Contoh Notulen Rapat Lengkap dengan Format dan Cara Membuatnya

Notulen atau catatan hasil rapat sangat penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan. Tidak hanya sebagai arsip, dokumen ini juga menjelaskan keputusan rapat terdahulu. Apakah detikers sudah pernah membaca contoh notulen rapat?

Dikutip dari buku 'Manajemen Perkantoran Profesional' karya Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono, notulen rapat berisi nama rapat, hari/tanggal pelaksanaannya, susunan acara rapat, pimpinan rapat, peserta rapat, permasalahan yang dibahas, tanggapan peserta rapat, dan kesimpulan. Namun, format notulen rapat dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing instansi, organisasi, maupun perusahaan.

Orang yang bertugas untuk membuat notulen rapat disebut dengan notulis. Kemampuan penting yang wajib dimiliki oleh seorang notulis adalah menulis atau mengetik cepat.

Contoh Notulen Rapat

Berikut ini adalah contoh notulen rapat yang dihimpun dari buku 'Cendekia Berbahasa' oleh Erwan Juhara.

Rapat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 5 Palangkaraya Angkatan XX, tahun 2022/2023

• Tempat: Aula SMA 5 Palangkaraya
• Tanggal: 15 April 2022
• Pemimpin rapat: Ketua OSIS
• Waktu: Pukul 8.00-13.00 WIB

Acara rapat:

1. Pembukaan
2. Penjelasan Pembina OSIS
3. Pembahasan Program Kerja Osis Periode 2022/2023
4. Tanya jawab/lain-lain
5. Penutup dan doa bersama

Peserta Rapat:

1. Pembina OSIS: 1 orang
2. Wakil Kepala Sekolah: 1 orang
3. Pengurus OSIS: 21 orang

Jumlah: 23 orang

Agenda Rapat

I. Pembukaan

Rapat dibuka tepat pukul 8.00 WIB oleh pembawa acara.

II. Penjelasan Pembina OSIS

Setelah rapat dibuka, Bapak Harun, S.Pd. sebagai pembina OSIS memberikan pengarahan dan penjelasan tentang kegiatan OSIS yang telah dilaksanakan pada tahun 2001/2002. Kegiatan dan program tersebut harus dilanjutkan oleh OSIS periode 2022/2023. Kegiatan-kegiatan OSIS tahun yang lalu masih perlu ditingkatkan.

Beliau mengharapkan agar pengurus OSIS tahun 2022/2023 benar-benar dapat menyusun program kerja yang dapat dilaksanakan. Program kerja harus disesuaikan dengan tersedianya waktu dan dana yang ada. Beliau menegaskan bahwa jangan menyusun program kerja yang muluk-muluk yang tidak bisa dilaksanakan. Semua pengurus OSIS harus menaati peraturan yang berlaku di sekolah dan melaksanakan program kerjanya masing-masing dengan baik.

III. Pembahasan Program Kerja

Acara pembahasan program kerja OSIS ini langsung dipimpin oleh Ketua OSIS tahun 2022/2023, Reza Pratama. Ketua OSIS memerinci bagian-bagian (seksi) OSIS serta tugasnya masing-masing.

1. Seksi Kerohanian dengan koordinator Muh Ridwan bertugas mengoordinasi segala kegiatan kerohanian, antara lain:
a. pelaksanaan sholat berjamaah setiap hari;
b. pelaksanaan sholat Jumat;
c. pelaksanaan kegiatan bulan Ramadhan;
d. peringatan hari-hari besar agama.

2. Seksi Olahraga dan Seni dengan koordinator Deni Ramdhani bertugas mengoordinasi kegiatan-kegiatan olahraga dan seni, antara lain:
a. kegiatan olahraga rutin OSIS;
b. pertandingan-pertandingan olahraga dan seni antarkelas tiap akhir caturwulan;
c. pertandingan olahraga dan seni di luar sekolah;
d. kegiatan pelatihan musik rutin OSIS.

3. Seksi Kegiatan Humas dan Sosial dengan koordinator Rina Pratiwi bertugas mengoordinasi kegiatan:
a. bakti sosial di masyarakat;
b. pengumpulan dana dan barang-barang.

IV. Tanya Jawab dan Lain-lain

Acara tanya jawab diisi oleh beberapa orang penanya, antara lain:
1. Saudari Desy menanyakan masalah dana OSIS dari para siswa dan penggunaannya;
2. Saudara Hartono menanyakan masalah kegiatan bakti sosial;
3. Saudari Tina menanyakan masalah kegiatan pramuka;
4. Saudara Riadi menanyakan masalah dana untuk kegiatan kesenian.

V. Penutup

Rapat pembahasan kegiatan OSIS ditutup dengan memanjatkan doa bersama yang dipimpin oleh Saudara Faisal pada pukul 12.50 WIB.

Palangkaraya, 15 April 2024
Notulis,
Siti Amriani, SPd

Mengetahui,
Pembina OSIS SMAN 5 Palangkaraya
Harun, SPd

Format Notulen Rapat

Berikut ini adalah format notulen rapat yang dapat detikers gunakan.

Notulen Rapat

• Rapat: [Nama Rapat]
• Tempat: [Tempat Rapat]
• Tanggal: [Tanggal Rapat]
• Pemimpin Rapat: [Nama Pemimpin Rapat]
• Waktu: [Waktu Rapat]

Acara Rapat:

• Pembukaan
• Penjelasan [Pembicara]
• Pembahasan [Topik Pembahasan]
• Tanya jawab/lain-lain
• Penutup

Peserta Rapat:

• [Jabatan dan Nama Peserta] (contoh: Pembina [Nama])
• [Jabatan dan Nama Peserta] (contoh: Wakil Kepala [Nama])
• [Jabatan dan Nama Peserta] (contoh: Pengurus [Nama])
• Jumlah: [Jumlah Peserta]

Agenda Rapat

I. Pembukaan

[Penjelasan tentang waktu dan petugas yang membuka rapat]

II. Penjelasan [Pembicara]

[Inti penjelasan]

III. Pembahasan [Topik]

[Uraian pembahasan]

IV. Tanya Jawab

[Berisi daftar penanya dan pertanyaannya]

V. Penutup

[Jelaskan tentang waktu penutupan rapat dan kesimpulan hasil rapat]

[Kota], [Tanggal]
[tanda tangan notulis dan pemimpin rapat]

Cara Membuat Notulen

Dikutip dari buku 'Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan SMK/MAK Kelas XII' oleh Tuginem SPd dkk, berikut ini adalah panduan membuat notulen rapat yang efektif.

1. Gunakan Format yang Konsisten

Pastikan untuk selalu membuat notulen dengan format yang konsisten. Ini membantu pembaca dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan. Setiap notulen harus mencakup informasi tentang kelompok yang membuat keputusan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas berikutnya. Format yang konsisten membuat informasi mudah ditemukan setiap waktu.

2. Cantumkan Rangkuman Diskusi

Saat mencatat diskusi, cukup tuliskan rangkuman dari topik-topik yang dibahas. Tidak perlu menulis kata per kata, karena itu hanya akan menambah beban saat mengedit. Fokus pada poin-poin penting yang berkaitan dengan agenda rapat.

3. Pisahkan Topik Khusus yang Penting

Jika ada keputusan yang dibuat berdasarkan suara terbanyak, tuliskan sinopsis tentang perdebatan dan kesimpulan dari diskusi tersebut. Ini akan membuat notulen lebih jelas dan memudahkan pemahaman tentang bagaimana keputusan tersebut diambil.

4. Cantumkan Nama Lengkap dan Jabatan Peserta

Selalu tuliskan nama lengkap, gelar, atau jabatan setiap peserta rapat. Ini penting untuk menghindari kebingungan di masa depan, terutama jika ada yang perlu menelusuri siapa yang hadir dalam rapat tersebut.

5. Gunakan Bulleting atau Pointer

Gunakan bulatan kecil, garis bawah, atau kata kunci yang dicetak tebal untuk mencatat langkah-langkah yang harus ditindaklanjuti dan tenggat waktu. Pastikan informasi penting ini mudah dilihat sekilas oleh para peserta rapat.

Demikian penjelasan lengkap tentang contoh notulen rapat lengkap dengan format serta cara pembuatannya. Semoga bermanfaat, detikers!

Video: Embun Es di Jawa, Fenomena Langka di Dataran Tinggi Dieng

Video: Embun Es di Jawa, Fenomena Langka di Dataran Tinggi Dieng