9 Contoh Surat Resmi Sekolah, Resmi, dan Keperluan Lainnya

Dalam keseharian, manusia senantiasa berkomunikasi dengan orang lain. Salah satu alat komunikasi tertulis yang biasa digunakan adalah surat. Secara umum surat dibedakan menjadi resmi dan tidak resmi.

Artikel ini secara khusus mengulas tentang contoh surat resmi yang digunakan sebagai sarana administrasi. Supaya lebih jelas, simak penjelasan di bawah ini sampai habis, ya.

Pengertian Surat Resmi

Menurut Sudarasa dalam bukunya Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia, surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas atau kegiatan instansi atau keorganisasian.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Sederhananya, surat resmi digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi adalah surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain semacamnya.

Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan

1. Contoh Surat Resmi dari Sekolah

Contoh surat resmi undangan sekolah. Foto: Arza Hamiansyah/Academia edu.

2. Contoh Surat Resmi Undangan Wali Murid

Contih surat resmi undangan wali murid. Foto: Wisnu Wardana/Academia edu.

3. Contoh Surat Resmi Undangan Permohonan Sebagai Pembicara

Contoh surat resmi undangan menjadi pembicara. Foto: Cornellys Graharjuna Samudra/Academia edu

4. Contoh Surat Resmi Permohonan oleh Dinas

Contoh surat resmi permohonan oleh dinas. Foto: Pemkab Bintan

5. Surat Resmi Undangan Perayaan Isra Mi'raj

Contoh surat resmi undangan perayaan Isra' Mi'raj. Foto: Fatayat Nahdlatul 'Ulama Jombang

6. Contoh Surat Resmi Dinas Pendidikan

Contoh surat resmi dinas pendidikan. Foto: SMA Negeri 12 Berau Kalimantan Timur

7. Contoh Surat Resmi dari Kementerian Agama

Contoh surat resmi Kementerian Agama. Foto: Muhammad Khairul Muhib/Scribd.

8. Contoh Surat Resmi Stasiun Pusat Televisi Republik Indonesia

Contoh surat resmi dari stasiun televisi TVRI. Foto: Seri Penyuluhan 2 Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia/Repositori Kemdikbud.

9. Contoh Surat Resmi Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Contoh surat resmi Contoh Surat Resmi Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Foto: Seri Penyuluhan 2 Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia/Repositori Kemdikbud

Ciri-ciri Surat Resmi dan Tujuan Pembuatannya

Berdasarkan pengertian contoh di atas, ciri-ciri surat resmi adalah.:

Terdapat kop surat
Ada nomor surat, perihal, dan lampiran
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Menggunakan ragam bahasa yang baku dan resmi
Ada cap atau stempel dari lembaga, organisasi, atau perusahaan yang bersangkutan.

Terkait tujuan pembuatan, surat resmi biasanya mewakili organisasi untum memberikan tugas atau wewenang pada krunya. Lengkapnya dijelaskan dalam buku Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi untuk SMP/MTS yang ditulis Nadya Safira yaitu:

Penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan pemerintahan
Pernyataan pendapatan dari instansi lain dan dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya
Sebagai pengelolaan administrasi
Sebagai surat penugasan
Sebagai surat izin.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Sebelum membuat surat resmi, ada baiknya kita untuk mengetahui bagian-bagian dalam surat resmi terlebih dahulu.

Berdasarkan penjelasan di atas, sebelum memulai untuk membuat surat resmi, penting bagi kita untuk memahami strukturnya. Berikut adalah struktur atau bagian-bagian penting dalam surat resmi:

1. Kop Surat

Kop surat adalah bagian paling atas dalam surat yang memuat informasi tentang instansi, seperti nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat memuat informasi mengenai dimana dan kapan surat tersebut dibuat. Contoh penulisan tanggal yang benar adalah: Surabaya, 17 Agustus 2023

3. Nomor Surat

Bagian ini berhubungan dengan nomor surat instansi yang bersangkutan. Biasanya nomor surat memuat nomor urut surat keluar, kode, serta bulan dan tahun pembuatan surat. Nomor surat umumnya memiliki format sebagai berikut: nomor urut surat/kode surat/angka bulan/angka tahun.

Contoh Nomor Surat: 177/SK/V/2023

Adapun penomoran surat berfungsi untuk:
Memudahkan penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

4. Lampiran

Lampiran adalah bagian surat yang mencantumkan petunjuk mengenai dokumen tambahan yang disertakan atau dilampirkan.

5. Hal/perihal

Bagian hal/perihal surat berisi pernyataan tentang masalah yang hendak dikemukakan dalam surat. Contoh hal/perihal di dalam surat adalah sebagai

berikut:

Perihal : Undangan rapat

6. Alamat Surat

Alamat surat berisi nama lengkap, identitas, atau alamat dari pihak yang akan menerima surat.

Contoh:
Yth. Dewi Sari Sumitro, S.S., M.Pd.
Jalan Matraman Dalam 2 No. 7
Jakarta

7. Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dan penghormatan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,
Salam Pramuka,
Assalamualaikum Wr. Wb.

8. Isi Surat

Isi surat memuat hal utama yang ingin disampaikan dalam surat. Isi surat terdiri dari tiga bagian penting, yaitu pembuka, isi, dan penutup.

9. Salam penutup

Salam penutup adalah salam penghormatan penulis surat terhadap pihak yang akan menerima surat. Bagian ini biasanya menggunakan kata "Hormat saya", "Hormat kami", "Wassalam". Penulisan salam penutup diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Pengirim Surat

Pengirim surat adalah pihak yang membuat dan bertanggung jawab terhadap isi surat. Umumnya, terdapat sejumlah unsur penting dalam bagian pengirim surat, antara lain jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap dinas, nama terang pengirim, dan keterangan pendukung lainnya seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).