.webp)
Dalam ruang lingkup perusahaan maupun organisasi tentu pernah mengadakan rapat, baik itu rapat internal dalam satu divisi maupun rapat eksternal yang melibatkan seluruh departemen. Pada umumnya, saat akan menggelar rapat perlu menyiapkan surat undangan yang disebar ke seluruh anggota.
Adanya surat undangan rapat berfungsi untuk mengetahui kalau dalam waktu dekat akan dilaksanakan rapat bersama anggota lainnya. Selain itu, surat undangan ini juga menandakan bahwa rapat yang digelar nanti adalah hal penting dan wajib diikuti.
Tapi perlu diingat, membuat surat undangan rapat tak bisa dilakukan secara sembarangan detikers. Ada sejumlah format penulisan yang perlu kamu ketahui, sehingga penerima surat undangan dapat membaca isi surat dengan mudah.
SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT
Lantas, seperti apa format surat undangan rapat? Simak pembahasannya secara lengkap beserta contoh-contohnya dalam artikel ini yuk detikers.
Apa Itu Surat Undangan Rapat?
Dijelaskan dalam buku Bahasa Indonesia 3 oleh Ahmad Aibli, dkk, surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berfungsi untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis yang dibuat oleh satu pihak lalu disebarluaskan kepada pihak lainnya.
Surat undangan rapat yang bersifat resmi pada umumnya dibuat oleh suatu instansi, organisasi, ataupun lembaga tertentu yang dikirimkan kepada pihak lain, baik secara formal kepada sesama instansi maupun perorangan. Hadirnya surat undangan rapat juga bertujuan untuk mengundang suatu pihak agar mau mengikuti kegiatan bersama.
Format Surat Undangan Rapat
Terdapat format khusus dalam menulis surat undangan rapat, jadi detikers tidak bisa membuatnya secara sembarangan. Dijelaskan dalam buku Get Success UN dan SPMB Bahasa Indonesia oleh Nani Darmayanti, berikut format surat undangan rapat yang umum digunakan:
- Kepala surat atau kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Hal atau perihal
- Lampiran
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
- Tembusan (jika diperlukan)
Contoh Surat Undangan Rapat
Setelah memahami apa itu surat undangan rapat serta format penulisannya, kini detikBali akan memberikan lima contoh surat undangan rapat. Sebagai pengingat, contoh di bawah ini hanya gambaran luasnya saja, nantinya detikers bisa mengubah lagi sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
1. Contoh Surat Undangan Rapat
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi
Nomor: 117/UN21.24/LL/2017
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Senat
Yth
Anggota Senat Universitas Jambi
di Jambi
Dengan hormat,
Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal: Jum'at, 11 Agustus 2017
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jambi Tahun 2015-2019
Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat,
Prof H Johni Najwan, S.H, M.H, Ph.D
2. Contoh Surat Undangan Rapat
Pemerintah Kabupaten Malang
Dinas Komunikasi dan Informatika
Kepanjen, 11 Mei 2020
Nomor: 007/7748/35.7730.12/2020
Sifat: Penting
Lampiran: 1 (satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi SPBE
Kepada Yth,
Sdr. Sebagaimana daftar terlampir
Dalam rangka RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN PENILAIAN DAN EVALUASI SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TAHUN 2020, mengharap bantuan Saudara untuk menugaskan 1 (satu) orang Pejabat yang membidangi pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 13 Mei 2020
Pukul: 09.00 WIB s.d selesai
Tempat: Ruang Command Center Lantai 9 Gedung Setda, Jl. Panji No 158, Kepanjen Pimpinan: Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Pakaian: Yang berlaku saat itu
Catatan: Diwajibkan memakai masker dan duduk dengan menjaga jarak
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
KEPALA KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
Ahmad Subhan
3. Contoh Surat Undangan Rapat
Perusahaan Butik Batik
Nomor: 88/98.019/2015
Hal: Undangan Rapat
Lampiran: -
Kepada Yth
Agus Hermawan
Manajer Marketing PT Butik Batik
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya pembatalan pesanan secara tiba-tiba dari salah satu pelanggan utama kita di Jerman, maka dengan ini saya, Direktur Utama PT Butik Batik, mengundang Bapak/Ibu semua untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 3 Agustus 2015
Waktu: 13.00 WIB - selesai.
Tempat: Ruang Rapat Arjuna
Rapat ini untuk membahas alasan serta langkah-langkah yang dapat digunakan untuk memperbaiki permasalahan tersebut. Oleh karena itu, harap mempersiapkan segala dokumen yang berkaitan seperti kontrak, faktur, surat-surat, komunikasi email, dan semua dokumen lainnya.
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Direktur Utama PT Butik Batik
Viaranty Rachmayanti
4. Contoh Surat Undangan Rapat
Sekolah Maju Bersama Cahaya
Kota Administrasi Jakarta Selatan
Nomor: 189/27.001/2019
Sifat: Penting
Lampiran: -
Hal: Rapat
Kepada Yth
Bapak/Ibu Guru/Karyawan
Sekolah Maju Bersama Cahaya
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan adanya libur akhir semester, saya Kepala Sekolah Maju Bersama Cahaya Jakarta mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 23 Juni 2019
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting VIP Sekolah Maju Bersama Cahaya
Acara: Rapat kenaikan kelas dan libur akhir semester
Demikian undangan ini disampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Makmur Sugiyono
5. Contoh Surat Undangan Rapat
PT Nasional Makmur Sentosa
Surat Undangan Rapat
Nomor: 987/176.998/2012
Perihal: Undangan rapat
Lampiran: -
Yth.
Ibu Annisa Widiyanti
Manajer Marketing PT Nasional Makmur Sentosa
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Nasional Makmur Sentosa untuk Hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:
Hari dan tanggal: Sabtu, 18 Maret 2020
Waktu: 09.00-19.00 WIB
Tempat: Hotel Pandayanan
Agenda: Rapat ulang tahun perusahaan
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Arief Syarifuddin
Nah, itu dia detikers penjelasan mengenai apa itu surat undangan rapat beserta format penulisan dan contohnya. Semoga artikel ini dapat membantu kamu dalam membuat surat undangan rapat ya!
(ilf/fds)
