Kumpulan Contoh Surat Dinas, Pengertian, Fungsi hingga Unsurnya

Surat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi. Biasanya digunakan untuk keperluan kedinasan yang digunakan secara resmi serta dengan bahasa yang baku dan efektif.

Mendengar kata surat tentu tidak asing lagi bukan? Ya, surat biasanya ditulis untuk menyampaikan sesuatu kepada teman, sahabat, atau keluarga terkait suatu topik yang disebut surat pribadi.

Lantas, apa yang dimaksud dengan surat dinas? Simak ulasannya berikut ini.

SCROLL TO CONTINUE WITH CONTENT

Pengertian Surat Dinas

Melansir Buku Bahasa Indonesia dengan judul Berkorespondensi yang Baik terbitan Kemdikbud tahun 2017, surat dinas adalah Surat dinas dibuat oleh instansi atau lembaga dengan tujuan kepentingan kedinasan. Surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat ijin, surat tugas dan sebagainya untuk keperluan kedinasan.

Surat dinas bersifat resmi sehingga menggunakan aturan bahasa yang baik dan benar, keefektifan kalimat, penggunaan tanda baca, sesuai dengan ejaan yang benar dan sebagainya.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki beberapa fungsi, antara lain:

Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat tugas, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan.
Sebagai alat pengingat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian

Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas juga memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

Adanya kop surat atau kepala surat yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
Adanya nomor surat dan lampiran
Adanya salam pembuka dan salam penutup
Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi
Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.

Unsur-unsur Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga memiliki unsur
unsur sebagai berikut:

1. Kop surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas; (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4), nomor kotak pos, (5) logo identitas lembaga

2. Nomor surat

Surat dinas merupakan surat resmi. Surat resmi semestinya diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat.

Contoh : No : 25/5/UM/2017

3. Tanggal surat

Pada surat dinas, tanggal surat biasanya terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat. Jika pada surat pribadi atau surat lamaran pekerjaan nama tempat haruslah dicantumkan. Nama bulan dan tahun tulislah secara lengkap dengan tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran.

Contoh: 7 Februari 2023

4. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

5. Perihal

Hal/Perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tdak diberi garis bawah.

6. Alamat surat

Dalam menulis alamat surat, kalian harus mematuhi ketentuan berikut ini :

a. Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.
b. Jika sudah menggunakan kata "Kepada" diikuti jabatan dan instansinya atau "Kepada" diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan "Yth". Jadi gunakan salah satu. Pilih salah satu kata "kepada" atau "Yth"
c. Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan, dan dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan didepan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.
d. Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.
e. Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhir tanda titik

Contoh :
• Yth. Kepala SMAN 1 Saranjana
• Jalan Gaib 378 Saranjana

7. Salam pembuka

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi.
Variasi tersebut antara lain adalah :

a. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan
1) Dengan ini kami beritahukan ...
2) Bersama ini kami sampaikan ...

b. Jika sebagai surat balasan
1) Membalas surat Saudara tertanggal ...
2) Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ...

c. Surat untuk menunjuk pada dasar surat
1) Berdasarkan surat edaran ...
2) Sehubungan dengan surat ...

d. Surat yang menyatakan sebuah tujuan
1) Dalam rangka memperingati ...
2) Dalam upaya meningkatkan ...

8. Isi surat

Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Salam penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan yang harus diketahui, aturan itu antara lain adalah :

• Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).
• Terdapat variasi ungkapan.
• Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Nama dan tanda tangan penulis surat.

• Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.
• Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.
• Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor

11. Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat

• Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.
• Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.
• Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor

12. Tembusan

Tembusan dipakai apabila surat dinas membutuhkan tembusan. Tembusan yaitu pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat selain yang dialamatkan.