10 Contoh Surat Undangan Resmi Berbagai Keperluan dan Cara Buatnya

Surat undangan adalah surat yang ditulis untuk mengundang orang ke acara tertentu. Ini dapat ditulis untuk pernikahan, pertunangan, upacara kelulusan, pameran, hari tahunan, dan acara besar lainnya baik formal maupun informal.

Tujuan dari surat ini adalah untuk mengatur jumlah posisi untuk para tamu, sebelum beberapa hari dari tanggal acara. Berikut ini informasi lebih lanjut tentang menulis format surat undangan resmi.

Cara Membuat Surat Undangan

Surat undangan ditulis persis seperti surat biasa, namun dengan beberapa detail. Berikut semua langkah dan format penulisan surat undangan.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

1. Tulis Judul Acara

Salah satu contohnya seperti "Undangan untuk Upacara Kelulusan Kelas 2022". Judul ini bisa disematkan pada subjek email maupun undangan cetak.

2. Gunakan Kop Surat

Langkah ini menjadi suatu keharusan ketika kamu menulis undangan formal. Kamu hanya perlu menambahkan kop surat organisasi kamu di bagian paling atas surat. Kop surat melambangkan institusimu secara profesional.

3. Tulis Alamat Pengirim

Di bagian bawah kop suratmu, tambahkan alamat pengirim. Ini juga merupakan langkah yang sangat penting karena menjadi info di mana para tamu akan mengirimkan keterangan hadir atau tidaknya.

4. Sebutkan Nama dan Alamat Penerima

Langkah selanjutnya adalah menyebutkan alamat penerima, beserta menuliskan namanya. Sertakan kata Yth (Yang Terhormat) sebelum penulisan nama dan alamat, jika undangan ini untuk orang penting. Kamu harus selalu mencoba mencari tahu nama lengkap orang yang kamu kirimi surat.

5. Sertakan Salam

Selalu awali surat dengan salam. Akhiri salam dengan koma dan lewati satu baris sebelum memulai penulisan isi surat undangan.

6. Tulis Tubuh Utama Surat

Kamu juga harus paham beberapa frasa pada surat undangan seperti:

"Kami dengan senang hati menyambut Anda..

Akan sangat menyenangkan bagi kami jika Anda bersedia datang..

Atas instansi kami, kami ingin menyambut Anda.."

Menulis frasa seperti ini di awal surat menunjukkan rasa hormat dan kebahagiaan kamu untuk mengundang seseorang ke acara tersebut. Setelah kamu menulis itu, tentukan maksud acara dengan jelas di paragraf pertama.

Sebutkan detail terpenting seperti tanggal, waktu, dan tempat di paragraf pertama. Informasi ini harus dapat diakses di awal surat karena akan lebih mudah bagi penerima untuk menemukan detail penting tanpa membaca seluruh surat lagi.

Di paragraf kedua, kamu harus menjelaskan tujuan acara dan mengapa menurut kamu acara tersebut perlu dihadiri oleh penerima. Kamu dapat memberikan instruksi tambahan untuk acara tersebut. Contohnya:

Tamu mungkin diminta untuk mengisi formulir pendaftaran atau scan QR berikut.
Tamu mungkin diharapkan untuk datang dengan dress code tertentu.
Tamu diharapkan tidak membawa hadiah apa pun.

Dan masih banyak lagi. Kesimpulannya, undangan harus berisi detail penting berikut:

Acara.
Lokasi.
Tanggal, hari, dan waktu acara berlangsung.
Daftar program dan acara khusus (opsional).
Permintaan balasan (RSVP).
Peta (opsional).

7. Sertakan Penutup dan Tanda Tangan

Ungkapkan rasa terima kasih kamu kepada penerima, atas perhatiannya terhadap undanganmu. Sebutkan bahwa kamu menantikan kehadiran mereka di acara tersebut.

Jika kamu akan menghubungi orang tersebut untuk mendapatkan tanggapan kehadiran, sebutkan waktu kapan kamu berencana untuk melakukan panggilan tersebut.

Jika kamu ingin penerima mengonfirmasi kehadirannya melalui email atau dengan mengisi formulir, tunjukkan tenggat waktu untuk mengonfirmasi kehadiran. Setelah menulis semua ini, tulis informasi kontakmu (email, nomor telepon, dll.).

8. Koreksi Surat

Cek kembali suratmu sebelum kamu mengirimkannya! Pastikan tata bahasanya benar, tanda bacanya tepat, dan tidak ada kesalahan ejaan. Selain itu, pastikan teks kamu tidak menyertakan kalimat atau kata jargon yang tidak lengkap.

Contoh Surat Undangan untuk Berbagai Keperluan

1. Contoh Surat Undangan Kelurahan

PEMERINTAH KOTA MADIUN

KECAMATAN .............

KELURAHAN................

Jalan ........... Nomor. .... Madiun, Kode Pos : ........ Jawa Timur

Telepon ( 0351 ) ........ Fax (0351) ..........

Website http://www.madiunkota.go.id

Madiun, ........... 20....

Nomor : ..../ /401..../20...

Sifat : ...........

Lampiran: ...........

Perihal : Undangan

Yth

Sdr.

Ketua RT ...........

Mengharap dengan hormat kehadiran Saudara, besok pada:

Hari : Senin

Tanggal: 18 November 2019

Pukul : 08.00 WIB s.d. selesai

Tempat: Ruang pertemuan Kelurahan ......

Jl. ...............

Acara : Pertemuan rutin PKK di Kelurahan ....

Catatan: Membawa laporan .....

Atas kehadirannya disampaikan terima kasih.

LURAH

NAMA

Pangkat

NIP.

2. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi

NAMA ORGANISASI

ALAMAT SEKERTARIAT ORGANISASI

TELP

DAERAH - KODE POS

Nomor : X/SINGKATANORGANISASI/BULAN ROMAWI/TAHUN

Lampiran : -

Hal : UNDANGAN RAPAT

Kepada Yth.

Anggota .

Tempat.

Assalamualaikum Wr, Wb.

Salam hormat kami haturkan kepada Bpk/Ibu/Sdr semoga kita selalu ada di dalam lindungan Tuhan yang Maha Esa.

Sehubungan dengan adanya tindak lanjut dari rapat yang pertama , tentang agenda Rapat Pengesahan AD/ART dan Legalitas Forum. Dengan ini diberitahukan bahwasanya

kami sebagai panitia pembentukan forum mengundang Bpk/Ibu/Sdr dalam rapat yang akan dilaksanakan pada :

Hari :

Tanggal :

Pukul :

Tempat :

Mengingat pentingnya musyawarah tersebut, maka kepada seluruh rekan - rekan pangkalan dan anggota diwajibkan hadir pada waktunya. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Tempat ,Tanggal

Ketua,

3. Contoh Surat Undangan Pengajian

Nomor : 01/ PanPel-Maulid/ XII/ 2014

Lamp. : _

Hal : Undangan

Bandung, (14 Safar 1436 H)/(14 Desember 2014)

Kepada Yth.

_______________________________

di- tempat

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya kepada kita semua. Sholawat serta salam semoga tetap tercurah kepada baginda Rasulullah SAW beserta keluarga, sahabat, dan para pengikutnya yang setia, sehingga kita dapat menjalankan aktifitas sehari-hari dengan baik dan lancar.

Kami selaku Dewan Kemakmuran Mesjid ( DKM ) Al- Hidayah, bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk memperkokoh Ukhuwah Islamiyah dengan menghadiri acara Tabligh Akbar dalam rangka memperingati Maulid Nabi Muhammad SAW, yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari : Selasa

Tanggal : (2 Rabiul Awal 1436 H)/(23 Desember 2014)

Pukul : 19.30 WIB / Selesai

Tempat : Mesjid Al-Hidayah

Mubaligh : KH. Ahmad Salimul Apip ( Pimpinan Pontren Addahlaaniyyah HBT, Soreang. Kab. Bandung)

Besar harapan kami agar Bapak/Ibu/Saudara/i dapat menghadirinya.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Panitia Pelaksana

Ketua Pelaksana Sekertaris

Agus Mulyana Febriana R

Mengetahui

Ketua DKM Al- Hidayah

Abdul Ra'uf

4. Contoh Surat Undangan Buka Puasa Bersama

Nomor : 01/PP/HBDI-110/PC-IDI/GTO/V/2018 Gorontalo, 17 Mei 2018

Lampiran : -

Perihal : Undangan Acara Buka Puasa Bersama

Kepada Yth,

Sejawat, dr. Nicortin Pakaya, Sp.A

Di tempat

Bismillahirrahmanirrahiim

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar sesama dokter, kami selaku panitia mengundang sejawat untuk dapat menghadiri acara "Buka Puasa Bersama" yang dirangkaikan dengan salat tarawih secara berjamaah, yang akan diadakan pada:

Hari/Tanggal : Minggu, 20 Mei 2018

Waktu : 17.00 s/d Selesai

Tempat : Hotel Grand Quality

Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan Jazakumullah Khairan Kaatsiraa, Wabillahit Taufik wal Hidayah.

Wassalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Gorontalo, 17 Mei 2018

Hormat kami,

Ketua Panitia Sekertaris

dr. Herni Alwin Pakaja dr. Grace Tumewu

Mengetahui,

Ketua IDI Cabang Kota Gorontalo,

Dr. dr. H. Muhammad Isman Jusuf, Sp.S

NPA.2501.95348

5. Contoh Surat Undangan Wali Murid

Nomor : 421.2 / 15 / 2013

Lamp : -

Hal : Undangan

Yth

Bapak / Ibu Orang Tua Siswa(i)

Di tempat

Assalamu'alaikum Wr.Wb.

Dengan Hormat,

Bersama surat ini kami sampaikan kepada Bapak / Ibu / Saudara(i) agar dapat hadir pada :

Hari : Jum'at

Tanggal: 26 April 2013

Pukul : 09.30 s/d Selesai

Tempat: SD Negeri 2 Curee

Acara: Membicarakan permasalahan anak, atas nama Rapit.

Demikianlah surat ini kami sampaikan atas kehadiran Bapak / Ibu / Saudara(i) tepat waktu sangat kami harapkan dan kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui Curee, 24 April 2013

Wali Kelas III Kepala Sekolah SDN 2 Curee

(Ambia, A.Ma.Pd) (M. Kasim Abdullah, S.Pd)

NIP : 19661231 198801 1 002 NIP : 19580203 197910 1 001

6. Contoh Surat Panggilan

KOP SURAT

LAMPIRAN : PERATURAN BUPATI MADIUN

NOMOR : 16 TAHUN 2018

TANGGAL : 13 PEBRUARI 2018

Madiun,...........................................

Yth (Nama)

(NIP)

(Jabatan)

di -

MADIUN

Berdasarkan ................. bahwa Saudara diduga melakukan pelanggaran Kode Etik PNS berupa......................................................................................

Sehubungan hal tersebut, dalam rangka proses permintaan keterangan/pemeriksaan dengan ini diminta kehadiran Saudara untuk menghadap kepada......................... (Nama) (Jabatan)

pada:

Hari : .............................................

Tanggal: .............................................

Waktu : .............................................

Tempat: .............................................

Demikian atas perhatian dan kehadirannya disampaikan terima kasih.

Majelis Kode Etik

Nama

N I P

7. Contoh Surat Undangan Program

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta 10270 Telepon (021) 57946104, Pusat Panggilan ULT DIKTI 126

Laman www.dikti.kemdikbud.go.id

Nomor : 2620/E2/BP/2020

Lampiran: Satu Berkas

Perihal : Undangan

23 September 2020

Yth

Para Rektor dan Ketua Sekolah Tinggi

Di tempat

Dalam rangka pelaksanaan Program di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan bermaksud untuk melaksanakan Program Fasilitasi Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL) bagi mahasiswa dan pengembangan kapasitas institusi penyelenggaraan pendidikan akademik secara daring di daerah terdepan, terpencil, dan tertinggal pada masa Pandemi Covid 19.

Untuk itu, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu Rektor dan Sekolah Tinggi di Indonesia untuk mengikuti program tersebut dengan persyaratan Perguruan Tinggi yang Bapak/Ibu pimpin menyelenggarakan pembelajaran daring pada mata kuliah tertentu di Program Sarjana, Magister, atau Doktor di Semester I.

Bagi para Pimpinan Perguruan Tinggi yang berminat mengikuti Program Bantuan Dana, mohon dapat mengisi form berikut ini dan dikembalikan selambat-lambatnya hari Jum'at, 25 September 2020 Pukul 12.00 WIB melalui surat elektronik dengan alamat rpl@kemdikbud.go.id dengan subjek: Program RPL 3T (formulir dilampirkan).

Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi Sdr. M. Gerry Kartadilaga (082306085165) dan Heru Keswara (081287106602).

Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan

Aris Junaidi

NIP 196306041989031022

8. Contoh Surat Undangan Upacara

Kebumen, 31 Mei 2021

Yth

1. Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah

2. Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik

3. Kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah

4. Terlampir

di - TEMPAT

Berdasarkan Surat dari Badan Pembinaan Ideologi Pancasila Republik Indonesia Nomor B.220/BPIP/DV/05/2021 tanggal 28 Mei 2021, perihal Hari Lahir Pancasila, surat dari Badan Pembinaan Ideologi Pancasila Republik Indonesia Nomor UND.045/KaBPIP/05/2021 Tanggal 28 Mei 2021 perihal Hari Lahir Pancasila dan surat Kementerian Dalam Negeri Nomor 019.1/3201/Sj tanggal 28 Mei 2021 perihal Hari Lahir Pancasila sesuai, dasar tersebut bersama ini kami sampaikan hal- hal sebagai berikut:

1. Kepala Dinas/Badan/Inspektur/Sekretaris DPRD/Kepala Kantor di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen dan Instansi Vertikal/BUMN/BUMD untuk memasang Bendera Merah Putih satu tiang penuh pada tanggal 1 Juni 2021.

2. Camat se-Kabupaten Kebumen untuk memerintahkan jajaran dibawahnya (Kepala Kelurahan/Kepala Desa) dan masyarakat untuk memasang Bendera Merah Putih satu tiang penuh pada tanggal 1 Juni 2021.

3. Memasang foto di aplikasi twibon

4. Mengikuti upacara secara virtual yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Selasa / 1 Juni 2021

Waktu : Pukul 07.30 WIB s/d selesai

Tempat : Kantor/Dinas masing-masing

Acara : Upacara memperingati Hari Lahir Pancasila tahun 2021 secara virtual. Keterangan :

1. Pakaian Adat

2. Sebelum pelaksanaan upacara peserta diwajibkan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan akses link Zoom meeting.

3. Melaporkan pelaksanaannya kepada Bupati Kebumen dengan tembusan Badan Kesbangpol Kabupaten Kebumen.

Demikian untuk menjadikan maklum, atas kehadirannya diucapkan terima kasih.

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN KEBUMEN

H. AHMAD UJANG SUGIONO, S.H.

Pembina Utama Madya NIP.196411171992011002

9. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

OSIS SMP NEGERI 111 BENGKULU

ALAMAT SEKOLAH

TELP

DAERAH - KODE POS

Nomor : X/OSIS111/BULAN ROMAWI/TAHUN

Lampiran : -

Hal : UNDANGAN RAPAT

Kepada Yth.

Anggota .

Tempat.

Assalamualaikum Wr, Wb.

Salam hormat kami haturkan kepada Bpk/Ibu/Sdr semoga kita selalu ada di dalam lindungan Tuhan yang Maha Esa.

Sehubungan dengan adanya tindak lanjut dari rapat yang pertama, tentang agenda Rapat Pengesahan AD/ART. Dengan ini diberitahukan bahwasanya kami sebagai panitia pembentukan forum mengundang Bpk/Ibu/Sdr dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari :

Tanggal :

Pukul :

Tempat:

Mengingat pentingnya musyawarah tersebut, maka kepada seluruh rekan - rekan pangkalan dan anggota diwajibkan hadir pada waktunya. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Tempat ,Tanggal

Ketua,