Surat Undangan Resmi: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri & Bagian-bagiannya

Kholida Qothrunnada - detikEdu
Kamis, 02 Des 2021 13:30 WIB
ilustrasi surat
Foto: thinkstock/surat resmi
Jakarta -

Surat undangan merupakan jenis surat yang digunakan untuk mengundang suatu keperluan. Biasanya surat undangan memiliki isi yang berbeda-beda sesuai dengan keperluan.

Dilihat dari isi keperluannya, undangan terbagi menjadi beberapa jenis, yakni surat undangan resmi, undangan setengah resmi, dan surat pribadi (contohnya seperti undangan ulang tahun, undangan pernikahan).

Pengertian Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi (formal invitation) adalah surat yang mengharapkan kehadiran seseorang/pihak pada suatu acara atau keperluan tertentu, pada waktu dan tempat yang sudah dipastikan ditulis secara formal.

Surat undangan di lingkungan instansi pemerintah disebut dengan surat undangan resmi atau surat dinas. Undangan surat resmi biasanya digunakan untuk kepentingan yang bersifat formal, seperti urusan kedinasan.

Dikutip dari buku 'Master Bahasa Indonesia' karya Ainia Prihartini, S.Hum., biasanya undangan resmi dikeluarkan oleh lembaga tertentu.

Lembaga yang dimaksud bisa berupa perseorangan, perusahaan, instansi pemerintah atau swasta, maupun organisasi resmi.

Contoh surat resmi bisa berupa undangan resmi kedinasan, undangan pertemuan bisnis, surat pemberitahuan, maupun surat edaran.

Undangan resmi biasanya diberikan untuk sasaran dalam lingkungan maupun ke luar lingkungan organisasi atau luar instansi tersebut.

Surat resmi juga memiliki kekuatan hukum tersendiri, sehingga bisa digunakan sebagai barang bukti di pengadilan, seperti surat kuasa, surat wasiat, hingga surat kelahiran.

Fungsi Surat Undangan Resmi

Melansir modul Kemdikbud Bahasa Indonesia karya Dian Astuti, surat dinas atau surat resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu:

- Sebagai pedoman pekerjaan, bisa berupa surat tugas, surat intruksi, surat izin atau surat pengambilan keputusan.
- Alat pengingat, karena surat resmi dapat dijadikan arsip bagi lembaga.
- Sebagai bukti mengenai perkembangan suatu lembaga, sekaligus alat bukti, terutama pada surat perjanjian.

Dalam setiap pembuatannya, surat resmi dituntut untuk mengikuti aturan surat menyurat yang formal, seperti memperhatikan format dan bahasa yang digunakan.

Berbeda dengan beberapa jenis surat lainya, penulisan surat undangan resmi harus mencantumkan kop atau kepala surat, nomor surat, perihal, serta menggunakan bahasa yang formal.

Ciri-ciri Surat Undangan Resmi

Adapun ciri-ciri surat undangan resmi, antara lain:

- Menggunakan aturan format yang baku dalam penulisannya
- Memakai kop surat apabila dikeluarkan oleh Lembaga Instansi atau organisasi.
- Dalam surat resmi terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal.
- Memakai bahasa resmi atau formal.
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi tersebut.



Contoh Bagian-Bagian Surat Undangan Resmi

Struktur bagian dari surat resmi adalah sebagai berikut:

1. Kop surat
Kop surat atau disebut juga kepala surat, akan berisi nama lembaga, instansi, atau suatu organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, mencantumkan alamat dengan variasi huruf besar dan kecil sesuai dengan kaidah yang benar, dan disertai logo.

2. Nomor surat
Nomor surat adalah nomor urutan dari surat yang dikirimkan.

3. Lampiran
Lampiran akan berisi beberapa lembaran lain yang ikut disertakan dalam surat.

4. Perihal
Berisi tujuan dan maksud dari pembuatan surat yang ditulis.

5. Tanggal
Menyertai tanggal, bulab, dan tahun surat, yang umumnya ditulis di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat.

6. Alamat Surat
Berisi nama orang atau suatu pihak tempat tujuan surat, yang ditulis tanpa menggunakan kata kepada.

7. Pembukaan
Berisi salam pembuka atau sapaan yang diakhiri dengan tanda koma (,).

8. Isi Surat
Berisi Informasi beserta uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan lain sebagainya yang menjelaskan terkait inti dari hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan.

9. Penutup
Salam penutup ditandai dengan keterangan jabatan, tanda tangan, nama lengkap pembuat surat biasanya disertai dengan gelar dan juga nomor induk pegawai (NIP) untuk memperkuat surat.

10. Tembusan
Tembusan dipakai apabila surat dinas atau surat resmi membutuhkan tembusan. Tembusan dalam surat resmi merupakan pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat, selain dari pihak yang dialamatkan. Isinya berupa pemberitahuan atau pernyataan kepada atasan mengenai adanya suatu adanya suatu acara atau kegiatan.

Nah, itulah penjelasan mengenai surat undangan resmi lengkap dengan bagian-bagiannya. Semoga semakin paham ya detikers!



Simak Video "Palsukan Ratusan Kartu Vaksin Covid-19, Nakes di Makassar Diciduk!"
[Gambas:Video 20detik]
(faz/faz)

Ranking PTN

Berikut daftar 5 Perguruan Tinggi terbaik Indonesia