Tender Adalah: Fungsi, Syarat, dan Tahapannya

Pernahkah kamu mendengar istilah tender? Istilah ini biasanya banyak digunakan dalam acara bazar maupun proyek-proyek besar. Tapi, apa kamu tahu apa itu tender?

Tender adalah kegiatan penawaran dengan tujuan untuk menyeleksi perusahaan yang layak mengerjakan suatu pekerjaan. Untuk lebih jelasnya, simak pengertian, fungsi, syarat, dan tahapan proses tender berikut ini.

Tender Adalah

Dikutip dari skripsi karya Kurniawan F dalam situs Universitas Muhammadiyah Gresik, tender adalah rangkaian kegiatan penawaran yang dilakukan suatu pihak terhadap pihak lain yang didasari dengan perjanjian khusus. Tender bertujuan untuk menyeleksi, memperoleh, dan menetapkan perusahaan atau organisasi mana yang paling layak dan pantas untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.

Dari pengertian di atas, dapat dilihat bahwa tender berkaitan erat dengan kegiatan menyuruh atau memberi wewenang pada pihak lain untuk melakukan pekerjaan sesuai perjanjian yang ada. Menurut KBBI, tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang.

Sementara itu, menurut e-paper bertajuk Definisi Tender yang diunggah Siti Nur Ain Sahat melalui laman Scribd, tender adalah salah satu cara ampuh untuk mendapatkan kontrak jual beli dalam skala besar dan memperluas usaha yang kamu miliki.

Fungsi Tender

Umumnya, fungsi tender adalah untuk mengajukan tawaran harga guna melakukan aktivitas berikut ini..

• Membeli barang atau jasa.
• Menjual barang atau jasa.
• Memborong atau melaksanakan suatu pekerjaan.
• Mengadakan barang atau jasa.

Persyaratan Tender

Untuk bisa mengikuti tender, terdapat beberapa syarat dan ketentuan yang harus diikuti. Hal ini bertujuan untuk memperlancar proses seleksi oleh pemberi tender. Mengutip laman PBJ Metro Kota, beberapa persyaratan dan ketentuan dalam mengajukan tender adalah sebagai berikut.

1. Legalitas perusahaan, dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan dokumen kualifikasi lain.
2. Carilah informasi pengadaan yang terdapat di media massa atau di portal e-procurement milik pemerintah daerah. Kamu juga bisa datangi langsung lembaga yang bersangkutan, seperti Eproc.
3. Periksa dokumen tender untuk mengetahui metode penilaian dokumen yang akan dilakukan Pejabat Pengadaan. Periksa pula apakah dokumen penawaran telah sesuai dengan hal-hal atau item pekerjaan yang diminta.
4. Teliti dalam mengisi dokumen penawaran. Perhatikan apa yang diminta pada setiap bagian.
5. Hindari upaya mengintimidasi calon tender lainnya.
6. Apabila perusahaanmu terpilih sebagai pemenang tender, sediakanlah barang atau jasa sesuai dengan spesifikasi, jenis, dan jumlah yang tertera pada dokumen penawaran.

Tahapan Proses Tender

Dilansir laman PBJ Metro Kota, tahapan proses tender adalah sebagai berikut.

1. Penerimaan Pengajuan Pengadaan

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Pengajuan pengadaan yang diterima akan diteliti dan dikembalikan pada pemakai apabila tidak sesuai dengan persyaratan persetujuan. Hal ini termasuk kelengkapan HPS/OE/EE.
• Jumlah peserta untuk tender skala kecil paling sedikit 3 penyedia eksternal dan untuk tender skala sedang dan besar minimal 5 penyedia eksternal.

2. Pengumuman Tender

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Mempersiapkan dokumen tender yang berisi syarat administrasi dan teknis.
• Membuat pengumuman tender pengadaan dan dokumen tender lainnya secara online.
• Mempublikasikan pengumuman tender pada aplikasi E-Procurement.

3. Pemastian Jumlah Penyedia Eksternal yang Mendaftar

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Memastikan jumlah penyedia eksternal yang mendaftar telah sesuai persyaratan, yakni minimal 3 untuk tender kecil dan 5 untuk tender sedang dan besar.
• Memperpanjang waktu pengumuman apabila jumlah penyedia eksternal belum memenuhi syarat.

4. Verifikasi Administrasi dan Teknis

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Memastikan penyedia eksternal yang mendaftar telah memasukkan data administrasi dan teknis di aplikasi E-Procurement.
• Melakukan seleksi administrasi dan teknis terhadap penyedia eksternal yang telah mendaftar. Proses ini tidak boleh lebih dari 7 hari.
• Menyampaikan hasil seleksi administrasi dan teknis beserta informasi mengenai tahapan proses berikutnya pada seluruh penyedia eksternal.

5. Pemastian Jumlah Penyedia Eksternal yang Lulus Seleksi

Pada tahap ini, akan dipastikan bahwa jumlah penyedia eksternal yang lulus seleksi administrasi dan teknis kurang dari 3 penyedia eksternal.

6. Tender Ulang

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Membuat pengumuman mengenai tender ulang apabila jumlah peserta lulus seleksi administrasi dan teknis kurang dari 2 untuk skala kecil dan kurang dari 3 untuk skala sedang dan besar.
• Mempublikasikan pengumuman pengadaan di aplikasi E-Procurement.

7. Bidding

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Memberikan penjelasan rencana kerja dan syarat tender berupa spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, jadwal pemasukan, dan pembukaan penawaran.
• Memastikan penyedia eksternal telah menandatangani Pakta Integritas.
• Apabila jumlah penyedia eksternal yang hadir kurang dari syarat, seperti yang tertera pada syarat pertama di nomor 6, maka pelaksanaan tender akan diulang di hari lain. Hal ini dibuktikan dengan risalah rapat.
• Menyusun risalah rapat dan berita acara penjelasan pekerjaan yang ditandatangani oleh panitia tender dan saksi dari peserta tender.
• Memastikan penyedia eksternal memasukkan penawaran harga di aplikasi E-Procurement dalam tenggat waktu yang ditentukan.
• Melakukan negosiasi harga untuk mendapatkan harga yang wajar apabila diperlukan.

8. Penilaian Transaksi Pengadaan

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Pengguna menilai data administrasi, teknis, dan harga atas transaksi yang disampaikan oleh masing-masing penyedia eksternal.
• Meminta penambahan anggaran kepada pengguna apabila hasil negosiasi semuanya melebihi anggaran (maksimum 10 persen anggaran).

9. Persetujuan Penetapan

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Menetapkan penyedia eksternal yang terpilih untuk melakukan pengadaan sesuai hasil penilaian transaksi yang telah dilakukan di tahap sebelumnya.
• Apabila tidak disetujui, maka proses penilaian akan diulang hingga diperoleh pemenang.

10. Pengumuman Pemenang

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Mempublikasikan pengumuman pemenang kepada seluruh peserta melalui aplikasi E-Procurement.
• Menyerahkan seluruh dokumen proses tender ke bagian Divisi Umum.

11. Penunjukan dan Pelaksanaan Pengadaan

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Memastikan tanggal pemenuhan barang atau jasa sesuai hasil negosiasi di aplikasi ERP.
• Menerbitkan SPK apabila dibutuhkan.
• Menerbitkan kontrak sesuai prosedur yang tertera.
• Mendistribusikan copy dari kontrak kepada pengguna dan penerima barang atau jasa.

12. Pemastian Penyedia Eksternal Wanprestasi

Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa penyedia eksternal sanggup untuk memenuhi barang atau jasa yang telah disepakati.

13. Pemutusan Kontrak/Perjanjian

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Mengawasi jangka waktu pemenuhan atau penyelesaian pengadaan barang atau jasa dari penyedia eksternal yang terpilih.
• Menyampaikan surat teguran pertama, kedua, dan ketiga untuk mengingatkan penyedia eksternal akan kewajibannya sesuai dengan kesepakatan kontrak.
• Menerbitkan pemberitahuan pemutusan kontrak kerja sesuai dengan surat teguran yang telah disampaikan.
• Mencairkan jaminan uang muka yang diberikan oleh penyedia eksternal.

14. Penerimaan dan Pengeluaran Barang atau Jasa

Rangkaian kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

• Verifikasi hasil pekerjaan yang diterima melalui serangkaian proses pemeriksaan tertentu untuk memastikan barang atau jasa yang diterima telah sesuai dengan perjanjian.
• Apabila terdapat hasil pekerjaan yang tidak sesuai kontrak, maka dibuatlah laporan ketidaksesuaian penerimaan.
• Apabila hasil pekerjaan sesuai dengan kontrak, maka dibuatlah berita acara serah terima hasil pekerjaan.
• Menyusun bukti penerimaan gudang atas pekerjaan yang diterima.

Itulah dia beberapa hal seputar tender, mulai dari pengertian, fungsi, syarat, hingga tahapannya secara lengkap. Tender adalah rangkaian kegiatan penawaran yang sebenarnya hampir mirip dengan lelang yang dilakukan dalam bidang jual beli. Tujuan tender adalah untuk menyeleksi dan menetapkan perusahaan atau organisasi mana yang paling layak dan pantas untuk mengerjakan pekerjaan tertentu. Bagaimana, sudah tidak bingung lagi dengan istilah tender, bukan?

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi