Memahami Purchasing Adalah: Jenis, Proses, dan Tugasnya

Purchasing adalah suatu usaha dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu pengiriman yang tepat.

Purchasing menjadi salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya suatu perusahaan.

Mengapa purchasing begitu penting? Yuk ketahui lebih lanjut dengan menyimak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Purchasing

Menurut jurnal UII, purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Tujuan utama dari purchasing department adalah:

• untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan,
• meminimalkan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang,
• menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan
• memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan.

Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima, serta mengawasi penyimpanan dan pemakaian yang tepat.

Purchasing menjadi salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada di suatu perusahaan atau restoran, seperti administrasi, pembukuan, penjualan, dan pemasaran.

Jenis Purchasing

Ada 4 jenis purchasing menurut penerapan barang dan jasa. Mengutip e procurement Indonesia dari PT ITPI technology, berikut penjelasannya:

1. Personal Purchasing

Personal purchasing adalah menerima barang dan jasa untuk kepentingan pribadi.

Pengerjaannya lebih singkat, hanya saja perlu pembelian barang dan jasa, juga memeriksanya supaya kondisinya sesuai dengan keperluan.

2. Mercantile Purchasing

Mercantile purchasing adalah sebuah pengerjaan pembelian yang dilakukan dengan pihak perantara, seperti distributor atau agen.

Keuntungannya adalah tentu bisa menerima bersih kondisi dari barang atau jasa tanpa perlu pengecekan secara mendetail.

Pada umumnya, pengerjaan purchasing jenis ini menjadi alternatif sebuah bisnis kecil yang tidak bisa langsung melakukan pembelian ke pihak agen besar atau produsennya.

3. Industrial Purchasing

Industrial purchasing dilakukan untuk merubah barang mentah menjadi sebuah produk baru. Pengerjaan pembelian barang bakunya melibatkan pihak perantara sebagai penyedia barang baku.

Pengerjaan pembelian berlangsung dengan jumlah yang besar, sesuai dengan keperluan industri. Biaya pembeliannya pun dibuatkan ke dalam jadwal pembelian.

Dalam pengerjaan pembelian ini, harus ada bukti pembayaran atau fraktur yang penting untuk pembukuan keuangan industri.

4. Institutionalized atau Government Purchasing

Government purchasing adalah sebuah pengerjaan pembelian barang atau jasa yang dimaksudkan untuk kepentingan publik.

Pengerjaan pembelian pada purchasing jenis ini memiliki pengerjaan yang jauh lebih panjang dibandingkan jenis lainnya, sebab menyangkut banyak orang.

Alur/Proses Purchasing

Alur atau proses purchasing terdapat 6 tahap. Mengutip e-paper karya Adlystiani Hamidah, berikut tahapannya:

1. Purchase Requisition (PR)

Purchase requisition yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau jasa.

Biasanya, permohonan ini berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah dan harga barang), spesifikasi barang, hingga kapan barang akan dibeli.

2. Purchase Order (PO)

Purchase order yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui.

Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan supplier, termasuk di dalamnya tentang hal-hal seperti:

• detail kontrak,
• penerbitan PO yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh pejabat berwenang, hingga
• produk dikirim dan dikonfirmasi pihak supplier.

3. Good Receipt/Service Receipt

Good receipt/service receipt yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui, baik oleh pihak pemesan (customer) maupun pihak supplier/vendor.

Proses detailnya yaitu:

• penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian sore/warehouse kepada supplier/vendor,
• persetujuan barang diterima oleh pemohon, serta
• pengakuan inventory ke dalam sistem.

4. Invoicing atau A/P

Invoicing yaitu penerimaan invoice (tagihan) yang diterbitkan oleh supplier/vendor, sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (receiving).

Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara invoice dengan PO dan GR/SR, kemudian pencatatan invoice ke dalam sistem.

5. Payment

Payment yaitu proses pembayaran A/P (invoice) oleh customer kepada pihak supplier/vendor.

Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran. Bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer.

6. Retur

Retur yaitu proses pengembalian barang, dikarenakan berbagai alasan kepada pihak supplier/vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses payment dilakukan.

Tugas Purchasing

Purchasing tentu memiliki tugas yang banyak dan penting. Menurut jurnal Binus mengenai purchasing, berikut tugas purchasing:

1. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier agar proses pembelian bisa berjalan dengan baik, sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
2. Melakukan input biaya-biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang.
3. Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
4. Melakukan pembelian alat-alat, barang, seperti office supplies agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
5. Setiap nama barang atau item yang ada dalam PR (purchase requisition) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat, barang, obat, dan lain-lain yang nantinya akan dilampirkan ke dalam PR tersebut.
6. Mencari kualitas barang dan harga barang untuk keseluruhan PR dari setiap departemen yang berbeda.
7. Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman, dan pengembalian pembelian barang.
8. Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif antara departemen lainnya.
9. Menjaga komunikasi dan hubungan yang baik dengan supplier.

Skill yang Dibutuhkan Seorang Staff Purchasing

Ada beberapa skill yang dibutuhkan bila ingin menjadi staff purchasing. Menurut Blue ocean academy, ini daftarnya:

1. Ketekunan

Peran purchasing mengharuskan kamu untuk terus menangkal masalah hingga menemukan solusi tepat untuk mencapai tujuan produksi.

Jadi, ketekunan menjadi keterampilan yang penting untuk menjadi staff purchasing.

2. Membangun hubungan

Membangun hubungan menjadi keterampilan penting yang harus dimiliki dan dikembangkan oleh staf purchasing yang profesional.

Membangun dan menjaga hubungan tetap baik bisa membantu kamu melakukan yang terbaik dari setiap keadaan.

3. Negosiasi

Keterampilan negosiasi tak hanya sebatas kemampuan membeli barang dengan harga semurah mungkin.

Negosiasi juga termasuk mengkomunikasikan kualitas produk, tanggal pengiriman, dan lain sebagainya.

Seorang negosiator yang baik akan bisa memperoleh nilai terbaik dari seorang penjual sambil tetap menjalin hubungan yang baik dengannya.

4. Integritas

Integritas merupakan hal terpenting dalam kebanyakan profesi, terutama purchasing. Integritas berarti mengatakan apa yang kamu maksud dan melakukan apa yang kamu katakan.

Integritas memungkinkan orang untuk mengandalkanmu. Hal ini pun akan membantu kamu untuk dihormati, baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Itulah penjelasan mengenai purchasing, mulai dari pengertian, jenis-jenis hingga skill yang dibutuhkan untuk jadi staff purchasing. Semoga informasi ini bermanfaat ya, detikers.

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi