oleh dinas tersebut.

2. Kode Jenis Surat atau Divisi

Setiap surat perlu dilengkapi dengan kode jenis surat atau divisi yang mengeluarkan surat. Contoh, "M2" pada 030/M2/LMJ/XI/23, di mana kode "M2" mungkin merujuk pada jenis surat atau divisi tertentu.

3. Kode Nama Instansi atau Dinas

Kode yang menerangkan nama instansi atau dinas perlu dimasukkan untuk memberikan informasi lebih lanjut. Misalnya, "LMJ" pada 030/M2/LMJ/XI/23 bisa mengacu pada nama instansi atau dinas yang bersangkutan. Untuk pemberian kode nama instansi atau jenis surat bisa disesuaikan dengan masing-masing instansi.

4. Kode Bulan Pembuatan Surat

Penyertaan kode bulan surat dibuat membantu dalam penentuan waktu pengiriman surat. Misalnya, "XI" pada 030/M2/LMJ/XI/23 merujuk pada bulan kesebelas dalam setahun, yaitu November.

5. Tahun Pembuatan Surat

Terakhir, tahun pembuatan surat juga wajib dicantumkan dalam nomor surat. Umumnya, penulisan tahun terletak di bagian terakhir. Contohnya ada pada nomor surat 030/M2/LMJ/XI/23, angka "23" tersebut menunjukkan tahun 2023.

Tata Cara Penulisan Nomor Surat Resmi untuk Dinas

Cara penulisan nomor surat yang baik dan benar sangat diperlukan untuk memastikan identifikasi yang jelas terhadap setiap surat yang dikeluarkan. Sebenarnya ada begitu banyak variasi cara pemberian nomor surat yang disesuaikan dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh instansi atau organisasi masing-masing.

Terdapat situasi di mana nomor surat tidak mencakup kode bulan dan tanpa mencantumkan kode jenis surat. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan dalam proses penomoran surat. Berikut adalah gambaran mengenai cara penulisan nomor surat yang dapat dianggap baik.