Mengenal Sistem Presensi Adalah: Jenis, Tujuan, dan Contohnya

Anda mungkin telah mendengar dan mengenal sistem presensi dalam kehidupan sehari-hari, misalnya saat di kantor atau sekolah. Meski umumnya tidak dibahas secara langsung, sistem presensi berperan penting dalam siklus kehidupan kantor ataupun sekolah.

Tanpa penerapan sistem presensi, baik kantor maupun sekolah dapat mengalami kekeliruan data yang merugikan pihak berwenang. Sebenarnnya, apa itu sistem presensi dan apa saja jenis, tujuan, beserta contohnya? Berikut akan dijelaskan dalam artikel ini!

Pengertian Presensi

Menurut situs Kamus Besar Bahasa Indonesia, presensi adalah kehadiran. Oleh karena itu, bila menggabungkan pengertian sistem dan presensi, sistem presensi dapat diartikan sebagai seperangkat unsur yang secara teratur dan saling berkaitan mengatur kehadiran.

Tujuan Presensi

Kantor

Berikut ini tujuan presensi untuk kantor menurut Time Doctor:

Tentunya, presensi diperhatikan dalam berbagai tempat kerja atau jenjang pendidikan untuk memenuhi tujuan tertentu. Ketidakhadiran adalah pola kebiasaan mangkir dari tugas atau kewajiban apa pun tanpa alasan yang kuat. Hal ini dapat menjadi masalah yang serius di tempat kerja atau sekolah dan harus ditangani oleh pihak berwenang. Berbagai tujuan presensi yaitu:

1. Menunjukkan Komitmen dan Dedikasi

Mengutip Time Doctor, mempertahankan kehadiran dan ketepatan waktu secara teratur merupakan hal yang sangat penting bagi setiap karyawan karena ketika seorang kandidat menerima tawaran pekerjaan, mereka berarti setuju untuk berkomitmen memberikan waktu mereka kepada perusahaan.

Oleh karena itu, seorang karyawan dengan presensi yang buruk secara konsisten akan menunjukkan bahwa mereka tidak siap untuk bekerja dengan baik di perusahaan. Sebaliknya, kehadiran yang baik mencerminkan karyawan yang berdedikasi dan bisa dipercaya dengan tugas-tugas penting.

2. Menjaga Hubungan antar Pekerja

Selanjutnya, presensi di kantor bertujuan untuk menjaga hubungan antar sesama pekerja. Ketidakhadiran yang kronis dapat berdampak buruk pada karyawan lain yang mempertahankan presensi dengan baik. Rekan kerja bisa mengalami patah semangat dan penurunan motivasi ketika seorang anggota tim sering tak hadir atau datang terlambat ke tempat kerja.

Seiring waktu, ketidakhadiran karyawan yang terjadi secara rutin dapat menyebabkan permusuhan di antara rekan kerja dan mempengaruhi keterlibatan karyawan, terutama ketika atasan tidak menegur ketidakhadiran dan keterlambatan yang tidak dapat dimaafkan.

3. Mempertahankan Kinerja yang Baik

Ketidakhadiran yang berlebihan dari seorang karyawan dapat memaksa pemimpin untuk merestrukturisasi alur kerja. Proses ini dapat menimbulkan efek domino pada seluruh organisasi, misalnya karyawan dengan presensi yang baik perlu mengambil alih pekerjaan rekan kerja mereka sambil menangani beban kerja mereka sendiri. Akibatnya, mereka harus terburu-buru atau menambah jam kerja sehingga kualitas pekerjaan terpengaruh. Oleh karena itu, presensi penting untuk mempertahankan kinerja yang baik.

4. Menekan Pengeluaran Biaya

Banyaknya karyawan yang tidak hadir akan mempengaruhi kinerja perusahaan. Ketika perusahaan memiliki banyak karyawan yang tidak hadir, perusahaan kadang terpaksa mempekerjakan lebih banyak staf untuk sementara waktu atau mengganti karyawan yang tidak hadir secara permanen untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dan hal ini membuat perusahaan mengeluarkan lebih banyak biaya. Oleh karena itu, presensi yang baik akan mempengaruhi pengeluaran biaya secara positif.

5. Mempertahankan Semangat Kerja Karyawan

Selanjutnya, presensi yang baik dapat mempertahankan semangat kerja karyawan. Ketidakhadiran karyawan umumnya akan meningkatkan beban kerja staf yang tersisa, mengakibatkan karyawan yang tersisa terdampak secara mental, seperti munculnya stres, kebencian, dan kelelahan.

Sekolah

Tujuan utama penggunaan sistem presensi siswa di sekolah adalah untuk mengotomatiskan proses kehadiran. Namun, selain itu, ada sejumlah alasan penting lainnya untuk berinvestasi dalam sistem presensi siswa di sekolah:

1. Pelacakan Kehadiran Secara Real-Time

Sistem presensi siswa membantu melacak dan menyimpan data kehadiran secara real-time. Selain kehadiran siswa dan staf, sistem ini juga membantu admin sekolah dalam memelihara dan melacak aplikasi cuti, waktu kedatangan & keberangkatan, istirahat makan siang, dan liburan anggota staf & siswa.

2. Mengotomatiskan Proses Penggajian

Jika perangkat lunak manajemen penggajian digabungkan dengan sistem presensi, proses penggajian akan menjadi otomatis dan lebih efisien. Sumber Daya Manusia (SDM) sekolah dapat dengan mudah melacak ketidakhadiran dan cuti anggota staf dalam sekali pandang hingga menyesuaikan gaji seperlunya berdasarkan informasi tersebut.

Penggunaan sistem ini juga mengurangi kemungkinan kesalahan dalam sistem penggajian karena sistem biometrik menghitung jam kerja dan hari libur dengan tepat sehingga tim SDM tidak terlalu rentan membuat kesalahan dalam tabulasi penggajian.

3. Tidak adanya Kehadiran Proksi

Pada banyak sekolah, terutama kelas yang lebih tinggi, siswa memanipulasi kehadiran harian dengan proxy. Penggunaan sistem biometrik/RFID membuat kemungkinan untuk memalsukan kehadiran sangat minim karena informasi biometrik setiap individu unik. Hal ini memastikan kehadiran siswa yang akurat tanpa ada peluang untuk manipulasi sehingga meningkatkan ketepatan waktu dan disiplin siswa.

4. Pemberitahuan Instan kepada Orang Tua

Integrasi sistem manajemen presensi siswa memungkinkan sekolah untuk melacak kehadiran dan ketidakhadiran menggunakan data biometrik. Data ini muncul secara real-time dan perangkat lunak dapat mengirim email hingga pesan otomatis kepada orang tua untuk segera memberi tahu anak mereka tidak memasuki kelas.

5. Peningkatan Keamanan Sekolah

Menggunakan sistem manajemen presensi siswa dengan perangkat lunak biometrik memastikan hanya siswa dan karyawan dengan kredensial biometrik yang valid yang dapat mengakses sekolah. Selain itu, institusi dapat memberi tahu orang tua tentang pengunjung yang datang selama jam sekolah dan melacak mereka.

Jenis Sistem Presensi

Ada banyak sistem presensi yang dapat dipilih untuk memastikan kehadiran karyawan perusahaan atau siswa dan staf di sekolah. Berbagai sistem presensi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap tempat. Berikut berbagai jenis sistem presensi:

1. Sistem Password

Salah satu jenis sistem presensi yang dapat digunakan adalah sistem password. Pada sistem ini, setiap karyawan atau siswa akan memiliki password yang berbeda-beda. Untuk mendapatkan data kehadiran, kita hanya perlu memasukkan password yang dimiliki setiap datang ke lokasi.

Kelemahan dari sistem ini adalah karyawan atau siswa dapat menitipkan atau memalsukan presensinya kepada orang lain dengan memberikan password. Tidak hanya itu, pemilik password dapat melupakan passwordnya.

2. Sistem Kartu

Jenis sistem presensi selanjutnya adalah sistem kartu. Umumnya, ID card atau kartu identitas dapat digunakan sebagai alat pendataan presensi karyawan di kantor atau siswa di sekolah.

Caranya cukup mudah karena ID card cenderung dikalungkan setiap kali karyawan atau siswa berangkat ke kantor atau sekolah. Kita cukup menempelkan kartu ke mesin pembaca presensi dan menunggu proses identifikasi sehingga kehadiran akan tercatat secara otomatis. Namun, sama seperti sistem password, kekurangan dari sistem ini adalah kemungkinan untuk memalsukan presensi dengan menitipkan kartu identitas ke orang lain.

3. Sistem Fingerprint

Menurut talenta.co, sistem satu ini menjadi salah satu sistem presensi yang paling umum digunakan oleh perusahaan. Cara kerjanya sendiri sederhana. Sebelumnya, kantor atau sekolah telah memiliki data sidik jari kita sehingga data tersebut dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan memverifikasi kita.

Mesin fingerprint dapat mengidentifikasi siapa saja yang menempelkan jarinya karena setiap orang memiliki sidik jari yang berbeda. Oleh karena itu, sistem fingerprint mampu meminimalisasi kecurangan presensi karena sulit untuk menitipkan presensinya.

4. Sistem Presensi Online

Sistem presensi keempat adalah sistem presensi online. Perkembangan teknologi yang pesat membuat presensi kini dapat dilakukan secara online juga. Melalui sistem presensi online, karyawan atau siswa dapat mencatat kehadirannya melalui internet yang datanya disimpan ke dalam database berbasis cloud.

Hal ini membuat sistem presensi online unggul dalam kepraktisan karena perusahaan atau sekolah tak perlu memiliki infrastruktur perangkat keras untuk menyimpan data presensi. Contoh penyedia sistem presensi atau absen online adalah talenta.co yang didukung dengan teknologi cloud.

Perbedaan Presensi dan Absensi

Tanpa kita sadari, presensi dan absensi seringkali digunakan secara bersamaan ketika mengecek kehadiran seseorang. Padahal, keduanya memiliki arti yang berbeda.

Sebelumnya, telah disebutkan bahwa presensi menurut laman KBBI adalah kehadiran. Di sisi lain, menurut situs yang sama, absensi memiliki arti ketidakhadiran. Oleh karena itu, ketika menyebut kata presensi, kita berarti sedang mengecek kehadiran. Sebaliknya, ketika menyebut kata absensi, yang dicek adalah ketidakhadiran.

Itulah informasi seputar presensi yang penggunaannya masih sering disamakan dengan kata absensi. Sistem presensi sendiri bermacam-macam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan tempat. Semoga detikers semakin mengenal sistem presensi, ya!

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi

Pesona Wisata Sumenep: Pantai, Sejarah, dan Tradisi