Contoh Notulen Rapat Beserta Format dan Cara Membuatnya

Notulen rapat adalah poin penting dalam sebuah rapat yang dirangkum menjadi catatan ringkas. Notulen dibutuhkan sebagai bukti dari jalannya sebuah rapat dan hal-hal penting yang disampaikan dalam rapat tersebut.

Dalam artikel ini, kita akan mempelajari apa itu notulen rapat, contoh formatnya, hingga cara membuatnya untuk memudahkan rapatmu.

Apa Itu Notulen Rapat?

Notulen rapat adalah ringkasan tentang jalannya suatu rapat, seminar, diskusi, atau sidang dari awal hingga akhir serta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam forum tersebut. Pengertian tersebut mengutip situs academia.edu tentang Contoh Notulen Rapat.

Notulen juga diartikan sebagai catatan singkat mengenai jalannya suatu rapat atau persidangan serta yang hal yang dibahas dan diputuskan. Notulen biasanya ditulis oleh notulis. Salah satu fungsinya adalah sebagai dokumentasi rapat. Berikut kita akan membahas lebih lengkap mengenai fungsi notulen.

Fungsi Notulen Rapat

Notulen bersifat ringkas, padat, dan sistematis. Ia harus dapat mencakup keseluruhan pembahasan rapat dengan bahasa yang mudah dipahami dalam waktu singkat. Berikut fungsi-fungsi notulen rapat mengutip academia.edu.

1. Bukti Tertulis Rapat atau Sidang

Fungsi utama notulen yakni sebagai bukti tertulis bahwa suatu rapat atau sidang telah dilaksanakan, baik itu telah mencapai kesimpulan atau belum mencapai kesimpulan.

2. Mengukur Kesuksesan Rapat atau Sidang

Apa pun hasil dari sebuah rapat atau sidang perlu dicatat dalam notulen. Catatan ini berfungsi untuk mengukur sukses atau tidaknya suatu rapat atau sidang.

3. Pedoman Pelaksanaan Hasil Keputusan

Dalam sebuah rapat atau sidang, biasanya ada keputusan yang diambil di akhir. Notulen berfungsi menjadi pedoman dilaksanakannya sebuah hasil keputusan rapat atau sidang.

Format Notulen Rapat

Mengutip SOP Penulisan Notulen Rapat Perhimpunan Pelajar Indonesia se-Dunia (PPI Dunia), notulen harus ditulis di ukuran kertas yang sudah ditentukan yakni A4 dengan jenis font bersifat resmi dan disertai kop pada bagian atas notulen. Standar formatnya bisa berbeda-beda pada setiap instansi atau lembaga.

Isi yang harus ada dalam notulen adalah sebagai berikut:

1. Judul

Notulen diawali dengan judul yang menerangkan jenis rapat atau sidang yang telah dilaksanakan. Misalnya Rapat Dewan, Rapat Internal, Rapat Perwakilan, dan sebagainya.

2. Nama-nama Peserta

Notulen harus memuat nama-nama peserta yang hadir dalam rapat tersebut, sekaligus mencatat apa saja yang disampaikan oleh peserta.

3. Notula

Notula atau notulis adalah nama peserta rapat yang bertugas menulis notulen. Nama notula harus dicantumkan sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti apabila suatu hari terjadi masalah dalam pelaksanaan keputusan rapat.

4. Keterangan Waktu

Notulen harus memuat keterangan waktu yang jelas tentang kapan rapat atau sidang itu dilaksanakan. Keterangan waktu terdiri atas hari dan tanggal serta jam apabila diperlukan.

5. Lokasi atau Tempat Rapat

Notula harus menuliskan lokasi atau tempat di mana rapat atau sidang diadakan. Apabila dilaksanakan secara daring, maka ditulis aplikasi virtual meeting yang digunakan untuk rapat.

6. Agenda

Notulen harus memuat poin-poin utama yang dibicarakan dalam rapat, yang disebut sebagai agenda.

7. Hasil Rapat

Yang paling penting adalah notulen harus memuat hasil rapat sebagai dokumentasi tertulis atau terekam. Hasil ini mencakup semua hal yang dibicarakan selama rapat, serta nama peserta yang terlibat dalam sesi diskusi atau tanya jawab.

8. Kesimpulan

Notulen harus mencakup kesimpulan yang merupakan gagasan yang tercapai pada akhir pembahasan rapat atau sidang. Kesimpulan ditulis dalam poin-poin yang singkat, padat, jelas, dan merangkum semua hasil rapat di atas.

9. Follow Up dan Person in Charge (PIC)

Notulen dilengkapi poin-poin follow up atau hal-hal yang harus ditindaklanjuti usai rapat serta pihak-pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tersebut. Pihak ini biasanya disebut person in charge (PIC).

10. Penerima Notulen

Notulen memuat nama penerima notulen rapat sebagai pihak yang harus mengetahui hasil rapat tersebut.

Contoh Notulen Rapat

Berikut adalah contoh-contoh notulen rapat atau format notulen, dihimpun dari berbagai sumber.

• Contoh Notulen 1

  Notulen rapat. Foto: Debora/detik.com.

  Sumber: disdik.semarangkota.go.id

• Contoh Notulen 2

Notulen rapat. Foto: Debora/detik.com.

Sumber: pmi.palikab.go.id

• Contoh Notulen 3

  Notulen rapat. Foto: Debora/detik.com.

  Sumber: bag-tu.malangkab.go.id

Demikian penjelasan mengenai notulen rapat beserta format dan contoh notulen yang bisa kamu buat. Semoga bermanfaat, detikers!

Video: Prototype Angkot Pintar Siap Mengaspal di Kota Bandung

Video: Prototype Angkot Pintar Siap Mengaspal di Kota Bandung