9 Contoh Surat Resmi yang Benar untuk Berbagai Keperluan

Setiap surat memiliki karakteristik dan aturannya sendiri. Itulah sebabnya, penting untuk mengetahui bagaimana struktur dan perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi. Artikel ini secara khusus akan mengulas tentang contoh surat resmi untuk berbagai keperluan administrasi yang bersifat formal. Supaya lebih jelas, simak ulasan di bawah ini yang membahas pengertian, tujuan, contoh surat resmi beserta jenis-jenisnya.

Pengertian Surat Menurut Ahli

Berikut adalah pengertian surat resmi menurut para ahli.

Sudarasa (1992:2)

Surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas atau kegiatan instansi yang menyangkut kepentingan tugas atau kegiatan instansi atau keorganisasian.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Solehan (2016)

Menurut Solehan, surat resmi adalah surat yang berkaitan dengan administrasi pemerintah atau masalah kedinasan.

Rahayu (2004)

Surat resmi adalah surat yang dibuat dan ditulis oleh sebuah instansi, baik itu pemerintah maupun swasta dan ditujukan kepada instansi lain maupun pribadi.

Suryani (2016)

Menurut Suryani, surat resmi adalah surat yang memuat masalah kedinasan ataupun bisnis tertentu.

Tujuan Pembuatan Surat Resmi

Mengutip dari buku berjudul Mahir Menulis Surat Resmi dan Surat Pribadi Untuk SMP/MTS karya Nadya Safira surat resmi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dengan berbagai tujuan.

Sebagai pengelolaan administrasi
Penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan dan pemerintahan.
Pernyataan pendapatan dari instansi lain dan dari instantasi kepaa perorangan atau sebaliknya.
Sebagai surat penugasan
Sebagai surat izin

Struktur Surat Resmi

Berdasarkan penjelasan di atas, sebelum memulai untuk membuat surat resmi, penting bagi kita untuk memahami strukturnya. Berikut adalah struktur atau bagian-bagian penting dalam surat resmi:

1. Kepala Surat

Kepala surat terletak di bagian paling atas dan memuat nama instansi, logo instansi, alamat, nomor telepon, email atau faksimile.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat mengacu pada tanggal saat pembuatan surat dilakukan. Tanggal surat meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Contohnya: 17 Agustus 2022, 1 September 2022, dan seterusnya.

3. Nomor Surat

Nomor surat berhubungan dengan nomor surat instansi berkaitan. Biasanya di dalam nomor surat terdapat kode, angka, serta lampiran tahun saat surat itu dibuat. Contoh, nomor surat/kode surat/angka bulan/angka tahun, bila dibuat nomor surat menjadi seperti ini contohnya:

Nomor: 03/KHS-1/V/2022

4. Lampiran

Menurut Silmi (2006), lampiran adalah komponen dalam surat yang berguna untuk mencantumkan petunjuk tentang dokumen yang disertakan. Misalnya, lampiran berkas dan foto dan dibuat seperti berikut:

Lampiran : 3 lembar

Lampiran : dua berkas

5. Hal/perihal

Kosasih berpendapat bahwa hal surat adalah pernyataan tentang masalah yang dikemukakan dalam surat. Contoh hal/perihal di dalam surat adalah sebagai berikut:

Hal : Undangan rapat

Hal : Jadwal Ujian Akhir Semester

6. Alamat Surat

Alamat surat memuat nama lengkap, identitas, atau alamat dari pihak yang akan dikirimkan surat.

Contoh: Yth. Bapak Anang Herman, S.Pd

Jalan Setiabudi No. 26

Tasikmalaya

7. Salam Pembuka

Pada umumnya, salam pembuka dalam surat resmi adalah Dengan hormat, jangan disingkat karena salam pembuka menunjukkan penghormatan di awal surat. Selain itu, salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,

Salam Pramuka,

Assalamualaikum Wr. Wb,

8. Isi Surat

Menurut Kosasih, isi surat terdiri dari tiga bagian penting, yaitu: alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.

9. Salam penutup

Salam penutup adalah salam penghormatan penulis surat terhadap pihak yang akan menerima surat. Contohnya adalah salam takzim, wasalam, hormat kami, dan sebagainya.

10. Pengirim Surat

Pengirim surat adalah pihak yang membuat dan bertanggungjawab terhadap isi surat. Terdapat 5 unsur penting dalam bagian pengirim surat, di antaranya adalah jabatan pengirim, tanda tangan, stempel atau cap dinas, nama terang pengirim, dan keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).

Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi

Keduanya merupakan surat untuk keperluan administrasi dan ditujukan kepada seseorang. Berikut adalah perbedaan keduanya:

Surat Resmi

Surat resmi sebagian besar diketik, dicetak, serta jarang ditulis tangan. Selain itu, penulisan surat resmi juga memperhatikan ejaan dan tanda bacanya dengan bak. Surat resmi juga menggunakan struktur yang spesifik dan terlihat profesional.

Surat tidak resmi

Sedangkan surat tidak resmi adalah surat yang cara membuatnya bebas, baik itu ditulis tangan maupun dicetak. Kata-kata dalam surat yang ditulis sendiri juga tidak memiliki struktur atau tipe penulisan yang harus dijaga.

Jenis-jenis Surat Resmi

Berikut adalah jenis-jenis surat resmi yang perlu untuk diketahui:

1. Surat Pengunduran Diri Bekerja (Resign)

yaitu surat yang ditujukan kepada atasan yang menyatakan bahwa pembuat surat mengundurkan diri dari pekerjaan beserta dengan alasannya.

2. Surat Pembuka (Cover Letter)

Adalah surat yang dilampirkan di bagian pembuka saat melamar pekerjaan.

3. Surat Pengaduan

Yaitu surat yang ditujukan untuk menyampaikan komplain, kritik, atau saran terhadap instansi maupun perusahaan.

4. Surat Ucapan terimakasih Saat Diterima Bekerja

Surat ini biasanya dibuat setelah kandidat selesai melakukan interview dan diterima oleh perusahaan. Kandidat akan menulis surat secara resmi untuk mengucapkan terimakasih kepada perusahaan.

5. Surat Lamaran Pekerjaan kerja (Letter of Interest)

Sdalah surat yang ditulis oleh kandidat yang sedang ingin bekerja di perusahaan tertentu namun perusahaan tersebut sedang tidak membuka kesempatan bekerja. Kandidat dapat menulis surat lamaran kerja yang menyatakan berminat untuk bekerja di perusahaan tersebut.

6. Surat Rekomendasi

Yaitu surat yang biasanya dipakai oleh murid maupun mahasiswa yang tengah mencari beasiswa. Surat rekomendasi berisi pernyataan yang merekomendasikan kandidat untuk diterima program pendidikan, beasiswa, maupun program lainnya.