Apa Itu SOTK? Ini Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Struktur Organisasi dan Tata Kelola (SOTK) adalah bagian penting dalam sebuah organisasi yang memastikan setiap bagian dan individu di dalamnya bekerja sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya masing-masing. Namun sebelum membahas lebih jauh, sudahkah kamu tahu apa itu SOTK, detikers?

SOTK dapat kita temui pada setiap organisasi. Menurut Juliana dkk dalam buku Dasar-Dasar Manajemen, organisasi sendiri merupakan kelompok yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama.

Penasaran dengan apa itu SOTK? Mari simak penjelasan selengkapnya berikut ini yang dihimpun dari artikel ilmiah berjudul Perencanaan Sumber daya Manusia yang Berkelanjutan oleh Dr Andi Batary Citta, SE, MM, laman resmi Dinas Pertanian Kabupaten Aceh Jaya, serta laman resmi Pemerintah Kabupaten Klungkung.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Pengertian SOTK

Struktur Organisasi dan Tata Kelola, atau yang biasa dikenal sebagai SOTK adalah sistem yang dirancang untuk mengatur dan mengelola tugas, peran, serta tanggung jawab setiap anggota dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi, SOTK menjadi dasar pembentukan struktur, yang tidak hanya berfungsi sebagai pengelompokan tugas, tetapi juga sebagai pemandu arah komunikasi dan pelaporan antara individu atau departemen.

Dengan sistem ini, setiap posisi dalam organisasi memiliki fungsi dan peran yang jelas, sehingga dapat mengurangi kebingungan dalam alur kerja dan memudahkan pengawasan. SOTK juga menjadi kerangka dasar yang menentukan bagaimana berbagai elemen dalam organisasi saling berhubungan. Melalui SOTK, setiap orang di dalam organisasi memiliki pemahaman yang lebih baik tentang peran masing-masing dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap tujuan bersama.

Selain itu, SOTK memberikan pedoman tentang garis otoritas, yaitu jalur komunikasi dan keputusan yang diambil dari tingkat atas ke bawah atau sebaliknya. STOK ini menjamin keteraturan dalam koordinasi.

SOTK sangat penting untuk mencapai efektivitas dalam organisasi. Dengan adanya SOTK, organisasi dapat memastikan bahwa struktur kerja yang ada dapat berjalan dengan baik, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan. Struktur ini juga dapat berkembang sesuai perubahan kebutuhan organisasi dan beban kerja yang dihadapi.

Fungsi SOTK

Terdapat beberapa fungsi dari struktur organisasi dan tata kelola, mari simak uraian lengkapnya berikut ini!

1. Mempermudah Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

SOTK memungkinkan pembagian peran dan tanggung jawab yang lebih jelas di dalam organisasi. Dengan adanya pembagian yang spesifik ini, setiap anggota mengetahui secara pasti tugas yang harus mereka lakukan.

Kejelasan tersebut mengurangi kemungkinan terjadinya tumpang tindih tanggung jawab yang bisa menyebabkan kebingungan atau ketidakefisienan. Dengan demikian, alur kerja menjadi lebih lancar, dan setiap anggota dapat fokus pada tanggung jawab yang sudah ditetapkan.

2. Menunjukkan Struktur Hubungan Kerja

SOTK menciptakan hubungan kerja yang terstruktur antara berbagai posisi dalam organisasi. Hubungan ini bisa berbentuk hubungan vertikal antara atasan dan bawahan atau hubungan horizontal antara rekan setingkat.

Melalui struktur ini, jalur komunikasi menjadi lebih terarah, memungkinkan setiap anggota organisasi memahami kepada siapa mereka melaporkan hasil kerja, serta bagaimana mereka berkoordinasi dengan rekan kerja lain. Hal ini juga berperan dalam memastikan pengawasan berjalan sesuai jalur.

3. Mendukung Tata Kelola yang Baik

Dengan SOTK, organisasi dapat mengimplementasikan tata kelola yang baik melalui struktur yang efisien dan tidak rumit. Struktur yang sederhana namun lengkap memungkinkan organisasi menjalankan tugas dengan efektif dan efisien, mengurangi birokrasi yang berlebihan dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Hal ini juga memungkinkan organisasi merespons perubahan dengan cepat dan meningkatkan produktivitas karena setiap anggota dapat bergerak dengan jelas dan sesuai peran masing-masing.

Contoh Implementasi SOTK

Salah satu contoh SOTK dikutip detikJateng dari laman resmi Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Wonogiri. Kepala dinas berada di urutan paling atas dalam struktur organisasi. Kepala dinas ini membawahi tiga unit, yaitu Sekretaris Dinas, Bidang Statistik, Informasi, dan Komunikasi Publik, serta Bidang Bidang Informatika dan Persandian. Kemudian masing-masing unit dalam struktur organisasi ini memiliki tugas fungsi berikut:

1. Kepala Dinas

Tugasnya adalah melaksanakan urusan pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika serta bidang persandian sesuai kewenangan daerah. Tanggung jawab ini mencakup pengawasan penuh terhadap seluruh bagian di bawahnya, termasuk memastikan koordinasi berjalan dengan baik antar bidang.

2. Sekretaris Dinas

Sekretaris bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi, serta memberikan dukungan untuk berbagai keperluan organisasi dalam bidang perencanaan, pelaporan, keuangan, dan kepegawaian. Sekretaris membawahi dua sub bagian:

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan

Bertugas untuk merumuskan kebijakan teknis serta melakukan koordinasi administrasi di bidang perencanaan dan keuangan.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Mengelola kebijakan teknis serta layanan administrasi yang berkaitan dengan tugas-tugas umum dan pengelolaan kepegawaian.

2. Bidang Statistik, Informasi, dan Komunikasi Publik

Bidang ini berfokus pada penyelenggaraan kebijakan di bidang statistik serta komunikasi publik yang berkaitan dengan informasi untuk masyarakat. Bidang ini memiliki tiga seksi, yaitu:

Seksi Statistik

Mengelola kebijakan teknis dan layanan administrasi di bidang statistik, termasuk penyelenggaraan data statistik sektoral.

Seksi Komunikasi Publik

Mengelola komunikasi publik milik pemerintah daerah, seperti pengembangan kemitraan dengan media dan audit komunikasi di wilayah.

Seksi Informasi Publik

Bertanggung jawab atas pelayanan informasi publik, pengelolaan konten informasi publik, serta penyampaian aspirasi publik di lingkup daerah.

3. Bidang Informatika dan Persandian

Bidang ini melaksanakan kebijakan yang berkaitan dengan tata kelola informatika dan keamanan informasi melalui persandian. Bidang ini terdiri atas tiga seksi:

Seksi Tata Kelola Informatika

Mengelola kebijakan teknis di bidang informatika, termasuk pengelolaan domain lembaga, layanan aplikasi, serta dukungan bagi sistem komunikasi intra pemerintah daerah.

Seksi Persandian dan Pengamanan Informasi

Berfokus pada keamanan informasi melalui persandian, menyediakan layanan keamanan e-government, dan menyiapkan pola hubungan sandi antar perangkat daerah.