Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar untuk Berbagai Kebutuhan

Surat dinas merupakan alat komunikasi tertulis antara dua pihak yang menyangkut perihal kedinasan atau kelembagaan. Dalam penulisannya, dibutuhkan pemakaian Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) agar menghasilkan tulisan yang padu dan pesan bisa disampaikan dengan baik.

Surat dinas digunakan untuk urusan resmi yang ditujukan kepada instansi pemerintah, lembaga swasta, dan juga perorangan. Isi dari surat dinas biasanya berupa pemberitahuan, laporan, pernyataan, permintaan terhadap hal tertentu, dan sebagainya.

Sebelum beralih ke contoh surat dinas, simak struktur pembuatan surat dinas terlebih dahulu sehingga Anda paham format penulisan yang baik dan benar.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Struktur Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat dinas bersifat resmi dan formal, sehingga penting untuk mengikuti struktur surat dinas agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian isi pesan ke pihak lain. Dikutip dari buku Bestie Book Bahasa Indonesia SMP/MTs Kelas VII, VII, & IX oleh The King Eduka, berikut struktur atau format penulisan surat dinas.

1. Kop Surat

Isi bagian ini dengan nama lembaga atau instansi, tambahkan informasi lain seperti logo, alamat, serta nomor kontak lembaga.

2. Nomor Surat

Tuliskan kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan sebagai identitas dan untuk memastikan kebenaran surat.

3. Tanggal Surat

Berisi keterangan tanggal kapan surat itu dikirim.

4. Lampiran

Lampiran surat dinas berisi tentang dokumen tambahan atau pendukung yang memantapkan dokumen utama.

5. Perihal

Hal/perihal surat dinas merupakan isi surat yang ditulis secara singkat.

6. Alamat Surat

Alamat surat berisi nama lembaga atau instansi. Contoh: Yth. Kepala Cabang (nama perusahaan).

Contoh lain:

Yth. Rianti, S.Pd.
Jalan Medang Raya Nomor 84
Jakarta

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan pembukaan isi surat dinas. Contoh salam pembuka: Dengan hormat.

8. Paragraf Pembuka

Isi paragraf pembuka dalam surat dinas dengan tujuan atau alasan mengapa surat tersebut dikirim.

9. Inti Surat

Berisi isi surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

10. Paragraf Penutup

Berisi ucapan terima kasih dan penutup lain yang diperlukan.

11. Salam Penutup

Seperti halnya salam pembuka, salam penutup berfungsi untuk menutup pembicaraan. Contoh: Hormat kami.

12. Nama dan Tanda Tangan

Berupa nama dan tanda tangan penulis atau pengirim yang bertanggung jawab atas keabsahan surat tersebut.

Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas

Dikutip dari buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas Oleh Ruslan, surat dinas adalah surat yang bersangkutan dengan kelembagaan, jabatan, atau kedinasan. Sedangkan surat pribadi adalah surat yang ditujukan untuk tujuan pribadi yang tidak berhubungan dengan kelembagaan.

Penggunaan bahasa pun berbeda. Surat dinas memakai bahasa baku dan bersifat resmi sedangkan surat pribadi menggunakan bahasa tidak baku atau santai dan bersifat tidak resmi yang mengandung keperluan pribadi penulis.