Supervisor Adalah: Tugas, Fungsi, dan Tanggung Jawabnya

Supervisor berfungsi untuk mengawasi dan mengarahkan suatu pekerjaan. Berikut tugas, fungsi, dan tanggung jawabnya.

Pengertian Supervisor

Supervisor adalah individu yang berada tepat di bawah manajemen, bertanggung jawab untuk memantau dan mengatur staf perusahaan dalam pelaksanaan tugas yang didelegasikan.

Dijelaskan dalam laman Indeed.com, supervisor secara khusus mengawasi kinerja harian kelompok kecil, tim, atau departemen. Seorang supervisor memiliki wewenang untuk merekomendasikan atau menjalankan disiplin, promosi, penghargaan, dan perekrutan.

Mereka melakukan banyak fungsi yang membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Peran supervisor sangat populer di lingkungan industri dan administratif. Supervisor berfungsi untuk mengawasi dan mengarahkan suatu pekerjaan.

Tugas Supervisor

Seorang supervisor yang sukses harus mampu melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab sehari-hari, seperti:

1. Mencapai tujuan departemen dengan mengawasi staf dan mengatur proses kerja
2. Menerapkan dan menegakkan sistem, prosedur, dan kebijakan
3. Memantau produktivitas karyawan dengan memberikan feedback dan pelatihan yang bermanfaat
4. Menetapkan sasaran kinerja yang sesuai dengan rencana dan visi organisasi
5. Memastikan kepatuhan terhadap hukum dan kebijakan serta prosedur perusahaan
6. Menyampaikan informasi dari manajemen ke karyawan dan sebaliknya
7. Menangani masalah pelanggan
8. Membantu dalam perekrutan dan pemecatan karyawan
9. Mengontrol informasi anggaran

Tanggung Jawab Supervisor

Supervisor bekerja pada tugas sehari-hari untuk memajukan keterampilan karyawan dan memposisikan departemen agar bisa lebih sukses. Supervisor memahami tugas karyawan yang bekerja, jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan, hingga dampak kinerja terhadap organisasi.

Tanggung jawab supervisor sering kali meliputi:

1. Mengelola Alur Kerja

Salah satu tanggung jawab supervisor yang paling penting adalah mengelola tim. Seringkali, supervisor membuat dan mengawasi alur kerja tim, atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Supervisor harus mendefinisikan tujuan, mengkomunikasikan tujuan dan memantau kinerja tim.

2. Melatih Karyawan Baru

Ketika seorang karyawan baru bergabung dengan tim, supervisor harus membantu memahami peran dan mendukung mereka selama masa transisi. Ini mungkin termasuk memberikan orientasi tempat kerja dan menjelaskan kebijakan perusahaan atau tugas pekerjaan. Supervisor dapat mengelola semua aktivitas orientasi, dan memastikan karyawan baru menerima panduan dan informasi yang dibutuhkan.

3. Membuat dan Mengelola Jadwal Tim

Ketika anggota tim bekerja dalam sistem shift (bergiliran), supervisor biasanya bertanggung jawab untuk membuat jadwal. Misalnya, jika kamu adalah supervisor pelayan restoran, pastikan kamu memiliki jumlah karyawan yang dijadwalkan untuk setiap shift.

Kamu harus menjadwalkan lebih banyak orang pada waktu yang sekiranya padat (contohnya jam makan siang, makan malam, dan lainnya) dan menyeimbangkan shift sehingga staf tidak kewalahan bekerja. Mengelola jadwal karyawan juga berarti bersikap fleksibel dan siap ketika karyawan perlu melakukan perubahan, seperti jika ada yang izin karena sakit.

4. Melapor ke HR dan Manajemen Senior

Sebagai supervisor, kamu akan bertanggung jawab untuk melaporkan kinerja tim dan individu kepada Human Resource (HR) atau bidang Sumber Daya Manusia (SDM) dan manajemen senior. Kamu mungkin perlu mengevaluasi setiap anggota tim dan mencatat ketepatan waktu karyawan, kinerja pada tujuan, profesionalisme, disiplin, kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan banyak lagi. Kamu mungkin juga diminta untuk mengembangkan dan mengelola rencana peningkatan kinerja.

5. Mengevaluasi Kinerja

Supervisor sering ditugaskan untuk mengembangkan atau melihat feedback dari karyawan. Misalnya, jika sales mampu menjual lebih dari target, mereka memiliki peluang untuk mendapatkan bonus.

6. Mengidentifikasi Peluang Kemajuan Karir

Supervisor bekerja erat dengan karyawan, supervisor harus memutuskan siapa yang memenuhi syarat untuk promosi naik jabatan. Manajemen senior sering kali berkonsultasi dengan supervisor selama proses promosi jabatan.

7. Menyelesaikan Masalah dan Perselisihan Karyawan

Ketika karyawan tidak puas dengan pengalaman kerja mereka, solusinya bisa diskusi ke supervisor sebelum berbicara dengan HR. Supervisor harus menggunakan keterampilan mendengarkan untuk memahami keluhan karyawan dan mencapai solusi.

Jika seorang karyawan mengeluh bahwa karyawan lain atau anggota manajemen telah melanggar kebijakan perusahaan, supervisor mungkin perlu melaporkan masalah tersebut ke HR untuk penyelidikan. Dalam kasus perselisihan kecil antara karyawan, supervisor dapat bertindak sebagai mediator dan membantu kedua belah pihak mencapai solusi.

Fungsi Supervisor

1. Perencanaan dan Pengorganisasian

Peran dasar Supervisor adalah merencanakan jadwal kerja harian para pekerja dengan membimbing mereka tentang pekerjaan mereka dan juga membagi pekerjaan sesuai dengan minat, bakat, keterampilan pekerja.

2. Penyediaan Kondisi Kerja

Seorang supervisor memainkan peran penting dalam pengaturan fisik pabrik dan dalam mengatur sumber daya di tempat yang tepat. Tanggung jawab utamanya untuk memberikan tempat kerja yang aman dan higienis kepada para pekerja.

3. Kepemimpinan dan Bimbingan

Seorang supervisor memimpin para pekerja dan mempengaruhi mereka untuk bekerja sebaik mungkin. Dia juga membimbing para pekerja dengan menetapkan target produksi dan dengan memberikan mereka instruksi dan pedoman untuk mencapai target tersebut.

4. Motivasi

Seorang supervisor memainkan peran penting dengan memberikan insentif yang berbeda kepada pekerja untuk bekerja lebih baik. Ada perbedaan insentif yang dapat memotivasi agar para pekerja mau bekerja lebih baik.

5. Pengecekan Kemajuan Pekerjaan

Mencari tahu jika terdapat penyimpangan dan membuat solusi. Seorang supervisor terbukti menjadi penghubung antara manajemen dan pekerja. Dia mengkomunikasikan kebijakan manajemen kepada pekerja juga memberikan instruksi kepada mereka atas nama manajemen.

6. Penanganan Keluhan

Supervisor dapat menangani keluhan pekerja secara efektif dengan memenangkan kepercayaan para pekerja untuk memecahkan masalah mereka. Perlu adanya kemampuan mengambil masalah pekerja atas dasar kemanusiaan. Jika dia tidak dapat menanganinya secara mandiri, dia dapat meminta bantuan dan saran dari manajemen untuk menyelesaikannya.

7. Pelaporan

Seorang supervisor memiliki peran penting untuk melaporkan tentang biaya, kualitas, dan output apa pun yang dapat bertanggung jawab untuk meningkatkan produktivitas. Faktor-faktor seperti biaya, output, kinerja, kualitas, dan lain-lain dapat dilaporkan kepada manajemen.

8. Memperkenalkan Metode Kerja Baru

Supervisor harus sadar tentang lingkungan pasar dan persaingan yang ada. Oleh karena itu ia dapat melakukan inovasi teknik produksi. Ia juga dapat mencoba perubahan untuk memperbaiki hal-hal tertentu.

Supervisor dapat melakukan banyak langkah untuk menjaga disiplin dalam masalah dengan mengatur pemeriksaan dan tindakan, ketat dalam perintah dan instruksi, menjaga disiplin umum pabrik, menerapkan hukuman dan hukuman bagi pekerja yang tidak disiplin.

Peranan Supervisor

Sebagai Perencana

Seorang supervisor harus merencanakan jadwal kerja harian di perusahaan. Pada saat yang sama, ia juga harus membagi pekerjaan kepada banyak pekerja sesuai dengan kemampuannya.

Sebagai seorang Manajer

Memang benar jika ada pengertian bahwa seorang supervisor adalah bagian dari tim manajemen suatu perusahaan. Supervisor merupakan seorang manajer operasi.

Sebagai seorang Pembimbing

Seorang supervisor perusahaan memimpin para pekerja dengan membimbing mereka melakukan tugas sehari-hari. Bahkan, ia berperan sebagai inspirator dengan menceritakan banyak pengalaman yang sudah pernah dilewati, beserta solusi pemecahan masalahnya.

Sebagai Mediator

Supervisor disebut sebagai penghubung antara manajemen dan pekerja. Dia adalah juru bicara atau penengah dari manajemen dan para pekerja.

Sebagai seorang Inspektur

Peran penting supervisor adalah menegakkan disiplin di perusahaan. Maka pekerjaan supervisor termasuk memeriksa kemajuan pekerjaan, mencatat kinerja secara berkala, dan melaporkan penyimpangan jika ada. Supervisor juga dapat menetapkan aturan yang harus diikuti oleh pekerja selama bekerja.

Skill yang Dibutuhkan Supervisor

Seorang supervisor yang berkualitas harus memiliki skill tertentu untuk unggul dalam pekerjaan mereka, seperti:

1. Skill komunikasi yang sangat baik untuk mendengarkan apapun keluhan maupun masukan
2. Bahasa tubuh yang positif untuk memberikan umpan balik kepada karyawan dan pelanggan
3. Skill memberi solusi konflik yang baik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan
4. Skill kepemimpinan yang kuat untuk menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan memotivasi
5. Skill interpersonal yang baik untuk mengidentifikasi dan membangun kerjasama tim yang terarah
6. Manajemen waktu dan prioritas untuk mengelola beban kerja yang intens
7. Kemampuan toleransi terhadap keragaman setiap individu dan menghargai perbedaan di tempat kerja
8. Kemampuan untuk memecahkan masalah secara efektif dengan memilih solusi yang sesuai
9. Sangat penting bagi seorang supervisor untuk memiliki pengalaman yang substansial, terutama bekerja dengan tim. Mereka harus memiliki pemahaman yang cukup tentang tugas dan aktivitas seorang manajer, mungkin dengan pengalaman kepemimpinan sebelumnya

Perbedaan Supervisor dan Manajer

Perbedaan utama antara manajer dan supervisor adalah pada tingkat wewenang, tanggung jawab, tujuan, dan gaji mereka. Biasanya, manajer adalah pemimpin dengan tingkat yang lebih tinggi dan dibayar lebih tinggi dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas perencanaan strategis, penetapan tujuan, dan manajemen tim. Sementara supervisor lebih dekat dengan tugas sehari-hari tim untuk memastikan tujuan manajer tercapai.

Meskipun istilah manajer dan supervisor seringkali digunakan dalam satu istilah yang sama, perannya bisa berbeda tergantung pada perusahaan tersebut. Umumnya, seorang supervisor melapor kepada manajer, mengawasi kinerja di lapangan, dan mengoperasikan tim atau departemen untuk mengarahkan pada target perusahaan.

Misalnya, perusahaan percetakan mungkin memiliki manajer yang mengawasi semua karyawan di kantor. Kemudian setiap departemen memiliki supervisor masing-masing untuk mengawasi sebuah tim tertentu.

Manajer dan supervisor memiliki tujuan yang berbeda. Tujuan supervisor berfokus pada internal, artinya mereka berkoordinasi dengan karyawan untuk memastikan mereka menyelesaikan tugas mereka saat ini. Sementara tujuan seorang manajer memiliki fokus eksternal karena bertanggung jawab atas kinerja perusahaan di luar satu departemen. Fokus eksternal memungkinkan mereka untuk memahami kemajuan departemen saja tanpa melihat bagaimana proses penyelesaian tugas.

Nah, itu tadi pengertian rinci seputar supervisor, tugas, skill, hingga perbedaannya dengan manajer. Dari informasi di atas, dapat diketahui bahwa sebetulnya tugas seorang supervisor memang cukup banyak. Sebab harus menangani tidak hanya kinerja pekerja dalam tim, tetapi juga menangani komplain dan kepuasan pelanggan.

Rahasia Investasi Sukses: Bagaimana Realisasi dan Dampaknya?

Rahasia Investasi Sukses: Bagaimana Realisasi dan Dampaknya?