Contoh Surat Dinas Beserta Fungsi dan Strukturnya

Surat dinas biasanya dibutuhkan untuk kepentingan dinas baik di internal maupun di luar instansi atau organisasi. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis yang memuat informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang menyangkut kepentingan tugas dinas.

Dalam artikel ini, detikcom akan memberikan contoh-contoh surat dinas yang benar dan baik. Namun sebelum itu, mari pelajari dulu apa itu surat dinas, fungsi, serta jenis-jenisnya.

Pengertian Surat Dinas

Sutrisno Riyanto dalam situs sutisnari.staff.ipb.ac.id mengatakan surat dinas adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Isi surat dinas menyangkut kepentingan tugas atau kegiatan dinas dari pihak yang bersangkutan.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Sutrisno melanjutkan, pembuatan surat dinas biasanya berisi ketentuan tentang cara-cara dalam melaksanakan tugas kedinasan. Hal ini berguna sebagai petunjuk dan pedoman kerja oleh orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

Fungsi Surat Dinas

Suhardi dan kawan-kawan dalam buku Menulis Surat Dinas yang diterbitkan LPMP Universitas Negeri Yogyakarta menjelaskan, surat dinas 5 fungsi.

1. Sebagai Duta atau Wakil Penulis

Surat memiliki fungsi menjadi wakil penulis. Meskipun tidak bertatap muka secara langsung, penulis dapat berkomunikasi dengan pembaca atau penerima pesan melalui surat. Surat juga berfungsi sebagai duta karena mewakili citra penulis surat kepada penerima surat yang belum bisa bertemu langsung.

2. Sebagai Alat Pengikat

Surat dinas berfungsi sebagai alat pengikat yang sah secara hukum. Adanya surat dinas menjadi bukti otentik yang dapat diarsipkan dan berguna apabila terjadi masalah suatu hari. Misalnya ditemukan kesalahan kerja, surat dinas dapat menjadi bukti yang menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan ternyata tidak sesuai dengan surat tersebut.

3. Sebagai Pedoman Kerja

Seperti dijelaskan pada fungsi sebelumnya, surat dinas dapat menjadi bukti terkait suatu pekerjaan. Surat dinas dapat berguna sebagai pedoman kerja karena memuat instruksi dan cara-cara yang dilakukan dalam menjalankan tugas atau kegiatan dinas.

4. Sebagai Bukti Tertulis

Surat dinas dapat berfungsi sebagai bukti hitam di atas putih. Surat ini dapat digunakan juga sebagai surat perjanjian antara pihak pertama dan pihak kedua untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan dinas.

5. Sebagai Bukti Komunikasi

Surat dinas menunjukkan bahwa pihak pertama (orang/instansi/organisasi) dan pihak kedua telah menjalin komunikasi dan berkoordinasi untuk menjalankan suatu tugas.

Jenis-jenis Surat Dinas

Sutisna dalam situsnya mengklasifikasi jenis-jenis surat dinas berdasarkan tujuan dan fungsinya. Berikut pembagiannya.

1. Surat Undangan

Surat yang digunakan untuk mengundang atau mengumpulkan para peserta untuk mengikuti suatu kegiatan terkait organisasi/instansi.

2. Surat Edaran

Surat yang dikirimkan ke banyak pihak dengan isi yang sama dan bertujuan agar banyak pihak tersebut mengetahui suatu informasi secara bersamaan.

3. Surat Perintah

Surat yang dikirimkan kepada seseorang atau unit tertentu di dalam organisasi/instansi dengan tujuan agar penerima surat melakukan tugas sesuai yang diperintahkan dalam surat tersebut.

4. Surat Instruksi

Surat yang tujuannya sama dengan surat perintah tetapi dilengkapi petunjuk pelaksanaannya dan bersifat instruksional.

5. Surat Tugas

Surat berisi penugasan kepada seseorang atau unit untuk melaksanakan suatu aktivitas tertentu yang diberikan instansi/organisasi.

6. Surat Permohonan

Surat permintaan agar pihak yang menerima surat tersebut dapat melakukan atau berperan sebagai sesuatu yang berkaitan dengan aktivitas instansi/organisasi.

7. Surat Perjalanan Dinas

Surat yang berisi keterangan penugasan terhadap seseorang dari instansi/organisasi ke suatu wilayah/lokasi/lembaga untuk mengerjakan tugas khusus sesuai yang dibutuhkan instansinya sendiri.

8. Surat Keputusan

Surat yang berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang telah ditetapkan oleh instansi/organisasi.

Syarat-syarat Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi, sehingga ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Mustakim (2009) dalam situs Sutisna Riyanto mengemukakan 3 syarat surat dinas.

1. Disusun dengan Format dan Teknis Penyusunan yang Benar

Surat dinas harus disusun dengan format serta teknis penyusunan yang benar dan telah ditetapkan oleh instansi/organisasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan yakni: penyusunan letak bagian-bagian surat, pengetikan dan ejaan yang benar dan rapi, serta pemakaian yang sesuai.

2. Isi Surat Harus Mudah Dipahami Penerima

Surat dinas harus menyampaikan maksud penulis secara jelas, ringkas, dan eksplisit. Isinya harus dapat dipahami oleh penerima dengan mudah dan tidak bertele-tele atau ambigu.

3. Surat Dinas Harus Logis, Wajar, Cermat, dan Sopan

Surat dinas harus memenuhi sifat-sifat mulai dari logis, wajar, cermat, hemat, sopan, dan menarik. Surat dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku, tidak menggunakan kalimat pergaulan karena terkesan tidak sopan.

Struktur Surat Dinas

Sesuai syarat-syarat di atas, surat dinas harus ditulis sesuai dengan format yang benar. Berikut struktur atau bagian surat dinas yang umum digunakan.

1. Kepala Surat

Kepala surat berada pada bagian paling atas surat dinas, mencakup nama organisasi atau instansi pengirim surat serta alamat lengkap, nomor telepon, fax, serta logonya.

2. Tanggal Surat

Baris pertama setelah kepala surat, mencakup tanggal, bulan, dan tahun surat itu dibuat.

3. Nomor Surat

Terdiri atas nomor, lampiran, dan perihal surat.

4. Alamat Tujuan Surat

Terdiri atas nama atau jabatan dan alamat penerima surat.

5. Salam Pembuka

Kata-kata yang digunakan di awal surat sebelum masuk ke isi surat.

6. Isi Surat

Materi utama yang ingin disampaikan penulis kepada penerima surat.

7. Salam Penutup

Kata-kata yang digunakan pada akhir surat untuk menutup isi surat.

8. Pengirim Surat

Berisi nama pengirim surat serta tanda tangannya dan stempel basah sebagai tanda keabsahan surat.

9. Tembusan Surat

Berisi pihak-pihak jabatan tertentu yang berkaitan dan juga diharapkan mengetahui isi surat selain penerima surat.

Bentuk-bentuk Surat Dinas

Selain bagian-bagian, surat dinas juga memiliki bentuk-bentuk baku yang sering digunakan sebagai format surat dinas. Ada beberapa bentuk surat yang menjadi alternatif organisasi atau instansi dalam membuat surat dinas, mengutip Jatiningsih (2003) dalam situs Sutisna Riyanto.

1. Bentuk Lurus Penuh

Surat bentuk ini diketik dengan marjin kiri yang sama untuk setiap baris kalimat. Batas-batas antara bagian surat (pembuka, isi, penutup) ditandai dengan menambahkan spasi baris sehingga terlihat lebih renggang.

2. Bentuk Lurus

Bentuknya hampir sama dengan bentuk lurus penuh, hanya berbeda dalam hal pengetikan tanggal surat (berada di sebelah kanan) dan penutup.

3. Bentuk Setengah Lurus

Seperti bentuk lurus, tetapi setiap awal paragraf diketik indent atau menjorok ke dalam sebanyak lima spasi huruf atau sesuai dengan ketentuan masing-masing instansi/lembaga.

4. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk surat yang mirip seperti bentuk setengah lurus, tetapi alamat surat diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru

Ini merupakan variasi dari bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia lama. Perbedaannya, pada bentuk baru ini dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan. Pada bentuk lama, urutan pencantumannya adalah salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, dan nama terang. Kemudian pada bentuk lama, penulisan nama terang diapit tanda kurung, sementara pada bentuk baru tidak diapit tanda kurung.

Contoh Surat Dinas

Berikut contoh-contoh surat dinas dikutip dari LPMP Universitas Negeri Yogyakarta dan Contoh Surat Dinas Resmi Bahasa Indonesia oleh Nyi Dewi Harta Putih.